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16.11.06 / 00:15
Heft 22/2006 Praxis
Personalengpässe meistern

Flexibel bei Ebbe und Flut

Die Personalplanung und -entwicklung ist eine Welt für sich. Deshalb beschäftigen große Unternehmen hierfür nur Fachleute. Kleine Betriebe, wie Zahnarztpraxen, können sich solche Mitarbeiter nicht leisten. Trotzdem muss jeder Niedergelassene regelmäßig Personalausfälle oder Engpässe meistern, auch wenn die Patienten in die Praxis strömen.




In den letzten Monaten mussten viele Zahnarztpraxen wegen rückläufiger Patientenzahlen Mitarbeiterinnen entlassen oder konnten Auszubildende nicht übernehmen. Einige Praxen behalfen sich damit, den Vollzeitkräften Teilzeitstellen anzubieten. Inzwischen hat sich die Situation entspannt. Die Praxen haben sich von Mitarbeiterinnen getrennt, die Arbeitsverteilung neu strukturiert. Zur vollsten Zufriedenheit aller Beteiligten?

Mehr als nur improvisieren

Muss ein kleiner Betrieb, wie eine Zahnarztpraxis, eine Mitarbeiterin entlassen, führt dies zwangsläufig zu einer Umstrukturierung der Arbeitsverteilung: Die Aufgaben der Mitarbeiterin werden auf das restliche Praxisteam verteilt. Bei kurzfristigen Personalengpässen wird improvisiert, einfachere Arbeiten übernimmt stundenweise eine Hilfskraft oder die Familienangehörigen des Zahnarztes springen ein.

Dauert der Personalengpass länger, zum Beispiel durch Schwangerschaft oder eine längere Erkrankung, reicht dieses Improvisieren nicht aus. Mancher Zahnarzt überlegt, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Schließlich gibt es Zeitarbeitsfirmen, die Fachkräfte vermitteln. Und wie man im Wirtschaftsteil der Zeitungen nachlesen kann, boomt diese Branche: Die durchschnittliche Zahl der von Zeitarbeitsunternehmen überlassenen Arbeitnehmer hat sich in den letzten zehn Jahren fast verdreifacht. Da liegt die Vermutung nahe, eine Zeitarbeitsfirma sollte auch zahnmedizinische Fachangestellte vermitteln.

Weißer Fleck auf der Palette

Die „Gelben Seiten“, das Branchenbuch der Deutschen Telekom, weisen diverse Zeitarbeitsfirmen aus. Einigen Anzeigen kann man entnehmen, dass sie nur in bestimmten Bereichen tätig sind; gut vertreten sind der gewerbliche und kaufmännische Bereich. Eine Schreibkraft fürs Büro zu bekommen, ist also kein Problem. Im medizinischem Bereich jedoch bieten nur wenige Firmen ihre Leistung an. Auf telefonische Anfrage hin vermitteln sie zwar eine Arzthelferin oder eine Pflegekraft, doch bei der Frage nach einer Zahnarzthelferin oder zahnmedizinischen Fachangestellten müssen fast alle Zeitarbeitsfirmen passen: Diese Fachkräfte haben sie nicht unter Vertrag, sie sind der weiße Fleck in der bunten Angebotspallette.

Also ist Eigeninitiative angesagt. Glücklich ist jener Zahnarzt, dem es gelingt, ein oder zwei Mitarbeiterinnen abrufbereit und gegebenenfalls zeitlich begrenzt in der Rückhand zu haben. Hierbei sind Zahnärzte im Vorteil, denn sie beschäftigen überwiegend Frauen – und Teilzeitarbeit ist nun einmal Frauensache. Dies zeigt die Statistik der EU vom 1. Quartal 2005, die angibt, wie viel Prozent der Berufstätigen einer Teilzeitbeschäftigung nachgehen. EU-weit haben relativ mehr Frauen als Männer Teilzeitarbeitsplätze. In Deutschland sind gerade einmal 7,8 Prozent der Männer teilzeitbeschäftigt, aber 44,2 Prozent der Frauen.

