Motivieren und Lohnkosten senken – das geht

Diese Zuwendung zahlt sich a

Ihre Helferin stöhnt über Abzüge? Eine Gehaltserhöhung stünde an? Erhöhen Sie ihren Nettolohn, aber so, dass es sich lohnt. Sie können zwischen vielen steuerfreien Zuwendungen wählen. Hier entfallen oft Lohn- und Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und Sozialversicherung. Und Ihre Mitarbeiterin kann trotzdem noch den steuerfreien „Arbeitnehmerpauschbetrag“ nutzen. Hier die Möglichkeiten – für Sie aktualisiert.

Der Gesetzgeber hat im Jahr 2004 einige bisher gewährte Vergünstigungen gestrichen, andere reduziert. Das war zu erwarten. Dennoch bleiben Ihnen viele Möglichkeiten, um Mitarbeitern abgabenfreie Zuwendungen zukommen zu lassen. Vielleicht, weil sich eine Mitarbeiterin ein Extra verdient hat, weil das Quartal sehr gut lief, weil eine besondere Konstellation dieses sinnvoll macht. Für Aushilfen oder Minijobber in der Praxis sind steuer- und sozialabgabenfreie Zuwendungen ebenfalls denkbar.

Der erste Schritt ist wohl stets das vertrauliche Gespräch mit der Mitarbeiterin, um zu klären ob sie überhaupt interessiert ist. Da für die Zuwendungen ja keine Sozialbeiträge abgeführt werden, hat sie aus dieser besonderen Leistung keine Ansprüche hinsichtlich gesetzlicher Rentenversicherung, Arbeitslosen- oder Krankengeld. Darauf sollte der Zahnarzt die Helferin auf jeden Fall hinweisen.

Weiß er, welche Zuwendungen für eine Mitarbeiterin grundsätzlich in Frage kämen, kann er die steuerlichen Aspekte mit seinem Steuerberater abklären. Denn für die steuerund sozialabgabenfreien Zuwendungen gelten einige Regeln, welche hier nicht in ihrem gesamten Umfang dargestellt werden können. Zum Beispiel können zwar die meisten Zuwendungen nur zusätzlich zum ohnehin vereinbarten Arbeitslohn gewährt werden, andere aber nur stattdessen. Je nach Wahl der Zuwendung, darf der bisherige Arbeitslohn sinken und die begünstigte Zuwendung die Differenz ausgleichen oder eben nicht. Manche Zuwendungen darf der Arbeitgeber auch nebeneinander und sogar pauschal besteuerten Teilzeitkräften, den Minijobbern, gewähren.

Da bringt es dem Zahnarzt Vorteile, wenn er die wesentlichen abgabenfreien Zuwendungen für Mitarbeiterinnen kennt.

Neu geregelt

Die Bestimmungen für einige Zuschläge haben sich zum Jahresbeginn verändert.

Zuschläge:

Diese Zuschläge sind jetzt nur noch für Arbeitnehmer steuer- und beitragsbegünstigt, deren Stundenlohn 50 Euro nicht übersteigt. Erhalten die Mitarbeiterinnen einer Zahnarztpraxis die Zuschläge zusätzlich zum Arbeitslohn, gelten folgende Grenzen: Weiterhin sind die Zuschläge für Nachtarbeit und die Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit kombinierbar. Hingegen ist eine Kombination von Sonn- und Feiertagszuschlägen nicht möglich.

Preisnachlässe:

Der Preisnachlass, den ein Zahnarzt einer Mitarbeiterin steuer- und sozialabgabenfrei gewähren kann, hat sich auf 1 080 Euro reduziert. Dieser Freibetrag steht der Mitarbeiterin auf jeden Fall zu, auch dann, wenn der Preisnachlass höher ausfällt. Dann müssen nur für den übersteigenden Betrag Steuern und Sozialabgaben gezahlt werden. Weiterhin ist auch die pauschale Versteuerung aller Preisnachlässe zwar möglich, aber sehr kompliziert und aufwändig.

