sg
16.10.11 / 00:09
Heft 20/2011 Praxis
Personalmanagement

Führen, fordern, fördern

Neue Mitarbeiter einzuarbeiten und sie für die Arbeit in der Praxis fit zu machen, ist zeitintensiv und kostet. Umso ärgerlicher ist es, wenn gut ausgebildete Kräfte kündigen. Aktives Personalmanagement hilft, Cracks zu finden und zu halten.




Viele Praxisinhaber begehen den Fehler, das Thema Personalmanagement lange vor sich herzuschieben, weil es viel Zeit und Mühe kostet, sich um Mitarbeiter zu kümmern, aber vermeintlich nichts einbringt. Sie hoffen auf Zeiten der Entspannung, in denen sie das wichtige Thema Personal angehen. Selbst die Feststellung, dass dieser Zustand eigentlich schon seit Jahren anhält, bewirkt nur selten ein Umdenken. Die Überbelastung wird somit zum Dauerzustand, der unabänderlich erscheint. Die Frustration steigt, und die Stimmung ist zunehmend gereizt. Dies überträgt sich auf die Mitarbeiter. Kündigungen oder Krankmeldungen sind die Folge. Doch das muss nicht so sein. Die Chance, langfristig erfolgreich zu sein und nicht vom Wettbewerb abgehängt zu werden steigt immens, wenn man aus dem Bewusstsein, dass Personalarbeit wichtig ist, Taten folgen lässt und sich aktiv um seine Mitarbeiter kümmert. Damit steigt die Attraktivität für Mitarbeiter und Patienten gleichermaßen.

Antizyklisch handeln

Arbeitsüberlastungen sind meist die Folge von Personalmangel, fehlender Struktur oder unzureichender Fachkompetenz des Personals. Daher sollten sich Praxisinhaber gerade dann um ihre Mitarbeiter kümmern, Anliegen hinterfragen, Struktur schaffen und Geld in Weiterbildungsmaßnahmen investieren, wenn es nicht so gut läuft. Die erhoffte Entspannung wird erst dann eintreten, wenn ein stabiles Team entwickelt wurde. Nicht umgekehrt.

Bei Recherchen gaben viele befragte Praxisinhaber an, dass sie die Personalarbeit in Praxen als wichtig ansehen, sich dennoch aber nicht ausreichend darum kümmern. Sie sehen dabei zu, wie qualifizierte Mitarbeiter kündigen und reagieren auf die Tatsachen, die geschaffen wurden. Oft finden sie kurzfristig keinen guten Ersatz, denn qualifizierte Fachkräfte sind bisweilen selten. Also muss improvisiert werden, was alle Beteiligten stark belastet. Spätestens jetzt muss hinterfragt werden, ob nicht dringend ein Umdenken stattfinden muss: Nicht reagieren, sondern agieren. Ansonsten kommt dieses Verhalten einer nicht umgesetzten, aber unaufschiebbaren Therapie gleich, die nicht selten mit einer deutlichen Verschlechterung der Gesamtsituation einhergeht.

Aktiv führen

Der langfristige Erfolg einer Praxis hängt maßgeblich an der Qualität des Personals, so dass es klug ist, genau hierin Zeit und Geld zu investieren. Von allein wird keine Entspannung eintreten. Praxisinhaber müssen sich aktiv für ein attraktives Arbeitsumfeld ihrer Mitarbeiter einsetzen, um diese an sich zu binden. Und zwar sofort. Damit wird der Grundstein für Erfolg in der Praxis und eine – auch für Patienten – attraktive Praxisatmosphäre gelegt.

Um die Attraktivität der Praxis für die Mitarbeiter zu steigern, sollten Maßnahmen selbstverständlich sein, die auch positiven Einfluss auf die Fluktuation und den Krankenstand haben können. Hierzu gehört vor allem ein attraktives Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem der Mitarbeiter sich wohl fühlt und entfalten kann.

Anreize setzen

Die Umsetzung folgender Einzelaspekte kann zusätzlich dienlich sein:

• Klare Führungsstrukturen, Feedback und regelmäßige Anerkennung der geleisteten Arbeit.

• Ein attraktives, leistungsgerechtes Gehalt.

• Keine dauerhafte Mehrarbeitsbelastung.

• Ein schöner Arbeitsplatz und die Möglichkeit, sich in Pausen zurückzuziehen.

• Finanzielle Anreizsysteme können die Identifikation mit der Aufgabe und die Motivation, erfolgreich zu sein, steigern.

• Zielvereinbarungen mit den Mitarbeitern sind eine weitere Möglichkeit, Anreize zu schaffen.

