sg
01.08.11 / 00:09
Heft 15/2011 Praxis
Aufbewahrungsfristen

Mit Bedacht ausmisten

Ab und zu muss es einfach sein – alte Unterlagen aussortieren. Dabei ist eine sachgerechte Entsorgung wichtig, schließlich muss der Datenschutz gewahrt bleiben. Doch Vorsicht, Dokumente und Behandlungsunterlagen unterliegen bestimmten Aufbewahrungsfristen.



Foto: Foto-Ruhrgebiet/Fotolia.com

Jeder Gewerbetreibende und Freiberufler ist verpflichtet, die Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Diese sind für die Steuerunterlagen in der Abgabenordnung (AO) und für das Handelsrecht im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Für Ärzte und Zahnärzte bestehen weitere Aufbewahrungspflichten, die sich zum Beispiel aus der Berufsordnung oder aus der Röntgenverordnung ergeben. Auch Privatpersonen müssen Rechnungen auf-bewahren. Für Mieter und Hausbesitzer besteht – zum Kampf gegen Schwarzarbeit – eine spezielle Aufbewahrungspflicht.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Geschäftsbücher gemacht wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Bei Patientenunterlagen beginnt die Aufbewahrungsfrist am Ende des Kalenderjahres, in dem die Behandlung beendet wurde oder nach der letzten Untersuchung. Auch bei Personalunterlagen beginnt die Aufbewahrungsfrist erst nach dem Ausscheiden der Mitarbeiterin. Die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen über Medizinprodukte beginnt, wenn das Medizinprodukt außer Betrieb genommen wurde.

Fristen

Zehn Jahre Frist

Zehn Jahre lang müssen Patientendaten, Behandlungsunterlagen, Aufzeichnungen über zahnärztliche Behandlungen, Röntgenaufnahmen und Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen aufbewahrt werden. Auch Aufzeichnungen steuerlicher Art haben eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Bilanzen und Jahresabschlüsse, mit den entsprechenden Buchungsbelegen, KZV-Honorarabrechnungen, Belege und Rechnungen gehören hierzu. Aber auch Gehaltsunter- lagen wie Lohnkonten, Gehaltslisten und Gehaltsquittungen sind zehn Jahre aufzu-bewahren. Wichtig ist auch, dass die Edelmetallbestandskarteien und Verträge, wie zum Beispiel Miet- und Pachtverträge, zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Sechs Jahre Frist

Sechs Jahre beträgt die Aufbewahrungsfrist für sonstige Aufzeichnungen steuerlicher Art. Hierzu zählt der Schriftwechsel der Praxis, Unterlagen über Bestellungen und erteilte Aufträge, Geschäftsbriefe und Reisekostenabrechnungen. Auch für Darlehensunterlagen beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre.

•  Fünf Jahre Frist

Fünf Jahre müssen überwiegend Praxis- unterlagen aufbewahrt werden wie das Wartungsbuch für den Amalgamabsteiger sowie die Entsorgungsnachweise und Übernahmescheine für Amalgam. Allgemeine Personalunterlagen, aber auch die Belege über die Unterweisung von Praxismitarbeitern müssen fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Die gleiche Aufbewahrungsfrist gilt für das Medizinproduktebuch mit dem Bestandsverzeichnis und für die Unterlagen über die Strahlenschutzprüfung von Röntgen- geräten.

Drei Jahre Frist

Drei Jahre beträgt die Aufbewahrungsfrist für Heil- und Kostenpläne, KFO-Anfangs- und -Entmodelle, Planungsmodelle und Laborrechnungen. Auch im Bereich Betäubungsmittel – Anforderungsschein, Rezept und Bücher – müssen die Unterlagen drei Jahre lang aufbewahrt werden.

Zwei Jahre Frist

Zwei Jahre lang müssen Arbeitszeitnach-weise, sofern die tägliche Arbeitszeit überschritten wurde, aufbewahrt werden. Auch Aufzeichnungen über die Beschäftigung werdender oder stillender Mütter sind zwei Jahre lang aufzubewahren. Prüfberichte und Prüfvermerke über Feuerlöscher, im Röntgenbereich die Protokolle der Abnahme-prüfung, die Referenzaufnahmen und die Konstanzprüfung sind ebenfalls zwei Jahre aufzubewahren.

Ein Jahr Frist

Nur ein Jahr beträgt die Aufbewahrungsfrist für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Prüfberichte über die Funktionsprüfung von Sterilisatoren.

