Betriebsprüfung

Auf dem Prüfstand

Die Finanzverwaltung macht mobil. Zusätzlich eingestellte Betriebsprüfer verkürzen die Prüfungsfrequenz und eine neue Prüfungsanordnung hat die Kompetenz der Finanzbehörde deutlich erweitert. Aber wie läuft eine Betriebsprüfung ab? Womit muss ein Zahnarzt rechnen und wie sollte er sich verhalten? Gewusst wie…

Jede Betriebsprüfung muss rechtzeitig und schriftlich durch eine Prüfungsanordnung angemeldet werden. Die Steuerprüfer des Finanzamtes dürfen also nicht unangemeldet bei einem Zahnarzt in der Praxis erscheinen. Wenn ein Zahnarzt dagegen überraschend Besuch vom Finanzamt bekommt, dann handelt es sich nicht um eine Betriebsprüfung sondern um eine Steuerfahndung.

Die Betriebsprüfung wird mit der Prüfungsanordnung mindestens 14 Tage vorher angekündigt. Die Anordnung enthält aber auch noch weitere wichtige Informationen, wie die Rechtsgrundlagen für die Außenprüfung, die zu prüfenden Steuerarten, den Prüfungszeitraum und den Namen des Prüfers. Eventuell werden auch schon Termin und Ort der Prüfung genannt.

Was fängt der Zahnarzt mit diesem Schreiben nun an? Der Reißwolf wäre auf keinen Fall die Lösung. Der Steuerberater muss her! Denn jetzt müssen die steuerlichen Unterlagen für die Betriebsprüfung vorbereitet werden. In kurzer Zeit.

Der Tag X

Zwar kann der Zahnarzt oder sein Steuerberater eine Verlegung des Prüfungstermins beantragen, jedoch akzeptiert das Finanzamt nur wichtige Gründe, wie eine bereits gebuchte Urlaubsreise oder Fortbildungsveranstaltung, eine Erkrankung – auch im Familienkreis – des Zahnarztes, oder zu dem Termin anstehende Umbau- oder Renovierungsarbeiten in der Praxis. Selbstverständlich wird das Finanzamt einer Terminverlegung auch zustimmen, wenn der Steuerberater aus triftigen Gründen verhindert ist. Hat hingegen der Zahnarzt Probleme, weil er wichtige Belege nicht finden und erst aufwändig wiederbeschaffen muss, kann er lange um eine Terminverlegung beim Finanzamt nachsuchen.

Die Kernaussagen

Die wohl wichtigste Information in der Prüfungsanordnung sind die zu prüfenden Steuerarten und Kalenderjahre. Erstens ist der Betriebsprüfer an diese Prüfungsanordnung gebunden und darf auch nur die in der Prüfungsanordnung bezeichneten Steuerarten und -jahre prüfen.

Zweitens sind die dort genannten Steuerarten und Kalenderjahre für eine etwaige Selbstanzeige oder strafbefreiende Nacherklärung gesperrt. Das bedeutet, dass gegebenenfalls alle Möglichkeiten verbaut sind, durch eine reuige Nacherklärung – bislang nicht ordnungsgemäß erklärten Steuerbeträge – einer Bestrafung zu entgehen, sobald der Prüfer vor Ort zur Prüfung erschienen ist.

Die Hauptperson

Der zu prüfende Steuerpflichtige muss genau bezeichnet sein. Hierbei gibt es zwei Besonderheiten:

1. Prüfung bei zusammenveranlagten Ehegatten

Bei der Betriebsprüfung werden zusammen veranlagte Ehegatten wie zwei Einzelpersonen behandelt. Findet sich in der Prüfungsanordnung, dass der zu prüfende Steuerpflichtige der freiberuflich tätige Zahnarzt, Herr Dr. Müller ist, wird auch nur Herr Dr. Müller geprüft, sofern seine Ehefrau nicht als Unternehmerin tätig ist. Dabei können sämtliche Einkünfte des Ehemanns geprüft werden, also nicht nur die Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit, sondern auch die aus Vermietung und Verpachtung oder Kapitalvermögen. Einkünfte der Ehefrau werden hingegen nicht geprüft.

