zm-online
01.12.03 / 00:15
Heft 23/2003 Praxis
Betriebswirtschaft für die Zahnarztpraxis

Zeitnah handeln – mit Soll-Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse

Eine praxistypische BWA reicht oft nicht aus – sie kann zu einer verzerrten und verfälschten Ergebnisdarstellung führen. Für eine betriebswirtschaftlich fundierte Unternehmensführung ist mehr nötig als der Blick in die Vergangenheit. Denn der macht zwar in Form der BWA tendenzielle Entwicklungen deutlich, geht aber bei weitem nicht genug ins Detail, um als Basis für eine realistische Prognose dienen zu können. Im abschließenden Teil dieser Artikel-Serie geht es um Planzahlen, die Ist-Situation einer Praxis und deren Auswertung.



Mit Planzahlen lässt es sich rechnen – und auswerten.

Ausgehend von der erstellten Jahresplanung muss für einen unterjährigen Soll-Ist- Vergleich zunächst der Plan periodisiert werden. Wurde die Planung mit einer Tabellenkalkulation erstellt, ist dies ohne größeren Aufwand möglich. Im hier gezeigten Beispiel erfolgt die Auswertung per Ende Juni des laufenden Jahres und die Planwerte entsprechen hier 50 Prozent des Jahreswertes. Basis für die Ist-Werte, die dem Plan gegenübergestellt werden, sind die Leistungsstatistiken und die BWA des Steuerberaters, ebenfalls jeweils per Ende des Auswertungszeitraumes.  

Der Soll-Ist-Vergleich dieser Beispielpraxis zeigt auf, dass mit Einnahmen, welche deutlich über dem Planwert liegen, ein Ergebnis erwirtschaftet wurde, das ebenso deutlich unter Plan liegt. Die erkennbare Ursache hierfür liegt im abweichenden Leistungsspektrum der Praxis, den dadurch höheren Fremdlaborausgaben und in den Ausgaben für Personal. Unklar ist aber noch, in welchen Praxisbereichen die Ursachen hierfür zu finden sind. Aufschluss darüber gibt die Auswertung der einzelnen Bereiche, die den beiden Behandlern, der Prophylaxe, dem Labor und den von der gesamten Praxis insgesamt zu tragenden Ausgaben zugeordnet werden (Tabelle 2).

Plus und Minus

Beide Behandler haben deutlich höhere Leistungswerte als den Planansatz erreicht, konnten aber nur in der gemeinsamen Endabrechnung den vorgesehenen Deckungsbeitrag für die Praxis erwirtschaften. Hierbei gleicht das Plus im Verantwortungsbereich des Behandlers I das Minus im Bereich des Behandlers II aus. Beide können aus der Abrechnung im Detail entnehmen, welche Einzelbereiche der von ihnen erbrachten Leistungen von den Planwerten abweichen und welche Ausgabenansätze in ihrem Verantwortungsbereich überschritten wurden (Tabelle 3).  

Der Prophylaxebereich ist deutlich hinter den Erwartungen zurückgeblieben und hat das Gesamtergebnis der Praxis entsprechend negativ beeinflusst. Das kleine Eigenlabor liegt nahezu im Plan, weist aber ebenfalls Abweichungen in den einzelnen Positionen auf (Tabelle 4).

Zielorientiert

Die von allen Praxisbereichen gemeinsam zu tragenden Ausgaben weichen nur geringfügig von den Planwerten ab, haben aber die Praxis höher als vorgesehen belastet.  

Am Anfang der Analyse war zwar ersichtlich, dass die Beispielpraxis trotz höherer Einnahmen ein schlechteres Ergebnis erzielt hat – die Ursachen hierfür blieben aber im Dunkeln. Der weitere Fortgang des Beispiels zeigt nun, dass durchaus eine genaue Aussage darüber getroffenen werden kann, wo die Gründe für diese Negativentwicklung liegen, welche Bereiche sich planmäßig entwickelt haben und welche nicht. Genau hieraus lassen sich nun wichtige Ansatzpunkte für betriebswirtschaftlich sinnvolle, zielorientierte Entscheidungen erkennen.