So viele Vorteile diese Beschäftigungsverhältnisse auch bieten, für den Zahnarzt als Arbeitgeber droht mancher Unbill, wenn er einige Bestimmungen und gesetzliche Regelungen nicht beachtet, betont Rechtsanwalt Bernd Fröhlingsdorf: Für diese Arbeitsverhältnisse gilt seit dem 1. Januar 2001 das Gesetz über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (TzBfG), dessen neue Bestimmungen jeder Chef kennen muss. Deshalb stellt Fröhlingsdorf kurz die wichtigsten Regelungen des Teilzeitarbeit- und Befristungsgesetzes vor:

Ein Rechtsanspruch auf Teilzeitarbeit hat jeder Arbeitnehmer, sofern in einem Betrieb mehr als 15 Arbeitnehmer beschäftigt sind. Dabei zählen Auszubildende nicht, in Teilzeit und geringfügig Beschäftigte werden voll mitgezählt. Beschäftigt ein Zahnarzt in seiner Praxis also mehr als 15 Personen, und bittet eine Mitarbeiterin um Reduzierung ihrer Arbeitszeit, muss der Zahnarzt diesem Wunsch nachkommen. Auch bei der Verteilung der Arbeitszeit muss er sich nach den Wünschen der Mitarbeiterin richten, jedenfalls dann, wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht. Nur, wenn betriebliche Gründe dem entgegenstehen, kann der Zahnarzt den Wunsch der Mitarbeiterin ablehnen. Ein betrieblicher Grund liegt insbesondere dann vor, wenn die Verringerung der Arbeitszeit die Organisation, den Arbeitsablauf oder die Sicherheit in der Praxis wesentlich beeinträchtigen oder unverhältnismäßige Kosten verursachen würde.

Teilzeitbeschäftigte haben die gleichen Rechte wie vollzeitbeschäftigte Arbeitnehmer. Lediglich sachliche Gründe rechtfertigen eine unterschiedliche Behandlung. Dieses Benachteiligungsverbot gilt auch für befristet beschäftigte Arbeitnehmer im Verhältnis zu unbefristet beschäftigten Arbeitnehmern.

Arbeit auf Zeit

Ein befristetes Arbeitsverhältnis liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer einen auf bestimmte Zeit geschlossen Arbeitsvertrag hat. Dabei unterscheidet man zwischen einem kalendermäßig befristeten Arbeitsvertrag und einem zweckbefristeten Arbeitsvertrag. Kalendermäßig befristet ist ein Arbeitsverhältnis, wenn dieses zum Beispiel zum 31. November 2006 enden soll. Bei einem zweckbefristeten Arbeitsvertrag endet das Arbeitsverhältnis dann, wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt. Wird zum Beispiel eine Mitarbeiterin in der Praxis längere Zeit krank und es ist nicht absehbar, wann sie die Arbeit wieder aufnehmen kann, wäre ein zweckbefristeter Arbeitsvertrag für die Dauer der Arbeitsunfähigkeit jener Mitarbeiterin sinnvoll.

Ganz wichtig dabei: Die zeitliche Begrenzung muss ebenso wie jede Verlängerung der Befristung vor Beginn des verlängerten Arbeitsverhältnis schriftlich vereinbart werden! An diese gesetzliche Vorgabe muss sich jeder Zahnarzt halten, wenn er verhindern will, dass die Befristung hinfällig wird und er in Folge eine Mitarbeiterin nach dem abgesprochenen Beschäftigungsende ungewollt weiter beschäftigen muss. Denn bereits eine rein mündliche Absprache macht die Befristung des Arbeitsvertrages unwirksam.