Soll sich die Prüfung auch auf die Einkünfte der Ehefrau beziehen, muss dies entweder aus der Prüfungsanordnung hervorgehenoder es muss eine eigene Prüfungsanordnung für die Ehefrau ergehen. In beiden Fällen ist eine Begründung notwendig. Eine solche Begründung könnte zum Beispiel sein, dass für die Besteuerung erhebliche Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung „an Amtsstelle“ nicht zweckmäßig erscheint. Dies könnte der Fall sein, wenn etwa Herr Dr. Müller als Zahnarzt tätig ist, seine Ehefrau hingegen „nur“ umfangreiche Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung – auch der Praxisimmobilie – sowie aus Kapitalvermögen – etwa Zinseinkünfte hat, die auch aus der Praxis gewährten Darlehen stammen können. Dass Ehegatten zusammen veranlagt werden, ist also für sich allein kein Grund für eine Prüfungsanordnung gegen beide Ehegatten.

2. Prüfung bei einer Gemeinschaftspraxis

Hier gibt es die Besonderheit, dass grundsätzlich nur die Gemeinschaftspraxis geprüft wird. Sprich: der gemeinsam erwirtschaftete Gewinn und auch die gemeinsamen Umsätze, wenn zum Beispiel ein Praxislabor vorhanden ist. Die übrigen Einkünfte der Zahnärzte bleiben außen vor, es sei denn, das Finanzamt lässt hierzu eine gesonderte Prüfungsanordnung zugehen. Auch hier ist dann eine Begründung der Prüfungsanordnung erforderlich, zum Beispiel, dass für die Besteuerung erhebliche Verhältnisse der Aufklärung bedürfen.

Nur unter den besonderen Voraussetzungen, wie sie auch für einen Ehegatten gelten, können die persönlichen Verhältnisse – also andere Einkünfte – der Gesellschafter der Gemeinschaftspraxis mit in die Prüfung einbezogen werden. Dies ist aber eher selten der Fall. Es ist also ohne weiteres möglich, dass Einkünfte aus nicht zahnärztlicher Tätigkeit, wie zum Beispiel aus Vermietung und Verpachtung oder Kapitaleinkünfte, bei einem Einzelpraxisinhaber geprüft werden, bei Zahnärzten einer Gemeinschaftspraxis aber ungeprüft bleiben.

Ort des Geschehens

Immer häufiger wird in den Praxisräumen und immer seltener beim Steuerberater geprüft. Das Finanzamt setzt damit zunehmend die seit dem Jahr 2000 geltende neue Prüfungsordnung um, die eine Prüfung im Regelfall in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen vorsieht und nur noch in Ausnahmefällen in den Räumen des Steuerberaters. Alternativ ist auch eine Prüfung in den Wohnräumen des Zahnarztes möglich, oder aber beim Finanzamt. Dabei obliegt es dem Zahnarzt, alle Akten, Unterlagen und anderes zu dem Prüfungsort zu bringen. Der Betriebsprüfer kann zudem die Räume der Zahnarztpraxis besichtigen und alle Mitarbeiter der Praxis befragen.

Quo vadis?

Keinem Zahnarzt kann unter diesen Maßgaben daran gelegen sein, dass die Betriebsprüfung in seinen Praxisräumen stattfindet. Die wenigsten Praxen verfügen über einen abgeschlossenen Büroarbeitsplatz, an dem der Prüfer ungestört arbeiten könnte. Zudem ist es undenkbar, dass ein Zahnarzt – bei laufendem Praxisbetrieb – dem Prüfer für seine Fragen zur Verfügung steht. Eine Betriebsprüfung in den Praxisräumen würde bedeuten, die Praxis für die Dauer der Prüfung zu schließen. Aber häufig ist die mögliche Alternative – eine Prüfung in den Wohnräumen des Zahnarztes – auch nicht wünschenswert, weil zum Beispiel der Ehepartner ebenfalls berufstätig und daher außer Haus ist. Wollte der Zahnarzt in der Praxis arbeiten, könnte er dem Prüfer ja nur morgens vor der Sprechstunde oder in der Mittagspause für klärende Rückfragen zur Verfügung stehen.

Bliebe noch die Prüfung beim Finanzamt, und die ist für den Zahnarzt ein unkalkulierbares Risiko, vom Aktenschleppen einmal abgesehen. Was tun?