Das Unbehagen vieler Zahnärzte vor dem Zahlenwerk der eigenen Praxis ist in den meisten Fällen unbegründet. Vermutlich verhält es sich mit dieser ablehnenden Haltung dem Controlling gegenüber ebenso wie mit allem was neu, konfus und unverständlich erscheint. Hinzu kommt bei der Betriebswirtschaft allerdings der Umstand, dass es äußerst gefährlich sein kann, sich diesem Thema langfristig zu verschließen. Wenn der Zahnarzt aber erst einmal einen Fuß in der Tür hat, wird es sich als weitaus verständlicher erweisen, als er im Vorfeld gedacht haben mag. Das Ziel eines jeden Praxischefs sollte es sein, sich die Zahlen und ihre Bedeutung zunutze zu machen – denn dafür sind sie da.

Dipl.-Betriebswirt (FH) Detlev Westerfeld
Wörrstädter Straße 2
55278 Undenheim


Tabelle1: Beispiel für einen Soll-Ist-Vergleich
Soll-Ist-Vergleich
Januar bis Juni 2003 Praxis, gesamt
Plan Ist Abweichung
Einnahmen
Privatpatienten 195 000 178 000 –17 000
Zuzahlungen 125 000 117 000 –8 000
KZV 250 000 295 000 45 000
Eigenlabor 10 000 12 000 2 000
Fremdlabor 120 000 155 000 35 000
700 000 757 000 57 000
Leistungsarten
Kons. / Chir. 140 000 171 000 31 000
Prophylaxe 50 000 40 000 –10 000
Parodontose 50 000 50 000
ZE 100 000 120 000 20 000
KFO 50 000 55 000 5 000
Gnathologie 100 000 70 000 –30 000
Implantate 15 000 14 000 –1 000
Laser 20 000 18 000 –2 000
Sonstige 32 500 28 000 –4 500
FLAB 120 000 165 000 45 000
ELAB 7 500 10 000 2 500
Material 15 000 16 000 1 000
700 000 757 000 57 000
Ausgaben
Personal 225 000 250 000 25 000
Fremdlabor 120 000 165 000 45 000
Material 15 000 16 000 1 000
Raum 35 000 35 000
Finanzierung 30 000 30 000
Abschreibung 25 000 25 000
Buchhaltung 2 500 3 000 500
Instandhaltung 7 500 6 000 –1 500
Mieten B+G 6 000 6 000
Versicherungen 1 500 1 500
Verwaltung 17 500 22 000 4 500
Sonstige 5 000 6 500 1 500
490 000 566 000 76 000
Praxisergebnis 210 000 191 000 –19 000

zm-Serie

BWL für den Zahnarzt

Mit einer vierteiligen zm-Artikelserie soll dem Zahnarzt die Angst vor den Zahlen genommen werden – damit er zum Chef über die wirtschaftliche Entwicklung seiner Praxis wird. Die Themen im Überblick:

■ Einstieg in die Betriebswirtschaft (zm 20/2003)

■ Betriebswirtschaftliches Berichtswesen als Entscheidungsgrundlage (zm 21/2003)

■ Betriebswirtschaftliche Erfolgsplanung (zm 22/2003)

■ Soll-Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse als effektives Instrument eines zeitnahen Handelns (zm 23/2003)

 