Pensionskassen und Pensionsfonds:

Hier gilt weiterhin, dass bis zu vier Prozent der jeweiligen Beitragsbemessungsgrundlage in der gesetzlichen Rentenversicherung (BBG), steuer- und sozialabgabenfrei in eine Pensionskasse oder einen Pensionsfonds eingezahlt werden können. Für das Jahr 2004 liegt der Höchstbetrag bei 2 472 Euro (vier Prozent von der derzeitigen BBG von 61 800 Euro). Wie bisher, muss es sich um das erste Arbeitsverhältnis (auch als Teilzeitkraft oder Minijobber) des Arbeitnehmers handeln. Dann können die Beiträge durch Entgeltumwandlung oder vom Arbeitgeber zu Gunsten des Arbeitnehmers gezahlt werden. Abfindungen:

Für das Jahr 2004 hat hier der Fiskus die Freibeträge für alle ab dem 01. Januar 1999 abgeschlossenen Arbeitsverträge reduziert. Steuer- und sozialversicherungsfrei können somit nur noch Zahlung bis zu den in der Tabelle angegebenen Höchstgrenzen erfolgen.

Fahrtkostenzuschüsse:

Rigoros gestrichen hat der Fiskus die Steuerfreiheit für Zuschüsse zu „Job-Tickets“, die ein Zahnarzt seinen Mitarbeitern für die Fahrten zwischen Wohnung und Praxis mit öffentlichen Verkehrsmitteln geben konnte. Ab Januar 2004 werden alle Fahrtkostenzuschüsse dem Arbeitslohn zugerechnet und sind somit zunächst steuer- und beitragspflichtig.

„Job-Tickets“ können jetzt jedoch gegen Vorlage und Einbehalt des Originals bei den Lohnunterlagen vom Zahnarzt erstattet und – wie bislang die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte der Helferin mit privatem PKW – mit 15 Prozent pauschaliert besteuert werden.

Sachbezüge:

Sachbezüge, wie Benzingutscheine, Kost, Waren oder Dienstleistungen darf der Zahnarzt Mitarbeitern weiterhin steuerund sozialabgabenfrei gewähren. Jedoch hat sich der begünstigte Betrag pro Monat und Mitarbeiterin auf 44 Euro reduziert. Weiterhin gilt, dass alle Sachbezüge, die einer Helferin in einem Monat gewährt werden, addiert werden und insgesamt 44 Euro nicht überschreiten dürfen. Zur steuerlichen Anerkennung ist weiterhin die korrekte Angabe von Art und Menge der Ware auf dem Gutschein erforderlich.

Heirats- und Geburtsbeihilfen:

Der Freibetrag für diese abgabenfreie Beihilfen wurde im Jahr 2004 auf 315 Euro je Heirat und je Kind sowie je Dienstverhältnis gekürzt. Wie bisher auch können diese Beihilfen in Geld ausgezahlt werden.

Altbewährtes

Weitestgehend geblieben wie im Vorjahr sind die Bestimmungen zu den nachfolgenden Zuwendungen.

Auslagenersatz:

Sämtliche Kosten, die einer Mitarbeiterin entstehen, wenn sie für die Praxis unterwegs ist, kann der Zahnarzt ersetzen und als Betriebsausgaben geltend machen. Hierzu zählen die Fortbildung und Übernachtungskosten genauso, wie die Fahrtkosten für die dienstliche Nutzung des privaten PKWs der Mitarbeiterin. Das Finanzamt akzeptiert folgende Kilometerpauschalen:

mit eigenem PKW  0,30 €

mit eigenem Motorrad  0,13 €

mit eigenem Moped/Mofa  0,08 €

mit eigenem Fahrrad  0,05 €

Hier hat sich gegenüber dem Jahr 2003 keine Änderung ergeben.

Arbeitsessen: Stellt der Praxisinhaber den Mitarbeitern Wasser, Kaffee oder andere Getränke während der Arbeitszeit in der Praxis zur Verfügung, zählt das nicht als Teildes Arbeitslohns. Auch Speisen, die der Zahnarzt anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes – zum Beispiel bei der Quartalsabrechnung – seinen Helferinnen kostenlos in der Praxis gewährt, sind steuerfreie Aufmerksamkeiten, falls ihr Wert pro Helferin und Arbeitseinsatz 40 Euro nicht überschreitet. Wie bei den anderen Aufmerksamkeiten darf der Zahnarzt allerdings kein Geld schenken.