Der Zahnarzt kann – obwohl gesetzlich nicht vorgesehen – um eine Prüfung in den Räumen seines Steuerberaters ersuchen. Aber Vorsicht – ob der Prüfer diesem Ersuchen entspricht, liegt ganz in dessen Ermessen. Gegebenenfalls sollte der Steuerberater des Zahnarztes dieses Ersuchen an den Prüfer stellen, denn meistens kennt der Steuerberater die Prüfer des Finanzamtes ganz gut und kann manches bewirken. Die Verlegung der Prüfung in die Räume des Steuerberaters hätte für einen Zahnarzt den unschätzbaren Vorteil, dass bei unklaren Sachverhalten zuerst sein Steuerberater gefragt wird. Der könnte als Profi unüberlegte und mit erheblichen negativen steuerlichen Konsequenzen belegte Antworten vermeiden, die dem Laien leicht entschlüpfen. Folgende Argumente könnten den Prüfer bewegen, ausnahmsweise einer Prüfung in den Räumen des Steuerberaters zuzustimmen:

• Die Prüfung kann effizienter abgewickelt werden, da der Steuerberater für die Fragen des Prüfers jederzeit zur Verfügung steht.

• Der Steuerberater ist über alle steuerliche Sachverhalte bestens informiert und eine fachkompetente Beantwortung unklarer Sachverhalte ist somit direkt möglich.

• Die erforderlichen Unterlagen befinden sich in der Kanzlei des Steuerberaters.

• Eine Besichtigung der Praxisräume ist jederzeit nach Absprache möglich.

Der Zeitrahmen

Standardmäßig werden drei zusammenhängende Jahre geprüft. Sollen ausnahmsweise mehr als drei Jahre geprüft werden, ist dies vom Finanzamt separat zu begründen. Besonders wenn steuerliche Faktoren über einen längeren Zeitraum zum Tragen kommen oder mit erheblichen Steuernachzahlungen („erheblich“ beginnt bei 2 000 Euro) gerechnet wird, beziehungsweise der Verdacht einer Steuerverkürzung im Raume steht, kann das Finanzamt diese Regelung nutzen. Sollte eine Prüfungsanordnung also einen längeren Zeitraum als drei Jahre beinhalten, ist Vorsicht geboten. Setzen Sie sich in jedem Fall mit Ihrem Steuerberater in Verbindung und klären Sie, worin die Gründe hierfür liegen könnten.

Eine Prüfung wird umso wahrscheinlicher, je unklarer dem zuständigen Bearbeiter beim Finanzamt die eingereichten Unterlagen erscheinen. Lassen die Unterlagen gar Ungereimtheiten erkennen, steht mit hoher Wahrscheinlichkeit bald eine Betriebsprüfung an. Grundsätzlich liegt es im Ermessen des Finanzamtes, ob und wer geprüft wird. Auch bei Zahnärzten deren Steuererklärungen keine Auffälligkeiten oder Ungereimtheiten erkennen lassen, kann eine Betriebsprüfung, als Zufälligkeitsprüfung, angeordnet werden. Dies erklärt, warum einige Zahnärzte schon mehrmals, andere hingegen noch nie eine Betriebsprüfung hatten. Gelegentlich wird eine Betriebsprüfung zum Aufbau einer Richtsatzsammlung über Umsatz- und Gewinnentwicklung einer Branche angeordnet. Hinter solch einer Richtsatzprüfung steckt dann nicht unbedingt ein Anlass in der Person des Zahnarztes, dennoch handelt es sich um eine ganz normale Betriebsprüfung mit all Ihren möglichen Folgen und Wirkungen.

Die ersten Anhaltspunkte

Dessen ungeachtet gibt es einige Kriterien, die eine Prüfung wahrscheinlich werden lassen. Zum Beispiel:

• Auffälliges: In der überwiegenden Zahl der Fälle erfolgt eine Auftragsprüfung, weil der zuständige Sachbearbeiter der Veranlagungsstelle des Finanzamtes den Zahnarzt zur Betriebsprüfung gemeldet hat, um Auffälligkeiten oder Besonderheiten nachzugehen.

• Schwankungen: Bei stark schwankenden Gewinnen. Denn die „normale“ Gewinnsituation von Zahnarztpraxen zeigt eher einen konstanten Verlauf.

• Die in der Steuererklärung deklarierten Einnahmen beziehungsweise die getätigten Entnahmen reichen nicht für den Lebensunterhalt. Das Finanzamt vermutet, dass der Steuerpflichtige einen Teil seines Lebensunterhaltes aus nicht versteuerten Einnahmen bestreitet.

• Auf den Konten des Zahnarztes finden sich regelmäßig Einlagen, deren Herkunft unklar ist. Hier vermutet das Finanzamt, dass es sich um Zinsen von Konten handeln könnte, die bislang in der Steuererklärung nicht angegeben worden sind.

