Betriebswirtschaft für die Zahnarztpraxis

Zeitnah handeln – mit Soll-Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse

Eine praxistypische BWA reicht oft nicht aus – sie kann zu einer verzerrten und verfälschten Ergebnisdarstellung führen. Für eine betriebswirtschaftlich fundierte Unternehmensführung ist mehr nötig als der Blick in die Vergangenheit. Denn der macht zwar in Form der BWA tendenzielle Entwicklungen deutlich, geht aber bei weitem nicht genug ins Detail, um als Basis für eine realistische Prognose dienen zu können. Im abschließenden Teil dieser Artikel-Serie geht es um Planzahlen, die Ist-Situation einer Praxis und deren Auswertung.

Ausgehend von der erstellten Jahresplanung muss für einen unterjährigen Soll-Ist- Vergleich zunächst der Plan periodisiert werden. Wurde die Planung mit einer Tabellenkalkulation erstellt, ist dies ohne größeren Aufwand möglich. Im hier gezeigten Beispiel erfolgt die Auswertung per Ende Juni des laufenden Jahres und die Planwerte entsprechen hier 50 Prozent des Jahreswertes. Basis für die Ist-Werte, die dem Plan gegenübergestellt werden, sind die Leistungsstatistiken und die BWA des Steuerberaters, ebenfalls jeweils per Ende des Auswertungszeitraumes.  

Der Soll-Ist-Vergleich dieser Beispielpraxis zeigt auf, dass mit Einnahmen, welche deutlich über dem Planwert liegen, ein Ergebnis erwirtschaftet wurde, das ebenso deutlich unter Plan liegt. Die erkennbare Ursache hierfür liegt im abweichenden Leistungsspektrum der Praxis, den dadurch höheren Fremdlaborausgaben und in den Ausgaben für Personal. Unklar ist aber noch, in welchen Praxisbereichen die Ursachen hierfür zu finden sind. Aufschluss darüber gibt die Auswertung der einzelnen Bereiche, die den beiden Behandlern, der Prophylaxe, dem Labor und den von der gesamten Praxis insgesamt zu tragenden Ausgaben zugeordnet werden (Tabelle 2).

Plus und Minus

Beide Behandler haben deutlich höhere Leistungswerte als den Planansatz erreicht, konnten aber nur in der gemeinsamen Endabrechnung den vorgesehenen Deckungsbeitrag für die Praxis erwirtschaften. Hierbei gleicht das Plus im Verantwortungsbereich des Behandlers I das Minus im Bereich des Behandlers II aus. Beide können aus der Abrechnung im Detail entnehmen, welche Einzelbereiche der von ihnen erbrachten Leistungen von den Planwerten abweichen und welche Ausgabenansätze in ihrem Verantwortungsbereich überschritten wurden (Tabelle 3).  

Der Prophylaxebereich ist deutlich hinter den Erwartungen zurückgeblieben und hat das Gesamtergebnis der Praxis entsprechend negativ beeinflusst. Das kleine Eigenlabor liegt nahezu im Plan, weist aber ebenfalls Abweichungen in den einzelnen Positionen auf (Tabelle 4).

Zielorientiert

Die von allen Praxisbereichen gemeinsam zu tragenden Ausgaben weichen nur geringfügig von den Planwerten ab, haben aber die Praxis höher als vorgesehen belastet.  

Am Anfang der Analyse war zwar ersichtlich, dass die Beispielpraxis trotz höherer Einnahmen ein schlechteres Ergebnis erzielt hat – die Ursachen hierfür blieben aber im Dunkeln. Der weitere Fortgang des Beispiels zeigt nun, dass durchaus eine genaue Aussage darüber getroffenen werden kann, wo die Gründe für diese Negativentwicklung liegen, welche Bereiche sich planmäßig entwickelt haben und welche nicht. Genau hieraus lassen sich nun wichtige Ansatzpunkte für betriebswirtschaftlich sinnvolle, zielorientierte Entscheidungen erkennen.

