sg
16.02.17 / 00:04
Heft 04/2017 Praxis
Forderungsmanagement

So beugen Sie Honorarausfällen vor

Sie beklagen eine mangelnde Liquidität, haben aber Außenstände an Leistungen, die Patienten privat zu tragen haben? Dann sollten Sie Ihr Rechnungscontrolling auf Trab bringen: Rechnungslegung prüfen, Zahlungseingänge kontrollieren, Patienten konsequent mahnen – und gegebenenfalls Ihre Honorare auch einklagen.




Außenstände können für manche Praxen im Hinblick auf die Liquidität wirtschaftlich relevant sein: Gerade für Kollegen, die viele Privatpatienten beziehungsweise viele Patienten mit privat zu tragenden Leistungen haben, können mehrere überfällige Honorarforderungen schnell eine Summe ausmachen, die die Praxisliquidität erheblich schmälert. Ob Eigenbeteiligungen der Patienten bei den Festzuschüssen im Bereich Zahnersatz (ZE), bei Patientenwünschen nach einer andersartigen Versorgung statt der Regelversorgung, über die eine Mehrkostenvereinbarung abgeschlossen wurde, oder sonst eine (private) Leistung, die über die GOZ abgerechnet wird: Zahnärzte sollten sich in jedem Fall darum kümmern, dass die Liquidationso früh wie möglich geschieht und der Zahlungsvorgang auch abgeschlossen wird. Am Anfang steht bei privat zu tragenden Leistungen daher die Rechnung.

Die richtige Rechnung

Eigentlich ist es ganz einfach: Laut GOZ wird die Vergütung fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine ordnungsgemäße Rechnung erteilt worden ist. Ab diesem Zeitpunkt kann die Begleichung der Rechnung vom Patienten verlangt werden. § 10 GOZ legt des Weiteren fest, wie die Rechnung auszusehen hat: So müssen neben dem Behandlungsdatum unter anderem die Gebührennummern nach GOZ (mit der Bezeichnung der einzeln berechneten Leistung einschließlich einer verständlichen Bezeichnung des behandelten Zahnes), der Betrag und der Steigerungssatz vermerkt sein. Ist in der Leistungsbeschreibung eine Mindestdauer vorgeschrieben, muss diese genannt sein. Die Leistungsbeschreibung kann entfallen, wenn der Rechnung eine Zusammenstellung beigefügt ist, der die Bezeichnung für die abgerechnete Leistungsnummer entnommen werden kann. Wurden zahntechnische Leistungen in Auftrag gegeben, ist laut GOZ-Vorschrift der Gesamtbetrag für diese Leistungen anzugeben.

Überschreitet die berechnete Gebühr das 2,3-Fache des Gebührensatzes, ist dies auf die einzelne Leistung bezogen für den Zahlungspflichtigen verständlich und nachvollziehbar schriftlich zu begründen. Analog abrechnungen müssen mit dem Hinweis „entsprechend“ gekennzeichnet werden und ebenfalls für den Patienten nachvollziehbar sein. Gerade die Verständlichkeit der Rechnung bestätigte das Verwaltungsgericht Düsseldorf am 13. Dezember vergangenen Jahres in einem Urteil (Az.: 26 K 4790/15): Begründet der Zahnarzt die Überschreitung etwa mit einem erhöhten Zeitaufwand, so hat er in der Rechnung anzugeben, wie hoch der regelmäßige Aufwand ist und wie hoch der tatsächliche (erhöhte) Zeitaufwand war, urteilten die Richter. Zugleich bedarf es einer stichwortartigen Benennung der den konkreten Zeitaufwand verursachenden individuellen Besonderheiten.

Abrechnungsexperten empfehlen, in der Rechnung ein konkretes Datum zu nennen, bis wann die Rechnung bezahlt sein muss (Beispielformulierung: „Wir bitten, das Geld bis zum ... zu überwiesen.“). Grund: Geht keine Zahlung des Patienten ein, ist aufgrund der Datumsnennung keine Mahnung mehr notwendig, um den Patienten in Zahlungsverzug zu setzen. Die Frist ist hier unabhängig von der Rechnungssumme.

Alternativ kann der Patient darauf hingewiesen werden, dass gemäß § 286 III BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung der Verzug eintritt. Achtung: Dies gilt laut Gesetz nur, „wenn auf diese Folge in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist“. Hintergrund ist, dass gegenüber einem Patienten, der sich in Zahlungsverzug befindet, prinzipiell auch der Rechtsweg beschritten werden kann, um an das Honorar zu kommen. Dieser hat jedoch Tücken, da der Zahnarzt nachweisen muss, dass der Patient die Rechnung – und gegebenenfalls die Mahnung – auch wirklich erhalten hat.

Tipp: Bei Patienten mit längerfristigen und kostenintensiveren Behandlungen empfehlen Abrechnungsexperten eine Ratenzahlung in Erwägung zu ziehen. Grund: Die dadurch in Rechnung gestellten kleineren Beträge steigern die Chance, dass diese möglicherweise rascher bezahlt werden (können) als ein großer Betrag. Allerdings sollte man auch hier die einzelnen Behandlungsschritte und ein exaktes Zahlungsziel benennen.

Wie oft sollte ich mahnen?

Oft begleichen Patienten (mehr oder weniger) zügig das fällige Honorar, dann ist der Vorgang ja abgeschlossen. Eine Rechnungsbegleichung innerhalb von vier Wochen gilt im Allgemeinen als angemessen. Über die Gründe, warum Patienten die Rechnung nicht bezahlen, kann man trefflich spekulieren. Bei einigen ist es vielleicht schlicht ein unbeabsichtigtes Versäumnis, sie waren durch irgendeinen Grund verhindert (Reise, Krankheit) oder haben die Rechnung verlegt. Daher empfehlen Experten, zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung zu versenden. Dies kann auch – im Gegensatz zur Rechnung, die postalisch verschickt werden muss, per E-Mail geschehen.

Das Wort „Mahnung“ muss im Übrigen dabei gar nicht zwingend auftauchen, auch bei einer Erinnerung handelt es sich um eine Mahnung. Auch ist sie an keine bestimmte Form gebunden, allerdings sollte sie aus Beweisgründen schriftlich erfolgen. Es ist zwar nicht nötig, aber in der Erinnerung kann erneut ein Datum genannt sein, bis wann die Rechnung beglichen werden soll. Damit bewiesen werden kann, dass die Mahnung auch zugestellt wurde, kann sie als Einschreiben mit Rückschein versendet werden. Andererseits ist man nicht verpflichtet, ein Einschreiben bei der Post auch abzuholen. Tipp: Man kann bei seiner Landeszahnärztekammer nachfragen, ob sie Muster-Formulare für Mahnschreiben vorhält.

Übliche Praxis ist es, dem Patienten in der Mahnung zwei Wochen Zeit zu lassen, um die Rechnung zu begleichen. Geht das Honorar dann immer noch nicht ein, sollte laut Experten spätestens eine Woche nach Fälligkeitstermin eine weitere Mahnung erfolgen. Wichtig: Die Mahnung ist so konkret wie möglich zu formulieren (Datum der ärztlichen Behandlung, Rechnungsnummer, Behandlung). Um es klar zu sagen: Das Gesetz sieht ein derartiges, dreistufiges Mahnverfahren nicht als Voraussetzung vor, um den Schuldner in Verzug zu setzen, hierfür reicht bereits eine Mahnung. Dennoch raten Experten aus Gründen der Effektivität dazu, denn so erhöhen sich in der Regel die Chancen, das Honorar zu erhalten.



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