Mitarbeiter binden

Arbeitgeber, die in einem immer härter werdenden Mitbewerber-Umfeld bestehen wollen, können sich in einem ruhigen Moment auch folgende Motivationsmöglichkeiten durch den Kopf gehen lassen, um Mitarbeiter zu halten:

• Fahrtkostenzuschüsse

• Mitgliedschaften in Vereinen oder Freizeiteinrichtungen

• Attraktive Fortbildungen (intern oder extern)

• Weihnachts- und/oder Sommeressen in einem Umfeld, das sich die Mitarbeiter selbst nicht leisten können.

• Kostenlose Behandlung der Mitarbeiter (nach einer bestimmten Zeit der Anstellung)

Ein Team bilden

Bei der Einstellung von neuem Personal sollten möglichst keine Kompromisse eingegangen werden. Das bedeutet vor allem: Sich Zeit zu nehmen für die Personalauswahl und interessante Bewerber gegebenenfalls einen Schnuppertag absolvieren zu lassen. Auch wenn es schwer organisierbar ist, aber beim Team kommt es gut an, wenn es in irgendeiner Form an der Personalauswahl beteiligt wird. Eine Fehleinstellung kostet viel Geld, Zeit und Mühe und belastet das restliche Praxisteam. Bei der anschließenden Einführung und Schulung neuer Mitarbeiter sollte auf Qualität geachtet werden. Denn umgekehrt gilt: Gerade am Anfang eines Beschäftigungsverhältnisses bildet auch der Neuling sich ein Urteil über den neuen Arbeitsplatz. Und es gibt nie eine zweite Chance für den ersten Eindruck

Maren Heuck
Personalkauffrau/Management
Am Gehöckel 16
22339 Hamburg

INFO

Zielvereinbarungen

In der Zeit zwischen einer Zielvereinbarung und der Beurteilung der Zielerreichung, etwa am Ende eines Projektes, steht die Führungsperiode des Delegierens und Loslassens. Das heißt nicht, dass Praxisinhaber einfach abwarten, bis ihre Mitarbeiter fertige Ergebnisse liefern. Führungskräfte sollten diesen Zeitraum vielmehr aktiv gestalten durch Instrumente wie Absprachen, Anerkennen und Nachkontrolle.

Um Orientierung und Zielvereinbarung konsequent weiterzuentwickeln, müssen Praxisinhaber delegieren: Innerhalb der abgesprochenen Grenzen übertragen sie die Kompetenzen und Verantwortung an den Mitarbeiter. Zahnärzte sind dabei nicht der Kontrolle und der übergeordneten Verantwortung enthoben. Vielmehr

• geben sie Feedback in Form von Anerkennung und Kritik.
• motivieren sie in Hinblick auf die Zielsetzung.
• sprechen sie Probleme an und bieten Unterstützung, um Hindernisse aus dem Weg zu räumen.

Dietmar Kern

INFO

Tipps für motivierende Anerkennung

Praxisinhaber sollten sich nicht mit dem Gedanken verzetteln, alles selber tun zu müssen, weil keiner es ihnen gut genug macht. Zahnärzte werden daran gemessen, ob ihr Team die vereinbarten Ziele erreicht, nicht daran, wie hoch ihr Anteil an der Erledigung der einzelnen Aufgaben war. Der Praxisinhaber weist den Weg. Das wichtigste Instrument dazu ist regelmäßige Rückmeldung an alle Beteiligten. Gute Leistungen werden in vielen Praxisunternehmen zu wenig gewürdigt. Das untergräbt auf die Dauer die Motivation und das Engagement. Eine angemessene Anerkennung trägt wesentlich zur Weiterentwicklung und Motivation bei. Es empfiehlt sich folgende Vorgehensweise:

• Feedbacks finden immer unter vier Augen statt. Sowohl Anerkennung als auch Kritik sind nur für den jeweils betroffenen Mitarbeiter bestimmt.
• Anerkennung für konkrete Handlungen und Leistungen so zeitnah wie möglich zeigen.
• Keine Standardfloskeln benutzen, sondern die individuelle Leistung hervorheben.
• Auch Teilerfolge erwähnen.
• Auch schwächere Mitarbeiter in ihren Fortschritten innerhalb ihrer Möglichkeiten bestätigen.
• Anerkennung nicht vermischt mit Kritik vermitteln, damit reduzieren Sie die Wirkung beider Instrumente.
• Auf Leistungen und Verhaltensweisen konzentrieren, nicht auf Charakterzüge.
• Zwischen Spitzen- und Dauerleistungen unterscheiden können.

Dietmar Kern
Wirtschaftsjournalist
Gebhard-Müller-Alle 5
71638 Ludwigsburg



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