Das Unbehagen vieler Zahnärzte vor dem Zahlenwerk der eigenen Praxis ist in den meisten Fällen unbegründet. Vermutlich verhält es sich mit dieser ablehnenden Haltung dem Controlling gegenüber ebenso wie mit allem was neu, konfus und unverständlich erscheint. Hinzu kommt bei der Betriebswirtschaft allerdings der Umstand, dass es äußerst gefährlich sein kann, sich diesem Thema langfristig zu verschließen. Wenn der Zahnarzt aber erst einmal einen Fuß in der Tür hat, wird es sich als weitaus verständlicher erweisen, als er im Vorfeld gedacht haben mag. Das Ziel eines jeden Praxischefs sollte es sein, sich die Zahlen und ihre Bedeutung zunutze zu machen – denn dafür sind sie da.

Dipl.-Betriebswirt (FH) Detlev Westerfeld
Wörrstädter Straße 2
55278 Undenheim

Soll-Ist-Vergleich

Januar bis Juni 2003

Praxis, gesamt

Plan

Ist

Abweichung

Einnahmen

Privatpatienten

195 000

178 000

–17 000

Zuzahlungen

125 000

117 000

–8 000

KZV

250 000

295 000

45 000

Eigenlabor

10 000

12 000

2 000

Fremdlabor

120 000

155 000

35 000

700 000

757 000

57 000

Leistungsarten

Kons. / Chir.

140 000

171 000

31 000

Prophylaxe

50 000

40 000

–10 000

Parodontose

50 000

50 000

ZE

100 000

120 000

20 000

KFO

50 000

55 000

5 000

Gnathologie

100 000

70 000

–30 000

Implantate

15 000

14 000

–1 000

Laser

20 000

18 000

–2 000

Sonstige

32 500

28 000

–4 500

FLAB

120 000

165 000

45 000

ELAB

7 500

10 000

2 500

Material

15 000

16 000

1 000

700 000

757 000

57 000

Ausgaben

Personal

225 000

250 000

25 000

Fremdlabor

120 000

165 000

45 000

Material

15 000

16 000

1 000

Raum

35 000

35 000

Finanzierung

30 000

30 000

Abschreibung

25 000

25 000

Buchhaltung

2 500

3 000

500

Instandhaltung

7 500

6 000

–1 500

Mieten B+G

6 000

6 000

Versicherungen

1 500

1 500

Verwaltung

17 500

22 000

4 500

Sonstige

5 000

6 500

1 500

490 000

566 000

76 000

Praxisergebnis

210 000

191 000

–19 000

zm-Serie

BWL für den Zahnarzt

Mit einer vierteiligen zm-Artikelserie soll dem Zahnarzt die Angst vor den Zahlen genommen werden – damit er zum Chef über die wirtschaftliche Entwicklung seiner Praxis wird. Die Themen im Überblick:

■ Einstieg in die Betriebswirtschaft (zm 20/2003)

■ Betriebswirtschaftliches Berichtswesen als Entscheidungsgrundlage (zm 21/2003)

■ Betriebswirtschaftliche Erfolgsplanung (zm 22/2003)

■ Soll-Ist-Vergleich und Abweichungsanalyse als effektives Instrument eines zeitnahen Handelns (zm 23/2003)

 



Soll-Ist-Vergleich

Januar bis Juni 2003

Behandler I

Behandler II

Plan

Ist

Abweichung

Plan

Ist

Abweichung

Einnahmen

Privatpatienten

150 000

130 000

–20 000

20 000

30 000

10 000

Zuzahlungen

70 000

80 000

10 000

30 000

15 000

–15 000

KZV

100 000

135 000

35 000

150 000

160 000

10 000

Eigenlabor

Fremdlabor

70 000

90 000

20 000

50 000

65 000

15 000

390 000

435 000

45 000

250 000

270 000

20 000

Leistungsarten

Kons. / Chir.