• Der Zahnarzt tätigt größere Geschäfte im Immobilienbereich. Anschaffung und Veräußerung von Immobilien im größeren Umfang wecken immer das Interesse des Finanzamtes.

• Dem Finanzamt erscheinen Positionen des Jahresabschlusses beziehungsweise der Einnahmen-Überschussrechnung auffällig oder erklärungsbedürftig, zum Beispiel Rückstellungen, Sonderabschreibungen, oder Ansparrücklagen.

• Das Finanzamt bezieht sich auf Kontrollmitteilungen, die möglicherweise aus anderen Betriebsprüfungen stammen, wie etwa bei Lieferanten oder beim Fremdlabor des Zahnarztes, oder Patientenrechnungen mit Klärungsbedarf liegen dem Finanzamt vor.

Zudem gibt es den „Zeitungslesedienst“ beim Finanzamt. Dieser erstellt interne Mitteilungen über private Anzeigen. Bietet ein Zahnarzt zum Beispiel privat seine Segelyacht oder sein Ferienhaus in einer Zeitung per Inserat an, wird mit hoher Wahrscheinlichkeit dies vom Zeitungslesedienst des Finanzamtes erfasst und das zuständige Finanzamt per Kontrollmitteilung informiert.

• Bei jeder Praxisveräußerung, Praxisaufgabe oder Praxisübertragung muss mit einer Prüfung gerechnet werden, da in diesem Fall oftmals die „letzte Chance“ des Finanzamtes liegt, überhaupt noch eine Betriebsprüfung anberaumen zu können, etwa wenn ein Kind des Zahnarztes dessen Nachfolge antritt. Mit einer Prüfung ist selbst dann zu rechnen, wenn es sich „nur“ um einen Erbfall handelt oder um die übliche Praxisnachfolge. Denn der Zahnarzt wurde bisher vielleicht noch nie geprüft und gibt seine selbständige Tätigkeit jetzt endgültig auf.

• Neu abgeschlossene Verträge mit Familienangehörigen wecken die Neugierde des Finanzamtes. Dabei ist unerheblich, ob es sich um Arbeits-, Darlehens-, Miet- oder Pachtverträge handelt.

• Der Steuerpflichtige deklariert plötzlich, nach einer (vorangegangenen) Betriebsprüfung, hohe Überschüsse, oder aber bei dem Zahnarzt führte eine (vorangegangene) Betriebsprüfung bereits zu einer hohen Steuernachzahlung, oder mehrere Sachverhalte mussten berichtigt werden und diese Sachverhalte treten auch in späteren Jahren immer wieder auf. Hier muss der Zahnarzt mit einer Anschlussprüfung in den Jahren nach der (vorangegangenen) Betriebsprüfung rechnen.

Die Rosinenpicker

Aus den oben genannten Punkten sind auch die Schwerpunkte einer Betriebsprüfung ersichtlich. Denn eine durchgehende Prüfung wäre zu aufwändig und uneffektiv. Deshalb pickt sich der Prüfer gerne die Rosinen heraus; also Prüfbereiche bei denen am ehesten mit Steuernachzahlungen zu rechnen ist.

Als erstes haben die Prüfer durchaus erlaubte steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten im Visier. Denn hier ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass durch kleine Fehler relativ hohe Steuernachzahlungen erwachsen. Mit einer Prüfung in folgenden Bereichen ist deshalb immer zu rechnen:

• der Abgrenzung privater und betrieblicher Ausgaben, wie zum Beispiel Literatur, Bewirtung, gegebenenfalls Personalausgaben

• dem Zwei- oder Mehrkontenmodell im Besonderen

• dem üblichen Eigenverbrauch, wie privat genutzter PKW oder Telefonrechnungen

• dem Arbeitszimmer und seiner Nutzung

• der periodengerechten Gewinnermittlung (Abschreibungen, Ansparrücklagen, Einnahmen- und Kostenverschiebungen)

• den Miet-, Darlehens- und Arbeitsverträgen mit nahen Angehörigen

• dem Grundstückserwerb, Nutzungsüberlassungen und Nutzungsänderungen. Hinzu kommen einige weitere „Lieblingspunkte“ wie etwa Einnahmen und Kosten der Praxis oder Umsatzsteuer.