Entsorgung

Liegen keine Besonderheiten vor, können im Kalenderjahr 2011, konkret nach dem 31.12.2010, folgende Unterlagen vernichtet werden:

• Bei zehnjähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2000

• Bei sechsjähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2004

• Bei fünfjähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2005

• Bei dreijähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2007

• Bei zweijähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2008

• Bei einjähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2009

Geltungsbereich

Diese Fristen gelten nur für Unternehmer, und nur, wenn keine Besonderheiten vor-liegen. Grundsätzlich sind Privatpersonen, die Einkünfte aus nicht-selbstständiger Tätigkeit, Renten oder Kapitalvermögen haben, von diesen Aufbewahrungspflichten nicht betroffen. Reicht der angestellte Zahnarzt mit seiner Steuererklärung Belege ein, die arbeitslohnbedingte Werbungskosten oder Sonderausgaben betreffen, braucht er diese Belege nach Rückgabe durch das Finanzamt nicht länger aufzubewahren.

Ausnahme: Das Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit regelt erstmals eine Rechnungsaufbewahrungspflicht für sogenannte Nichtunternehmer. Lässt eine Privatpersonen eine im Zusammenhang mit einem Grundstück stehende steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung ausführen, muss sie die Rechnungen oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufbewahren.

Diese Regelung gilt seit dem 01.08.2004 und betrifft besonders Eigenheimbesitzer und Mieter. Beauftragen diese einen Hand - werker, Maler, Gärtner, Architekten oder eine Reinigungsfirma mit Arbeiten im Haus, in der Wohnung oder im Garten, muss der private Auftraggeber darauf bestehen, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung zu erhalten. Die muss er dann zwingend zwei Jahre lang aufbe - wahren.

Die aufgeführten Unterlagen oder Aufzeichnungen sind nur Beispiele und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die folgende Tabelle soll als Grundlage dienen, die nach individuellen Maßgaben und Bedürfnissen komplettiert werden kann.

ZÄ Dr. Sigrid Olbertz, MBA
Mittelstr. 11a
45549 Sprockhövel-Haßlinghausen

INFO

Fristverlängerung

Die genannten Fristen gelten nur für den „Untemehmer“ Zahnarzt und können sich verlängem, wenn alte Unterlagen für das Finanzamt interessant sein könnten. 1st das Besteuerungsverfahren noch nicht abgeschlossen, weil zum Beispiel eine Auβenprüfung begonnen, die Steuerfestsetzung vorläufig oder eine Steuerstrafermittlung anhängig ist, müssen die Unterlagen über die genannten Frlsten hinaus aufbewahrt werden. Zudem sollten die Unterlagen erst vernichtet werden, wenn feststeht, dass diese nicht mehr für besondere Anträge beim Finanzamt – zum Beispiel für lnvestitionszulagenniitzlich sein konnten.

INFO

In den Ordner statt in den Eimer

Unabhängig von den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist zu empfehlen, alle Unterlagen aufzubewahren, die auf Dauer von Bedeutung sind. Hierzu gehören zum Beispiel Miet- oder Darlehensverträge, Gesellschaftsverträge, Gerichtsurteile und Baupläne.


Aufbewahrungsfristen
Aufbewahrungsfristen
Aufbewahrungsfrist Unterlagen/Aufzeichnung über Rechtsgrundlage
10 Jahre nach
Behandlungsende
Aufzeichnungen über zahnärztliche Behandlungen § 12 Abs. 1 Berufsordnung
Behandlungsunterlagen
Patientendaten
10 Jahre nach
letzter Untersuchung
Röntgenaufnahmen § 28 Abs. 3 RöV
Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen
(bei Kindern/Jugendlichen bis zu deren 28. Lebensjahr)
§ 28 Abs. 3 RöV
10 Jahre Edelmetallbestandskarteien Empfehlung
Aufzeichnungen steuerlicher Art
§ 147 Abs. 1 Abgabenordnung
Bilanzen, Bücher und Aufzeichnungen, Inventare § 147 Abs. 1 Nr. 1 Abgabenordnung
Buchungsbelege, KZV-Honorarabrechnungen
Gehaltslisten, Gehaltsquittungen, Lohnkonten
Kassenbücher, -berichte
Rechnungen und Rechnungsunterlagen (Belege)
§ 147 Abs. 1 Nr. 4 Abgabenordnung
Mietverträge, Pachtverträge § 147 Abs. 3 Abgabenordnung
Praxisgebühr (Aufzeichnungen über Bareinnahmen
 
