BWL für die Zahnarztpraxis

Berichtswesen als Entscheidungsgrundlage

Betriebswirtschaftliche Entscheidungen verlangen eine genaue Kenntnis der wirtschaftlichen Abläufe in einer Praxis. Informationen über die aktuelle finanzielle und wirtschaftliche Situation und die Entwicklung der eigenen Praxis erfordern ein funktionierendes und richtig informierendes Berichtswesen. Detaillierte Informationen über die Praxis sind effektive Hilfen bei der Entscheidungsfindung und beim betriebswirtschaftlichen Handeln.

Dem Zahnarzt stehen verschiedene Formen des Berichtswesens für die Erfassung der betriebswirtschaftlichen Daten seiner Praxis zur Verfügung. Diese Varianten haben nicht nur unterschiedliche inhaltliche Ausprägungen, sie sind auch für den Zahnarzt von unterschiedlichem Nutzen. Deshalb sollen hier die drei wichtigsten Formen des Berichtswesens und ihre jeweiligen Vor- und Nachteile kurz vorgestellt werden.

1. Ein- und Auszahlungen

Der Definition nach ist das Berichtswesen einer Zahnarztpraxis in der Regel als Einund Auszahlungen dargestellt. Hierbei werden nur Vorgänge abgebildet, bei denen Geld geflossen ist. Ergänzend sind häufig die Abschreibungen abgebildet. Der Nachteil dieser Darstellungsform liegt auf der Hand – denn alle unbezahlten Geschäftsvorfälle werden nicht berücksichtigt.

2. Einnahmen- und Ausgabenrechnung

Ergänzt man die erfolgten Ein- und Auszahlungen um die Veränderungen im Bestand an Forderungen und Verbindlichkeiten, erhält man eine Ein- und Ausgabenrechnung, Ihre Aussagekraft ist deutlich höher .

Einnahmen: Alle im betrachteten Zeitraum kumulierten Werte der vereinnahmten Beträge. Auf eine Aufteilung der Einnahmen nach KZV, PVS und Patientenzuzahlungen sollte nicht verzichtet werden, da damit gleichzeitig die Gewichtung der einzelnen Einnahmequellen im Verhältnis zu den Gesamteinnahmen dargestellt werden kann. Empfehlenswert ist die Unterteilung in alle praxisrelevanten Einnahmebereiche, wie Prophylaxe, Zahnersatz, Implantologie. Hinzuzurechnen sind die erstellten Rechnungen im Zeitraum ohne Zahlungseingang (Forderungszugang).

Ausgaben: Alle im betrachteten Zeitraum kumulierten Werte der Praxisauszahlungen (ohne Privatentnahmen), gegliedert nach den praxisrelevanten Kostenbereichen, plus dem Zugang an Verbindlichkeiten (erhaltene Rechnungen ohne Zahlungsausgang). Zusätzlich sind die Abschreibungen zu berücksichtigen (wenn nötig mittels kalkulatorischem Ansatz), auch wenn diese nicht zu den Ausgaben im eigentlichen Sinne gehören.

Sollte die Praxis über ein eigenes Labor verfügen, so ist darauf zu achten, dass alle dem Labor eindeutig zuzuordnenden Einnahmen und Ausgaben gesondert dargestellt werden.

3. Betriebswirtschaftliche Auswertung

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) für Zahnarztpraxen, die sich aus den Buchführungsunterlagen ableiten lässt, basiert in aller Regel auf den erfolgten Ein- und Auszahlungen. Sie ist demnach eine Darstellung aller vollzogenen Zahlungsvorgänge und sollte nicht mit Einnahmen und Ausgaben verwechselt werden. Abgerundet wird eine aussagekräftige BWA durch

• die Darstellung des zahnärztlichen Honorars, dass sich aus dem Abzug der Ausgaben für Fremdlabore von den Praxiseinnahmen ergibt

• die Ergebnisermittlung, also die Differenz zwischen Praxiseinnahmen und –ausgaben

• einen Liquiditätsstatus, der kurzfristig verfügbare Gelder (Bar- und Bankguthaben) ausweist und um realisierbare Forderungen ergänzt werden kann.

Inhalte zu steuerlichen Aspekten sollten mit dem Steuerberater abgesprochen werden. Aus einer dementsprechend aufgebauten BWA kann abgelesen werden,

• wie hoch der Selbstzahleranteil ist

• in welchen Leistungsbereichen welche Einnahmen erzielt wurden

• wie hoch die Kosten sind

• in welchem Verhältnis die Kosten zum Umsatz stehen

• wie hoch das Betriebsergebnis ist

• wie hoch die Honorarleistung ist.