Praxiseinnahmen

Im Rahmen der Betriebsprüfung werden hier die gesamten Praxiseinnahmen zunächst aufgeschlüsselt nach: Honoraren von der KZV, Patientenzahlungen (Privatpatientenzahlungen und Eigenanteile von Kassenpatienten) und sonstige Einnahmen. Der Prüfer vergleicht zunächst die KZV-Einnahmen. Hierfür addiert er die vier von der KZV erstellten Quartalsabrechnungen. Ergeben sich Differenzen zur Steuererklärung des Zahnarztes, hakt der Prüfer nach. Doch hiervon sollte sich der Zahnarzt nicht beunruhigen lassen. Häufig kommen diese Differenzen dadurch zustande, dass in der Einnahmen-Überschussrechnung des Zahnarztes erst der Zahlungseingang erfasst wird. Zudem finden sich in vielen KZV Quartalsabrechnungen Korrekturen aus vorherigen Quartalen. Je nachdem wie diese Kürzungen oder Nachzahlungen in der Buchhaltung erfasst wurden, kann es zu Zuordnungsproblemen kommen.

Die Eigenanteile von Kassenpatienten werden überprüft. Für diese Überprüfung werden die KZV-Aufstellungen, nun für den Zahnersatz, zugrunde gelegt, welche der Zahnarzt zusammen mit der Quartalsabrechnung erhält. Der Prüfer subtrahiert von den Gesamtkosten des Zahnersatzes den Kassenanteil und erhält so den Eigenanteil der Kassenpatienten. Diese rechnerisch ermittelten Eigenanteile vergleicht der Prüfer dann mit den Einnahmen in der Buchführung. Hakt der Prüfer bei Abweichungen nach, bloß nicht irritieren lassen. Differenzen sind allein schon dadurch erklärbar, dass Patienten ihre Eigenanteile teilweise Monate später oder in Raten bezahlen. Gleichartige Schlüssigkeitsprüfungen werden auch bezüglich der Edelmetalleinkäufe durchgeführt. Ziel dieser Prüfungen ist das Aufspüren von vermeintlichen Schwarzeinnahmen.

Die Pflicht zur Umatzsteuer

Die meisten Zahnärzte haben mit der Umsatzsteuer kein Problem, denn die rein zahnärztliche Tätigkeit ist von der Umsatzsteuer befreit. Da aber auch in Zahnarztpraxen zunehmend umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbracht werden, rückt dieser Bereich auch immer mehr in den Fokus der Betriebsprüfer. Denn sobald der Zahnarzt nicht mehr die „Kleinunternehmerregelung“ für sich beanspruchen kann, unterliegt er der Umsatzsteuerpflicht.

Zahnärzte, deren umsatzsteuerpflichtige Umsätze im Vorjahr insgesamt 17 500 Euro nicht überstiegen haben und im laufenden Jahr insgesamt 50 000 Euro voraussichtlich nicht übersteigen werden, haben mit der Umsatzsteuer kein Problem. Deshalb sollte jeder Zahnarzt seine umsatzsteuerpflichtigen Umsätze regelmäßig auflisten. Eine nachträgliche Besteuerung wird teuer und zeitaufwändig.

Zu den umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen gehören zum Beispiel:

• Lieferung oder Wiederherstellung von Waren (Eigenlabor, Cerec)

• Verkauf von Waren (Prophylaxe Shop oder Gegenstände aus Praxis, Labor)

• nur eine Krankheit feststellen (Gutachten)

• Tätigwerden bei Nichtkrankheiten (ästhetische Leistungen)

• Materialbestellungen (Gold, Zähne)

• gesonderte Vergütung für Tätigkeit als geschäftsführender Gesellschafter einer Gemeinschaftspraxis

• gesondertes Entgelt für Vermietung an die Gemeinschaftspraxis

• andere umsatzsteuerpflichtige Vermietungsumsätze, zum Beispiel wenn die dem Zahnarzt gehörende Praxisimmobilie im Erdgeschoss an einen Dritten vermietet wurde (Fremdlabor, Boutique, Reisebüro, und mehr).

Gegebebenfalls sollte der Zahnarzt seine Einnahmen – zusammen mit seinem Steuerberater – auf den Aspekt der Umsatzsteuerpflicht durchforsten.