Arbeitsmittel:

Auch die steuerliche Handhabung bei den Arbeitsmitteln hat keine Änderung gegenüber dem Jahr 2003 erfahren. Der Zahnarzt kann seiner Mitarbeiterin also auch weiterhin den hochwertigen persönlichen Kugelschreiber als Arbeitsmittel zur Verfügung stellen, ebenso wie die typische Berufskleidung. Auch die Reinigung der Berufskleidung der Helferin kann der Zahnarzt als Betriebsausgabe geltend machen. Für die Helferin bleiben diese Zuwendungen weiterhin steuer- und sozialabgabenfrei.

Aufmerksamkeiten:

Der Zahnarzt kann weiterhin seiner Mitarbeiterin – zum Beispiel zum Namenstag, Geburtstag, Verlobung, oder Einschulung eines Kindes – Geschenke überreichen, die steuerliche Freigrenze bleibt auch im Jahr 2004 bei 40 Euro je Anlass. Wie bisher gilt, dass diese steuerliche Freigrenze nicht überschritten werden darf, da sonst der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig wird. Eine weitere Voraussetzung ist, dass es sich um Sachgeschenke handeln muss. Denn Geldgeschenke werden dem Arbeitslohn zugerechnet und sind somit steuerund sozialabgabenpflichtig.

Trinkgelder:

Geschenke, auch Geldgeschenke, welche die Helferinnen von Patienten erhalten, interessieren den Fiskus nicht.

Betriebsveranstaltungen:

Auch hier gelten die gleichen Regelungen wie im Jahr 2003. Maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr sind steuer- und beitragsfrei. Zudem müssen solche „üblichen“ Betriebsveranstaltungen für alle Mitarbeiterinnen der Zahnarztpraxis offen sein. Der Betrag von 110 Euro pro Person und Veranstaltung darf nicht überschritten werden, sonst wird der komplette Betrag steuerund beitragspflichtig. Der Betrag von 110 Euro pro Mitarbeiterin und Veranstaltung beinhaltet alle Kosten, wie Übernachtung, Saalmiete, Essen und mehr, darf aber auf keinen Fall Geldgeschenke beinhalten. Angehörige oder Gäste der Mitarbeiterinnen können an der Veranstaltung teilnehmen, jedoch werden die Kosten der jeweiligen Mitarbeiterin zugerechnet.

Für jede weitere Betriebsveranstaltung in einem Jahr aber auch für „unübliche“, also teurere Veranstaltungen empfiehlt sich die pauschale Besteuerung. Der Zahnarzt bezahlt 25 Prozent Pauschalsteuer auf den Gesamtbetrag,dafür ist die Veranstaltung für die Mitarbeiterinnen steuer- und beitragsfrei.

Restaurantschecks:

Diese steuer- und sozialversicherungsfreien Essenszuschüsse können weiterhin gewährt werden. Aufgrund der komplizierten Berechnungsmethode empfiehlt sich eine pauschale Versteuerung mit 25 Prozent.

Gesunderhaltende Maßnahmen im Betrieb:

Weiterhin ohne Begrenzung sind diese steuer- und sozialabgabenfreien Zuwendungen – etwa Krankengymnastik am Arbeitsplatz – an Helferinnen möglich. Gegenüber dem Finanzamt muss der Zahnarzt nur nachweisen, welche Mitarbeiterin die Leistung in Anspruch genommen hat. Handelt es sich um eine festgelegte Betriebssportmöglichkeiten, an der das ganze Praxisteam teilnimmt, ist dieser Einzelnachweis nicht notwendig.

Zinsvorteile:

Zinsvorteile kann ein Zahnarzt weiterhin seiner Mitarbeiterin steuer- und abgabenfrei zukommen lassen. Liegt das unverzinsliche oder zinsverbilligte Arbeitgeberdarlehen unter 2 600 Euro, bleiben die Zinsersparnisse bei der Helferin insgesamt steuerfrei. Bei einem höheren Darlehen stellt die Differenz zum neuen Rechnungszinssatz von fünf Prozent einen Arbeitslohn dar

 Zuschläge für Heimarbeit:

Der Fiskus fördert weiterhin die Heimarbeit. Bis zu zehn Prozent des bislang vereinbarten Gehaltes kann eine Helferin steuerfrei erhalten, wenn sie Praxisarbeiten von zu Hause aus erledigt.