Tabelle 2: Auswertung der einzelnen Praxisbereiche
Soll-Ist-Vergleich
Januar bis Juni 2003
Behandler I Behandler II
Plan Ist Abweichung Plan Ist Abweichung
Einnahmen
Privatpatienten 150 000 130 000 –20 000 20 000 30 000 10 000
Zuzahlungen 70 000 80 000 10 000 30 000 15 000 –15 000
KZV 100 000 135 000 35 000 150 000 160 000 10 000
Eigenlabor
Fremdlabor 70 000 90 000 20 000 50 000 65 000 15 000
390 000 435 000 45 000 250 000 270 000 20 000
Leistungsarten
Kons. / Chir. 90 000 125 000 35 000 50 000 46 000 –4 000
Prophylaxe
Parodontose 35 000 30 000 –5 000 15 000 20 000 5 000
ZE 60 000 80 000 20 000 40 000 40 000
KFO 50 000 55 000 5 000
Gnathologie 90 000 65 000 –25 000 10 000 5 000 –5 000
Implantate 10 000 7 000 –3 000 5 000 7 000 2 000
Laser 15 000 10 000 –5 000 5 000 8 000 3 000
Sonstige 12 500 10 000 –2 500 20 000 18 000 –2 000
FLAB 70 000 100 000 30 000 50 000 65 000 15 000
ELAB
Material 5 000 8 000 3 000 5 000 6 000 1 000
387 500 435 000 47 500 250 000 270 000 20 000
Ausgaben
Personal 50 000 55 000 5 000 100 000 115 000 15 000
Fremdlabor 70 000 100 000 30 000 50 000 65 000 15 000
Material 5 000 8 000 3 000 5 000 6 000 1 000
Raum 15 000 15 000 7 500 7 500
Finanzierung
Abschreibung 5 000 5 000 5 000 5 000
Buchhaltung
Instandhaltung 2 500 2 000 –500 2 500 –2 500
Mieten B+G 4 500 4 500 1 500 1 500
Versicherungen
Verwaltung
Sonstige 1 000 1 000 500 500
152 000 190 500 38 500 171 500 200 500 29 000
Über-/Unterdeckung 235 500 244 500 9 000 78 500 69 500 –9 000

zm-Service

Checkliste

Eine Checkliste zum Thema „Betriebswirtschaft in der Zahnarztpraxis“ kann unter www.zm-online.de heruntergeladen oder bei folgender Adresse angefordert werden:

New Image Dental GmbH
Agentur für Praxismarketing
Jahnstraße 18
55270 Zornheim
Tel.: 06136 / 955500
Fax: 06136 / 9555033

E-Mail: zentrale@new-image-dental.de
Internet: www.new-image-dental.de

 

 

 

zm-Info

Online-Forum

■ Zum Thema „BWL in der Zahnarztpraxis“ ist auf den Internetseiten der zm ein Online-Forum eingerichtet, in dem Erfahrungen ausgetauscht und Fragen an den Autor gestellt werden können. Das Online-Forum ist zu finden unter www.zm-online.de in der Rubrik „Forum“.  


Tabelle 3: Gegenüberstellung von Planwerten und erbrachten Leistungen
Soll-Ist-Vergleich
Januar bis Juni 2003
Behandler I Behandler II
Plan Ist Abweichung Plan Ist Abweichung
Einnahmen
Privatpatienten 25 000 18 000 –7 000
Zuzahlungen 25 000 22 000 –3 000
KZV
Eigenlabor 10 000 12 000 2 000
Fremdlabor
50 000 40 000 –10 000 10 000 12 000 2 000
Leistungsarten
Prophylaxe 50 000 40 000 –10 000
Laser
Sonstige
FLAB
ELAB 7 500 10 000 2 500
Material 2 500 2 500 2 000 –500
52 500 40 000 –10 000 10 000 12 000 2 000
Ausgaben
Personal 25 000 24 000 –1 000 5 000 8 000 3 000
Fremdlabor
Material 2 500 –2 500 2 500 2 000 –500
Raum 4 500 4 500 500 500
Finanzierung
Abschreibung 5 000 5 000
Buchhaltung
Instandhaltung 1 000 1 000
Mieten B+G
Versicherungen
Verwaltung
Sonstige 500 500
37 000 34 500 –2 500 8 000 11 000 3 000
Über-/Unterdeckung 15 500 5 500 –10 000 2 000 1 000 –1 000


Tabelle 4: Soll-Ist-Vergleich für das Praxislabor
Allgemein
Plan Ist Abweichung
Ausgaben
Personal 45 000 48 000 3 000
Fremdlabor
Material
Raum 7 500 7 500
Finanzierung 30 000 30 000
Abschreibung 10 000 10 000
Buchhaltung 2 500 3 000 500
Instandhaltung 2 500 3 000 500
Mieten B+G
Versicherungen 1 500 1 500
Verwaltung 17 500 22 000 4 500
Sonstige 5 000 4 500 –500
121 500 129 500 8 000
Über-/Unterdeckung –121 500 –129 500



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