Praxiskosten

Hier vergleicht der Prüfer die in der Steuererklärung des Zahnarztes ausgewiesenen Praxiskosten mit statistischen Daten, zum Beispiel aus dem KZBV-Jahrbuch. Auch hier sollte der Zahnarzt den Fragen des Prüfers gelassen entgegen sehen, denn Gründe für höhere Praxiskosten gibt es ausreichend. Sei es die teurere Lage der Praxis, die höhere Miet- und Personalkosten bedingt, oder wenn ein neues Leistungsspektrum in der Praxis etabliert werden soll, was höhere Kosten für die Fort- und Weiterbildung aber auch Investitionen in Geräte mit sich bringt. Auch hohe Abschreibungen bedingt durch Praxisübernahme oder Neugründung sind häufig Gründe für eine überdurchschnittlich hohe Kostenstruktur der Praxis. Aber Vorsicht: Sehr genau schauen die Prüfer bei solchen Praxiskosten hin, welche gegebenenfalls auch privat veranlasst sein könnten! Hierzu gehören unter anderem:

• die Abrechnung von Reisekosten

• Belege für Bewirtung von Geschäftsfreunden

• Belege und Empfänger von (Werbe-)Geschenken

• Lohn- und Materialrechnungen, falls zu dieser Zeit auch privat gebaut oder renoviert wurde

• Belege über Fachliteratur

Dabei sollten die Möglichkeiten der Prüfer nicht unterschätzt werden, wie folgendes Beispiel zeigt: Ein Zahnarzt machte in seiner Steuerklärung unter anderem eine Rechnung über 105 Euro für Fachbücher geltend. Der Finanzbeamte überprüfte mit Hilfe seiner EDV die Kodierungsziffern und konnte dem Zahnarzt nachweisen, dass er keine Fachbücher, sondern reine Unterhaltungsliteratur gekauft hatte. Der Zahnarzt musste nicht nur die ersparte Einkommenssteuer in Höhe von 22 Euro entrichten, sondern wurde auch noch zu einer Geldstrafe von 5 000 Euro verurteilt – wegen Steuerverkürzung.

Ein weiterer, bei Betriebsprüfern zunehmend beliebter Bereich ist die Aufdeckung von Schwarzarbeit. Hier sollen die Betriebsprüfer der Regierung bei der Aufdeckung von illegaler Beschäftigung helfen, in dem die Finanzbehörde auch die Sozialversicherungsträger und das Arbeitsamt informiert. Deshalb gilt erhöhte Vorsicht bei der Auftragsvergabe an Privatpersonen – auch bei der Beschäftigung von hauswirtschaftlichem Personal.

Gespart und spekuliert

Bei seinen Vorbereitungen auf die anstehende Betriebsprüfung, informiert sich der Prüfer bei dem Bundesamt für Finanzen über erteilte Freistellungsaufträge des Zahnarztes. Damit sind Plausibilitätsprüfungen leichter möglich. Zum Beispiel: Ein Zahnarzt gibt aktuell keine Kapitaleinkünfte an, obwohl er den Sparerfreibetrag in der Vergangenheit voll ausgeschöpft hat. Denn: Zwischenzeitlich wurde der Sparerfreibetrag halbiert!

Auch Kontrollmitteilungen der Steuerfahndung aus deren Durchsuchung von Kreditinstituten kann der Prüfer im Gepäck haben.

Genau geprüft werden auch Zahnärzte, die Spekulationsverluste mit Wertpapieren angeben, um diese mit Spekulationsgewinnen zu verrechnen. Auf jeden Fall wird der Prüfer für Zeiten des Börsenbooms weitere Nachforschungen anstellen. Eine Kontenprüfung (Kontodaten nicht Kontobewegungen) über das Bundesamt für Finanzen und das Bundesaufsichtsamt für Finanzdienstleistungen dauert dabei „nur“ drei Tage; denn die Kreditinstitute sind gesetzlich verpflichtet, Kontendaten bis zu zehn Jahre lang aufzubewahren: diese Kontodaten sind nämlich Teil der eigenen Buchführung der Kreditinstitute.

Aktuell schauen die Prüfer auch bei Ferienhäusern in Spanien genau hin. Hier wird generell vermutet, dass die Finanzierung mit unversteuerten Geldern erfolgt sein könnte oder aber der tatsächliche Kaufpreis wesentlich höher war.

