Fristen kennen

Den Jahresanfang nutzen und mal aufräumen - das hat sich mancher Zahnarzt vorgenommen. Denn eine regelmäßige Aufräumaktion ist notwendig, um den Überblick zu wahren. Dies gilt für die Praxisdokumente wie für die steuerrelevanten Unterlagen. Für diese sollten folgende Aufbewahrungsfristen gelten:
Zehn Jahre
Diese Frist gilt für den überwiegenden Teil der steuerlichen Unterlagen, wie für Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Lohn- und Gehaltsunterlagen und dergleichen mehr. Auch die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.
Sechs Jahre
Diese Frist gilt für Geschäftsbriefe oder Kopien davon und auch für sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Dabei beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Jahres, in dem die Eintragung in die Geschäftsbücher gemacht wurde oder der Beleg entstanden ist. Ab 1. Januar 2007 können somit bei zehnjähriger Aufbewahrungsfrist die Unterlagen aus dem Jahr 1996, und bei sechsjähriger Aufbewahrungsfrist die Unterlagen aus dem Jahr 2000 vernichtet werden.
Aber Vorsicht: Ist das Besteuerungsverfahren noch nicht abgeschlossen (etwa durch eine Betriebsprüfung), müssen die Unterlagen über die Aufbewahrungsfrist hinaus archiviert werden, und zwar so lange, bis die Betriebsprüfung abgeschlossen ist. Dies gilt auch für Unterlagen, die aktuell noch von Bedeutung sind wie Miet-, Darlehens- oder Gesellschaftsverträge.
Aber nicht nur Unternehmer und Freiberufler müssen Belege verwahren - jede Privatperson ist zwischenzeitlich hierzu verpflichtet. Nach dem Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit müssen seit dem 1. August 2004 Belege für durchgeführte Arbeiten ganze zwei Jahre lang aufbewahrt werden, sei es für die Herstellung, den Umbau oder die Renovierung einer Wohnung oder eines Grundstücks oder für Reinigungs- und Gartenarbeiten. Unordnung schützt vor Schaden nicht: Kann eine Privatperson die Rechnung oder den Zahlungsbeleg nicht vorweisen, sind bis zu 500 Euro Geldbuße fällig.
pit/olb

Dr. med. dent. Sigrid Olbertz, MBA
Mittelstr. 11a, 45549 Sprockhövel-Haßlinghausen

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