Mit Hilfe einer BWA in dieser Form ist – in Verbindung mit vorangegangenen Abrechnungszeiträumen – eine vergleichende Darstellung möglich. Sie zeigt Veränderungen und Entwicklungen in den einzelnen Bereichen auf und kann als Basis für notwendige Entscheidungen dienen. Der Nachteil ist, dass die BWA in dieser Form eine Vergangenheitsbetrachtung darstellt und noch keine Informationen darüber liefern kann, ob die gesetzten Ziele tatsächlich erreicht worden sind.

Die BWA ist ein unternehmerisches Instrument und das Fundament eines transparenten und aussagekräftigen Zahlenwerkes. Sie stellt die Basis für eine realistische Einschätzung des Erfolges eines Unternehmens dar. Auf der anderen Seite ist eine BWA auf die Vergangenheit ausgerichtet, also in die dem unternehmerischen Streben entgegengesetzte Richtung. Zum Teil kommt es deshalb zu mehrmonatigen Verschiebungen in der Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben. Dieser Umstand macht eine Erfolgsplanung, die eine genaue Einschätzung einzelner Leistungsbereiche berücksichtigt und als Basis konstituiert, sehr schwierig, wenn nicht gar unmöglich. Daher stellt sich Frage, mit welchen Instrumenten die betriebswirtschaftlichen Entscheidungen noch gezielter und fundierter – das heißt mit größtmöglicher Erfolgsaussicht – getroffen werden können. Um diesen Themenkomplex geht es im kommenden Teil dieser Serie. Er beschäftigt sich mit dem Aufbau einer detaillierten Planung für die Zahnarztpraxis und deren Relevanz als Entscheidungsgrundlage.

Detlev Westerfeld
Dipl.-Betriebswirt (FH)
Wörrstädter Straße 2
55278 Undenheim

zm-Serie

BWL für den Zahnarzt

Mit einer vierteiligen zm-Artikelserie soll dem Zahnarzt die Angst vor den Zahlen genommen werden – damit er zum Chef über die wirtschaftliche Entwicklung seiner Praxis wird. Die Themen im Überblick:

• Einstieg in die Betriebswirtschaft (zm 20/2003)

• Betriebswirtschaftliches Berichtswesen als Entscheidungsgrundlage (zm 21/2003)

• Betriebswirtschaftliche Erfolgsplanung (zm 22/2003)

• Soll-Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse als effektives Instrument eines zeitnahen Handelns (zm 23/2003)

Einnahmen = Zufluss von Zahlungsmitteln
+ Forderungs zugänge
+ Schuldenreduzierung

Ausgaben = Abgaben von Zahlungsmitteln
+ Forderungsreduzierung

zm-Service

Checkliste

Eine Checkliste zum Thema „Betriebswirtschaft in der Zahnarztpraxis“ kann unter www.new-image-dental.de

INFO

Online-Forum

Zum Thema „BWL in der Zahnarztpraxis“ ist auf den Internetseiten der zm ein Online-Forum eingerichtet, in dem Erfahrungen ausgetauscht und Fragen an den Autor gestellt werden können. Das Online-Forum ist zu finden unter www.zm-online.de in der Rubrik „Forum“.

Praxiseinzahlungen

KZV

Eigenanteil

Privat

Gesamt

in %

in %

Kons. Leistungen

100,0

7,5

107,5

35,3 %

Prothetik

77,5

46,0

14,0

137,5

45,2 %

Kieferbruch, Schienen...

2,0

2,0

0,6 %

Gnathologie

20,0

20,0

6,6 %

Parodontalbehandlung

1,0

4,0

5,0

1,6 %

Prophylaxe

24,0

6,0

30,0

9,9 %

Sonstige Leistungen

1,0

0,5

1,0

2,5

0,8 %

Summe:

181,5

90,5

32,5

304,5

100,0 %

100,0 %

59,6 %

29,7 %

10,7 %

Praxisauszahlungen

Personalkosten

50,0

24,4 %

16,4 %

Fremdlabor

80,0

39,0 %

26,3 %

Praxisbedarf

15,0

7,3 %

4,9 %

Raumkosten

16,0

7,8 %

5,3 %

Finanzierungskosten

15,0

7,3 %

4,9 %

Abschreibung

10,0

4,9 %

3,3 %

Praxissteuern

4,0

2,0 %

1,3 %

Fortbildung, Kongresse

5,0

2,4 %

1,6 %

Verschiedene Kosten

10,0

4,9 %

3,3 %

Summe:

205,0

100,0 %

67,3 %

Über-/Unterdeckung

99,5

32,7 %

Veränderung Forderungen

+ 15,0

Veränderung Verbindlichkeiten

– 10,0

 

Honorarleistung

224,5