Ein kalendermäßig befristeter Arbeitsvertrag endet automatisch mit dem vereinbarten Termin, ein zweckbestimmter Arbeitsvertrag mit dem Erreichen des Zweckes. Im angeführten Beispiel wäre das also die Rückkehr und Arbeitsaufnahme der genesenen Mitarbeiterin. Bei einem zweckbestimmten Arbeitsvertrag endet jedoch das Arbeitsverhältnis nicht automatisch. Hier muss der Arbeitgeber den befristet eingestellten Arbeitnehmer mindestens zwei Wochen vorher – und zwar schriftlich – darüber informieren, dass der Zweck erreicht ist/wird. Kann der Arbeitgeber diese Frist nicht einhalten, weil zum Beispiel die Rückkehrerin ihn erst kurz vorher über ihre Arbeitsaufnahme informiert, dann endet das befristete Arbeitsverhältnis erst zwei Wochen nach seiner schriftlichen Mitteilung an die Ersatzkraft. Aber auch in diesem Fall muss er die Zweckerreichung unverzüglich mitteilen.

Zudem sollte der Zahnarzt den vereinbarten Beendigungszeitpunkt immer im Auge behalten, besonders wenn er diese Kraft über längere Zeit beschäftigt: Dauert das Arbeitsverhältnis über die Frist hinaus, wandelt es sich automatisch in ein unbefristetes um. Dies wird häufig vergessen. Es ist jedem Praxisinhaber daher zu empfehlen, die Mitarbeiterin rechtzeitig auf den Ablauf ihres Vertrages hinzuweisen. Steht sie auch nach dessen Beendigung in der Praxis, muss der Zahnarzt unverzüglich einer Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses widersprechen.

Die gesetzlichen Vorschriften regeln konkret die Bedingungen, unter denen ein befristeter Arbeitsvertrag abgeschlossen werden kann. Es bedarf zunächst einmal eines sachlichen Grundes, zum Beispiel wenn:

• der betriebliche Bedarf an der Arbeitsleistung nur vorübergehend besteht,

• der Betreffende einen anderen Arbeitnehmer vertritt,

• die Eigenart der Arbeitsleistung die Befristung rechtfertigt,

• die Befristung zur Erprobung erfolgt,

• die Befristung im Anschluss an eine Ausbildung oder ein Studium erfolgt,

• in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe die Befristung rechtfertigen,

• die Befristung auf einem gerichtlichen Vergleich beruht.

Nahtlos anschließen

Zudem dürfen Arbeitgeber einen befristeten Arbeitsvertrag auch ohne Sachgrund abschließen – zwei Punkte vorausgesetzt:

1. für maximal zwei Jahre,

2. mit einer Kraft, die in diesem Betrieb definitive zum ersten Mal arbeitet.

Innerhalb des Zwei-Jahres-Zeitraumes darf die Befristung bis zu dreimal verlängert werden. Somit kann ein Zahnarzt eine Mitarbeiterin – ohne einen Sachgrund zu benennen – beispielsweise befristet für sechs Monate einstellen und den Vertrag dreimal um jeweils sechs Monate verlängern (Höchstgrenze zwei Jahre). Doch aufgepasst: Die Verlängerungen müssen sich unmittelbar an die vorangegangene Befristung anschließen! Liegt auch nur ein Tag dazwischen, ist ein befristeter Arbeitsvertrag ohne Sachgrund nicht mehr möglich. Die Mitarbeiterin kann dann nur noch mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag oder mit einem befristeten Vertrag, dem ein Sachgrund zugrunde liegt, weiter beschäftigt werden. Denn hier greift die Bedingung Nummer zwei: Ein befristeter Arbeitsvertrag ohne Sachgrund kann nur mit einem Mitarbeiter abgeschlossen werden, der nie zuvor bei diesem Arbeitgeber beschäftigt war. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um ein befristetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis gehandelt hat. Es wäre sogar ein Arbeitsverhältnis von nur wenigen Tagen vor x Jahren schädlich.

Das Gesetz sieht eine Ausnahmeregelung für neu gegründete Firmen vor: Danach dürfen Zahnärzte in den ersten vier Jahren nach Gründung ihrer Praxis eine Mitarbeiterin ohne sachlichen Grund bis zu vier Jahre befristet einstellen.

Das Gesetz sah Sonderregelungen für Arbeitnehmer vor, die bei der Einstellung bereits das 52. Lebensjahr vollendet hatten. Hier konnten befristete Arbeitsverträge auch über zwei Jahre hinaus vereinbart beziehungsweise recht einfach immer wieder befristet verlängert werden, ohne dass hierfür ein sachlicher Grund vorliegen musste. Diese Regelung wurde jedoch vom Europäischen Gerichtshof und dem Bundesarbeitsgericht als rechtswidrig gekippt.