Nutzungsüberlassung:

Weiterhin keine Probleme hat ein Zahnarzt, der seiner Mitarbeiterin eine EDV, einen Laptop (inklusive Zubehör und Software) oder ein Handy zur Nutzung überlässt. Diese Nutzungsüberlassung ist selbst dann steuer- und sozialabgabenfrei, wenn die Mitarbeiterin das Handy beziehungsweise die EDV ausschließlich privat nutzt. Einzige Voraussetzung für die Abgabenfreiheit ist, dass das Gerät Eigentum des Praxisinhabers bleiben muss.

Verkauft der Zahnarzt seiner Mitarbeiterin den PC oder den Laptop (inklusive Zubehör und Software), muss er – wie bisher auch – nur den geldwerten Vorteil (Restwert) pauschal mit 25 Prozent versteuern. Das gilt jedoch nur für den PC nicht für ein Handy.

Telekommunikationszuschuss:

Auch diese Zuschüsse kann ein Zahnarzt weiterhin einer Mitarbeiterin steuer- und sozialabgabenfrei gewähren. Wegen der einfacheren Handhabung ist auch hier die pauschale Erstattung von 20 Prozent der Telefonkosten, maximal jedoch 20 Euro monatlich zu empfehlen.

Fehlgeldentschädigung:

Eine Fehlgeldentschädigung in Höhe von maximal 16 Euro monatlich kann der Zahnarzt einer Helferin steuer- und sozialabgabenfrei zukommen lassen, wenn diese (sei es auch nur im geringen Umfang) „im Kassendienst“ tätig ist, also für die Praxis-Kasse verantwortlich ist.

Beihilfen und Unterstützungen:

Bei Notlagen, wie ein Krankheits- oder Unglücksfall, kann der Zahnarzt seine Mitarbeiterin finanziell unterstützen. Bis zu 600 Euro jährlich können abgabenfrei ausgezahlt werden, wenn weniger als fünf Helferinnen in der Praxis beschäftigt sind; in Katastrophenfällen, zum Beispiel durch Hochwasser, sind 800 Euro möglich.

Kindergartenzuschuss:

Der Kindergartenzuschuss ist geblieben. Hat eine Mitarbeiterin Kinder, kann ein Zahnarzt steuer- und sozialabgabenfreie Zuschüsse zur Unterbringung und Betreuung in einem Kindergarten, einer Kindertagesstätte, einem Hort oder bei einer Tagesmutter zahlen. Der Zuschuss muss zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn gewährt werden und darf den von der Gemeinde festgesetzten Elternbeitrag für die Nutzung der Kindergarteneinrichtung nicht übersteigen.

Und noch ein Tipp zum Schluss:

Die Voraussetzungen für begünstigte Zuwendungen ändern sich immer wieder. Dies sollte jeder Zahnarzt in der Absprache mit seinen Mitarbeiterinnen berücksichtigen.

Dr. Sigrid Olbertz MBA
Zahnärztin und
Master of Business and Administration
Im Hesterkamp 12a
45768 Marl

Sonntage:

bis 50 %

gesetzliche Feiertage und 31. 12. ab 14.00 Uhr:

bis 125 %

Weihnachten (24. 12. ab 14:00 Uhr; 25./26. 12.) und am 1. Mai:

bis 150 %

Nachtarbeit von

20:00 bis 6:00 Uhr

bis 25 %

wenn Arbeitsaufnahme

vor 0 Uhr gilt: von 0 bis 4 Uhr

bis 40 %

Freibetrag

Alter des Arbeitnehmers

Betriebszugehö-rigkeit

7 200 €

ohne Bedeutung

ohne Bedeutung

9 000 €

mind. 50 Jahre

mind. 15 Jahre

11 000 €

mind. 55 Jahre

mind. 20 Jahre


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