Schwarzgeldsünder haben im Vorfeld der Euro-Umstellung oft teuren Schmuck, Kunstgegenstände und Antiquitäten gekauft. Bei Barzahlung ist bei solchen Geschäften jedoch eine Registrierung der Kunden üblich. Ebenso ist davon auszugehen, dass die Betriebsprüfer dieser Branchen Kontrollmitteilungen erstellen. Und auch eine solche Kontrollmitteilung kann der Prüfer im Gepäck haben.

Betroffene Zahnärzte sollten vor Beginn der Betriebsprüfung auf jeden Fall zuerst das Gespräch mit ihrem Steuerberater suchen: nur so kann – bevor das Kind in den Brunnen fällt – mittels Selbstanzeige oder strafbefreiender Nacherklärung das Schlimmste verhindert werden. Vor voreiligem und eigenmächtigem Handeln ist jedoch dringend abzuraten!

Gesucht, gefunden

Damit die Betriebsprüfung zügig und reibungslos verläuft, sind dem Prüfer – für die Prüfjahre – folgende Unterlagen bereit zu legen:

• Aufzeichnungen des Steuerberaters, wie zum Beispiel die Buchführung. Wegen des möglichen elektronischen Datenzugriffes des Betriebsprüfers sind dabei zu unterscheiden:

a) Abschreibungs- und Anlagenverzeichnis,

b) Kontoauszüge für die Praxiskonten mit den Belegen (als Praxiskonten gelten hierbei alle Konten, über die auch Geldverkehr der Praxis abgewickelt wurde),

c) Abschlussunterlagen (Jahresabschlüsse, Einnahmen-Überschussrechnungen),

d) Zusammenstellung der übrigen Einkünfte, zum Beispiel aus Kapitalvermögen oder Vermietung

e) Wurden im Prüfungszeitraum Verträge mit nahen Angehörigen geschlossen oder geändert, müssen diese Verträge (Arbeits-, Miet- oder Darlehensverträge) ebenfalls vorgelegt werden.

f) Quartalsabrechnungen der KZV für den Prüfzeitraum, ohne Anlagen. Die Anlagen nur auf besondere Nachfrage des Prüfers vorgelegen.

g) Sofern der Zahnarzt seine Buchführung selbst erstellt, muss er – so wie sonst der Steuerberater – dem Prüfer einen Datenzugriff auf die EDV ermöglichen.

So viel EDV wie nötig

Ein besonderer Hinweis zum neu geregelten elektronischen Datenzugriff der Betriebsprüfer: Für Daten vor dem 1. Januar 2002 besteht keine Verpflichtung, diese in elektronischer Form (CD, Direktzugriff) vorzulegen, wenn ein maschinell lesbarer Datenträger überhaupt nicht zur Verfügung steht oder aber der Aufwand nicht oder nur mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand zu realisieren wäre (zum Beispiel nach Softwarewechsel).

Für Daten ab dem Stichtag 1. Januar 2002 besteht die generelle – und leider unausweichliche – Verpflichtung, sämtliche Buchführungs- und Belegdaten (zum Beispiel auch patientenneutralisierte Abrechnungsdaten, welche im Austausch mit einem Abrechnungszentrum erstellt werden), die jemals elektronisch hergestellt oder übermittelt wurden, dem Betriebsprüfer zugänglich zu machen (CD, Direktzugriff).

Hier gilt das Prinzip: So viel wie nötig aber so wenig wie möglich. Also nie mehr herausgeben, als ausdrücklich verlangt wird. Die erforderlichen Unterlagen sollten für die Prüfjahre sortiert und vollständig vorliegen. Das ermöglicht dem Prüfer einen zügigen Ablauf der Prüfung – für Zahnarzt und Prüfer wünschenswert. Unvollständige Unterlagen führen zu vermeidbaren Nachfragen, diese stören den Prüfungsverlauf und erregen den Unwillen des Prüfers … Also: Macht ein Zahnarzt einem Betriebsprüfer das Leben schwer, braucht er sich nicht zu wundern, wenn der mit gleicher Münze zurückzahlt.

Einfacher wird’s, wenn der Zahnarzt sich um eine angenehme zwischenmenschliche Atmosphäre bemüht, denn der Betriebsprüfer erledigt auch nur seine Arbeit. Und gegen eine Tasse Kaffee und etwas Gebäck hat der Prüfer bestimmt nichts einzuwenden.

Dr. Sigrid Olbertz, MBA
Zahnärztin, Master of Business Administration
Im Hesterkamp 12a
45768 Marl

Stefanie Hambloch-Stolz
Steuerberaterin
Hattinger Str. 348
44795 Bochum

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