Die Regelungen bezüglich befristeter Arbeitsverträge gelten für alle Betriebe, unabhängig von der Betriebsgröße.

Schöner Schein

Die komplizierten gesetzlichen Vorgaben hindern viele Zahnärzte daran, Teilzeitarbeitskräfte oder Mitarbeiterinnen mit einem befristeten Arbeitsvertrag einzustellen, berichtet Rechtsanwalt Fröhlingsdorf seine Erfahrungen. Besonders dann, wenn ein Personalengpass in bestimmten Bereichen eine weitere qualifizierte Mitarbeiterin erfordert, weichen deshalb viele Zahnärzte eher auf externe Mitarbeiterinnen aus. Dies bietet sich besonders im Verwaltungs- und Prophylaxebereich an. Aber hier droht die Gefahr einer Scheinselbständigkeit, warnt der Kölner Jurist.

Als scheinselbständig werden erwerbstätige Personen eingeordnet, die aufgrund der tatsächlichen Ausgestaltung eines Beschäftigungsverhältnisses zu den abhängigen Beschäftigten zählen, aber als Selbständige auftreten. Diese Personen sind rechtlich gesehen Arbeitnehmer, so dass für sie Beiträge zur Sozialversicherung zu entrichten sind – vom Auftraggeber.

Wird eine Selbständige als Scheinselbständige eingestuft, drohen dem Zahnarzt daher hohe Nachzahlungen an die Sozialversicherung. Die freie Mitarbeiterin wird nun Angestellte bei dem Zahnarzt und unterliegt damit dem arbeitsrechtlichen Kündigungsschutz. Inklusive Urlaubsanspruch und Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Eine Scheinselbständigkeit liegt vor, wenn mindestens drei der fünf folgenden Kriterien erfüllt sind:

1. Die Person beschäftigt im Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit regelmäßig keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer.

2. Die Person ist auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig.

3. Ihr Auftraggeber oder ein vergleichbarer Auftraggeber lässt entsprechende Tätig- keiten regelmäßig durch von ihm eschäftigte

Arbeitnehmer verrichten.

4. Ihre Tätigkeit lässt typische Merkmale unternehmerischen Handelns nicht erkennen.

5. Ihre Tätigkeit entspricht dem äußeren Erscheinungsbild nach der Tätigkeit, die sie für denselben Auftraggeber zuvor aufgrund eines Beschäftigungsverhältnisses ausgeübt hatte.

Im Rahmen von Betriebsprüfungen werden die genannten Kriterien von den Sozialversicherern gecheckt. Dabei sind nicht nur die Verträge, sondern auch die tatsächlichen Verhältnisse für die Einordnung relevant.

Falls ein Zahnarzt mit einer neuen freien Mitarbeiterin zusammenarbeiten will, sollte er die Statusabfrage verbindlich klären: Die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund (ehemals BfA) ist zuständig für das Anfrageverfahren. Die Anschrift: Deutsche Rentenversicherung Bund, Clearingstelle für sozialversicherungsrechtliche Statusfragen, 10704 Berlin, Service-Telefon: 0800 333 1919. Der hierfür benötigte Antragsvordruck ist im Intenet abrufbar unter: http://www.deutsche-rentenversicherung. de. Ansonsten ist die Krankenkasse der freien Mitarbeiterin zuständig. Letztere kann binnen eines Monats nach Beginn ihrer Tätigkeit einen Antrag bei der Rentenversicherung stellen, damit verbindlich festgestellt wird, dass keine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung vorliegt.