sowie Kopieren der Quittungen an Patienten)
§ 147 Abs. 3 Abgabenordnung
6 Jahre Aufzeichnungen steuerlicher Art, Personalunterlagen,
Schriftwechsel der Praxis
Bestell- und Auftragsunterlagen § 147 Abs. 1 Abgabenordnung
Handels- und Geschäftsbriefe § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 Abgabenordnung
Darlehensunterlagen (sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind) § 147 Abs. 1 Nr. 5 Abgabenordnung
Reisekostenabrechnungen § 147 Abs. 1 Nr. 5 Abgabenordnung
5 Jahre
Amalgamabscheider (Wartungsbuch) Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetz
Entsorgungsnachweise und Übernahmeschein für Amalgam Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetz
⁠Unterweisungen von Mitarbeitern (nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters noch weitere fünf Jahre) Empfehlung
⁠Allgemeine Personalunterlagen (5 Jahre ab dem letzten Eintrag) Empfehlung
Bestandsverzeichnisse (nach Außerbetriebnahme
des Medizinprodukts)
§ 9 Abs. 1 MPBetreibV
Medizinproduktebuch ( nach Außerbetriebnahme des Medizinproduktes noch 5 Jahre) § 9 MPBetreibV
Konformitätserklärungen nach MPG (ZE und KFO) § 6 MPV
Erste-Hilfe-Leistungen, Verbandbuch, Unfallanzeigen § 24 Abs. 6 BGV A 1
Röntgen: Strahlenschutzprüfung durch SV § 16 Abs. 4 RöV
Röntgen: Mitarbeiterunterweisung § 36 Abs. 4 RöV
3 Jahre Betäubungsmittel: Anforderungsschein, Rezept, Bücher § 8 Abs. 5 VO, § 9 Abs. 4 BtMVV, § 13 Abs. 3 BtMVV
Heil- und Kostenpläne Empfehlung
KFO-Anfangs- und -Endmodelle Empfehlung, zum Teil 10 Jahre
Planungsmodelle für ZE, KFO, PAR, KBR Empfehlung
Laborrechnungen Empfehlung
2 Jahre
Arbeitszeitnachweise (über die tägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit) § 16 Abs. 2 AZG
Aufzeichnung über die Beschäftigung werdender/ stillender Mütter § 19 Abs. 2 MuSchG
Feuerlöscher: Prüfberichte, Prüfvermerke BGR 133
Röntgen: Protokoll der Abnahmeprüfung, Referenz - aufnahmen (für die Dauer des Betriebs, mindestens bis zwei Jahre nach Abschluss der nächsten vollständigen Abnahmeprüfung) § 16 Abs. 4 i.V.m. Abs. 2 Satz 5 RöV
Konstanzprüfung (einschließlich der Röntgenaufnahmen) § 16 Abs. 4 RöV
Belehrungsnachweise § 20 Gefahrstoffverordnung,
§ 39 Unfallverhütungsvorschr.
Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, wenn eine, im Zusammenhang mit einem Grundstück stehende Werklieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wurde
§ 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG
1 Jahr
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
§ 12 Abs. 2 BMV-Z
Prüfberichte über Funktionsprüfung von Sterilisatoren
DIN 58 946, DIN 58 947
Bis zum Ausscheiden des
Arbeitnehmers:
Ärztliche Bescheinigungen von Arbeitnehmern § 15 Abs. 5 GefStoffV, § 38 Abs. 2 und
§ 68 Abs. 1 StahlenschutzVO
Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen
(beim Ausscheiden des Arbeitnehmers aushändigen und Kopien bis 5 Jahre nach dem Ausscheiden aufbewahren)
§§ 4 und 5 i.V.m. § 11 BGV A4
Lohnsteuerkarten
§ 39 b Abs. 1 EStG
Bis zur nächsten Prüfung: Prüfbescheide für sicherheitstechnische Kontrollen
§ 6 MPBetreibV
Lohnsteuerkarten § 16 Abs. 4 RöV
Dauer des Betriebs: Röntgen: Aufzeichnungen der Abnahmeprüfung § 18 Abs. 1 Nr. 3 RöV
 
Bescheinigung und Sachverständigenprüfbericht
bei Erst-Inbetriebnahme der Röntgeneinrichtung

§ 18 Abs. 1 Nr. 3 RöV
Prüfbescheide Druckbehälter Betriebssicherheitsverordnung



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