90 000

125 000

35 000

50 000

46 000

–4 000

Prophylaxe

Parodontose

35 000

30 000

–5 000

15 000

20 000

5 000

ZE

60 000

80 000

20 000

40 000

40 000

KFO

50 000

55 000

5 000

Gnathologie

90 000

65 000

–25 000

10 000

5 000

–5 000

Implantate

10 000

7 000

–3 000

5 000

7 000

2 000

Laser

15 000

10 000

–5 000

5 000

8 000

3 000

Sonstige

12 500

10 000

–2 500

20 000

18 000

–2 000

FLAB

70 000

100 000

30 000

50 000

65 000

15 000

ELAB

Material

5 000

8 000

3 000

5 000

6 000

1 000

387 500

435 000

47 500

250 000

270 000

20 000

Ausgaben

Personal

50 000

55 000

5 000

100 000

115 000

15 000

Fremdlabor

70 000

100 000

30 000

50 000

65 000

15 000

Material

5 000

8 000

3 000

5 000

6 000

1 000

Raum

15 000

15 000

7 500

7 500

Finanzierung

Abschreibung

5 000

5 000

5 000

5 000

Buchhaltung

Instandhaltung

2 500

2 000

–500

2 500

–2 500

Mieten B+G

4 500

4 500

1 500

1 500

Versicherungen

Verwaltung

Sonstige

1 000

1 000

500

500

152 000

190 500

38 500

171 500

200 500

29 000

Über-/Unterdeckung

235 500

244 500

9 000

78 500

69 500

–9 000

zm-Service

Eine Checkliste zum Thema „Betriebswirtschaft in der Zahnarztpraxis“ kann unter www.new-image-dental.de


 

 

 


■ Zum Thema „BWL in der Zahnarztpraxis“ ist auf den Internetseiten der zm ein Online-Forum eingerichtet, in dem Erfahrungen ausgetauscht und Fragen an den Autor gestellt werden können. Das Online-Forum ist zu finden unter www.zm-online.de in der Rubrik „Forum“.  


Soll-Ist-Vergleich

Januar bis Juni 2003

Behandler I

Behandler II

Plan

Ist

Abweichung

Plan

Ist

Abweichung

Einnahmen

Privatpatienten

25 000

18 000

–7 000

Zuzahlungen

25 000

22 000

–3 000

KZV

Eigenlabor

10 000

12 000

2 000

Fremdlabor

50 000

40 000

–10 000

10 000

12 000

2 000

Leistungsarten

Prophylaxe

50 000

40 000

–10 000

Laser

Sonstige

FLAB

ELAB

7 500

10 000

2 500

Material

2 500

2 500

2 000

–500

52 500

40 000

–10 000

10 000

12 000

2 000

Ausgaben

Personal

25 000

24 000

–1 000

5 000

8 000

3 000

Fremdlabor

Material

2 500

–2 500

2 500

2 000

–500

Raum

4 500

4 500

500

500

Finanzierung

Abschreibung

5 000

5 000

Buchhaltung

Instandhaltung

1 000

1 000

Mieten B+G

Versicherungen

Verwaltung

Sonstige

500

500

37 000

34 500

–2 500

8 000

11 000

3 000

Über-/Unterdeckung

15 500

5 500

–10 000

2 000

1 000

–1 000

Allgemein

Plan

Ist

Abweichung

Ausgaben

Personal

45 000

48 000

3 000

Fremdlabor

Material

Raum

7 500

7 500

Finanzierung

30 000

30 000

Abschreibung

10 000

10 000

Buchhaltung

2 500

3 000

500

Instandhaltung

2 500

3 000

500

Mieten B+G

Versicherungen

1 500

1 500

Verwaltung

17 500

22 000

4 500

Sonstige

5 000

4 500

–500

121 500

129 500

8 000

Über-/Unterdeckung

–121 500

–129 500