Gut vorgebeugt

Aber es gibt auch Alternativen. Schaut man in die entsprechenden Fachzeitschriften, bieten eine Reihe von Unternehmen und qualifizierte Fachkräfte ihre Dienste an. Da ist die DH oder ZMP, welche zeitweise die Prophylaxe in der Praxis übernehmen kann. Diese Damen arbeiten für mehrere Zahnarztpraxen und sind auch in der Lage, die Mitarbeiterinnen in der Praxis anzuleiten und in der Prophylaxe praktisch zu schulen. Belegt die Kraft durch einen objektiven Qualifikationsnachweis ein gutes theoretisches Grundlagenwissen, kann sie der Praxis helfen, ein professionelles Prophylaxezentrum aufzubauen.

Im Verwaltungsbereich sind die Angebote vielschichtiger. Hier finden sich bundesweit tätige Firmen mit Abrechnungsservice, sei es online oder vor Ort.

Sie konzentrieren sich überwiegend auf die reine Abrechnung mit der Leistungsüberprüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität. Interessant als Unterstützung bei der ZE-Abwicklung.

Flexibilität aus dem Ärmel

Umfassender ist das Leistungsspektrum, das zahnmedizinische Verwaltungsassistentinnen (ZMV) anbieten. Wie Christine Baumeister aus Haltern zum Beispiel. Die gestandene ZMV, Referentin und Autorin beschäftigt mehrere ZMVs. Das Team ist bundesweit bei der Unterstützung und Weiterentwicklung von Zahnarztpraxen in den Bereichen Verwaltung, Organisation und Abrechnung tätig. Baumeister orientiert das Leistungsangebot ihrer Firma an den Bedürfnissen der Praxen. Sie bietet Unterstützung bei Engpässen in der Verwaltung an. Fällt in der Praxis die betreffende Mitarbeiterin zum Beispiel wegen Krankheit aus, springt ihr Team ein – auch kurzfristig. Ebenso können Arbeitsspitzen aufgefangen werden. Das ermöglicht dem Zahnarzt mehr Flexibilität, da er nicht unbedingt eine weitere Mitarbeiterin einstellen muss, um die kurzfristige Überlastung zu kompensieren, oder die Zeit bis zum Start einer festen neuen Verwaltungsassistentin zu überbrücken. Beginnt die neue Kraft, kann er sie dank der provisorischen Mitarbeiterin auf die Belange seiner Praxis einstimmen. Eine begleitende Beratung für Praxismitarbeiterinnen oder Zahnarzt-Ehepartner ist ebenfalls möglich. Denkbar wäre auch, spezielle, meist schwierige Abrechnungsfälle auf ein professionelles Team oder eine externe Fachkraft zu übertragen. Schulungen, externe wie praxisinterne, sind ebenfalls notwendig. Es zeigt sich immer wieder, dass der Verwaltungsaufwand in den meisten Praxen zu aufgebläht und zu wenig transparent ist. Doch überflüssige Verwaltungsarbeiten behindern die Produktivität. Ein externes Team kann sehenden Auges – statt betriebsblind – diesen Sektor regelmäßig durchforsten und gegebenenfalls verschlanken, damit der bestehende Personalstamm freie Kapazitäten für wichtige Aufgaben gewinnt. Gut, wenn ein solches Team „seiner“ Praxis mit einer kostenlosen Hotline permanent beisteht.

Solch umfassende Leistungen kosten Geld, natürlich. Aber wie der Leistungsumfang, so sind auch die Preise Verhandlungssache. Zudem können Zahnärzte für Beratungsleistungen oft Zuschüsse von Vater Staat beanspruchen: Die Unternehmen sind teilweise autorisiert, öffentlich geförderte Beratungsprogramme durchzuführen. Gefördert werden, je nach Bedarf, bis zu zehn Beratertage, in einigen Bundesländern werden bis zu 50 Prozent des Beraterhonorars erstattet.

Dr. Sigrid Olbertz
Zahnärztin, Master of Business Administration
Mittelstraße 11a
45549 Sprockhövel-Haßlinghausen

Teilzeitarbeit

 Nach dem Gesetz gilt als teilzeitbeschäftigt, wer regelmäßig weniger pro Woche arbeitet als ein vergleichbarer vollzeitbeschäftigter Arbeitnehmer. Dazu zählen also auch die geringfügig Beschäftigten, die Mini-Jobber. ■



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