Leistungsfähigkeit der Praxis steigern

Heiß auf Erfolg

Effiziente Praxisführung beruht auf dem Verständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge. Um langfristig zu bestehen, muss man die Stärken seiner Praxis kennen. Und die Schwächen.

In ihrer Funktion als Praxischefs müssen sich Zahnärzte verstärkt Aufgaben stellen, die über die rein medizinische Tätigkeit hinausgehen. Für finanziellen Erfolg kann nur sorgen, wer seine Praxis unternehmensorientiert führt und klare betriebswirtschaftliche Konzepte mit konkreten Planzahlen vorlegt. Die Anforderungen, die die Unternehmerrolle mit sich bringt, stellen für viele Zahnärzte eine große Herausforderung dar. Doch die Produktivität der Praxis zu messen, ist gar nicht so schwer.

Der Blick in die Bücher

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) lässt sich aus den Buchführungsunterlagen einer Zahnarztpraxis ableiten und ist eine Darstellung aller vollzogenen Zahlungsvorgänge. Am sinnvollsten ist die BWA, wenn der Steuerberater sie zeitnah erstellt und folgende Punkte enthalten sind:

• Alle im betrachteten Zeitraum zusammengefassten Einzahlungen, möglichst aufgeteilt nach Versicherungsform und Einnahmearten (zum Beispiel Prophylaxe, Prothetik, Chirurgie), ergänzt um die erstellten Rechnungen im Zeitraum ohne Zahlungseingang (Forderungszugang).

• Alle zusammengefassten Auszahlungen (ohne Privatentnahmen), gegliedert nach den praxisrelevanten Kostenarten, plus der Erhöhung an Verbindlichkeiten (Rechnungseingang ohne Zahlungsausgang) zuzüglich Abschreibungen.

• Die zahnärztliche Honorarleistung (das heißt Praxiseinnahmen minus Fremdlaborkosten).

• Das Ergebnis (entspricht der Differenz aus Praxiseinnahmen und -ausgaben).

• Einen Liquiditätsstatus, der kurzfristig verfügbare Gelder (Bar- und Bankguthaben) ausweist und um realisierbare Forderungen ergänzt werden kann.

Eine dementsprechend aufgebaute BWA zeigt an, wie hoch der Selbstzahleranteil ist und in welchen Leistungsbereichen welche Einnahmen erzielt wurden. Sie gibt auch Auskunft darüber, wie hoch die Kosten sind und deren Verhältnis zum Umsatz. Darüber hinaus zeigt sie das Praxisergebnis an. In Verbindung mit vorangegangenen Abrechnungszeiträumen zeigt die BWA Veränderungen und Entwicklungen in den einzelnen Bereichen auf. So können Zahnärzte erste Hinweise auf wirtschaftliche Engpässe entdecken. Als reine Vergangenheitsbetrachtung ist die BWA hingegen unzureichend.

Status quo in der Praxis

Zuverlässige Indikatoren für die Leistungsfähigkeit oder den Status quo einer Zahnarztpraxis sind die Produktivität der Mitarbeiter und die Intensität der Patientenbindung. Betriebswirtschaftliche Studien haben ergeben, dass zwischen Zufriedenheit und Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter sowie Patientenzufriedenheit und -bindung signifikante Zusammenhänge bestehen. Zur raschen Standortbestimmung empfiehlt sich daher eine kombinierte Analyse der Mitarbeiter- und Patientenzufriedenheit. Das geeignete Mittel: ein einfacher Fragebogen, der beim Besuch in der Praxis ausgefüllt werden kann. Die Ergebnisse einer solchen Analyse sind eine solide Basis zur Erarbeitung von Handlungsvorschlägen, die die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter und die Patientenbindung erhöhen. Als Idealbild sollte jede Praxis eine hohe Produktivität der Mitarbeiter und eine hohe Patientenbindung durch möglichst individuelle Betreuung anstelle einer Massenpraxis anstreben.

Um den Status quo zu bestimmen, sollten Praxisinhaber auch über eine SWOTAnalyse nachdenken. Sie konzentriert sich auf vier Aspekte: Stärken (Strengths), Schwächen (Weaknesses), Chancen (Opportunities) und Bedrohungen (Threats). Mit der SWOT-Analyse lassen sich die Entwicklungsmöglichkeiten der Praxis erfassen. Die Stärken- und Schwächenanalyse dient der Abbildung der Gegenwart und sind allein von internen Faktoren abhängig. Chancen und Bedrohungen stellen als zu erwartende Ereignisse eine Einschätzung der Zukunft dar und zählen als externe Ereignisse. Konzentrieren sich Zahnärzte auf die Stärken ihrer Praxis und bauen Kernkompetenzen aus, sichert das den langfristigen Erfolg.

Eine zukunftsorientierte Planung berücksichtigt darüber hinaus Umsätze und Kosten. Für einen effizienten Ressourceneinsatz in der Praxis ist es unerlässlich, die einzelnen Leistungsbereiche zu planen. Eine solche Planung lässt sich mittels Leistungsstatistik (für die Leistungen) und BWA (für die Kosten) leicht aufstellen. Ein Plan-Ist-Vergleich schließlich gibt Auskunft über die tatsächliche betriebswirtschaftliche Entwicklung und ermöglicht ein zeitnahes Controlling.

Mithilfe dieser Instrumente können Zahnärzte den Überblick über die betriebswirtschaftliche Situation ihrer Praxis stets im Auge behalten und – falls nötig – zeitnahe Steuerungsmaßnahmen einleiten.

Patienten langfristig binden

Die Qualität der zahnärztlichen Leistung stellt die absolute Basis für den Praxiserfolg dar. Sie sichert das für eine langfristige Bindung notwendige Vertrauen. Regelmäßige Fortbildungen für Zahnarzt und Team sind daher Pflicht. Darüber hinaus muss kontinuierlich in die moderne Ausstattung der Praxis investiert werden. Mit Blick auf den Wandel des Patienten zum anspruchsvollen, kritischen „Kunden“ sollte die Qualitätssicherung der zahnmedizinischen Behandlung unbedingt ergänzt werden durch einen stetigen Ausbau der Serviceorientierung des gesamten Praxispersonals. Denn: Der Patient, der als Laie die zahnärztliche Leistung oft nur eingeschränkt beurteilen kann, zieht zur Beurteilung der Praxis Sekundärkriterien, zum Beispiel das Praxisambiente, heran.

Nicht nur Stammpatienten zu halten, auch neue zu gewinnen, entscheidet über die Zukunft einer Praxis. Gute Chancen, die Kartei zu erweitern, haben Zahnärzte, die ihre Stärken und Kernkompetenzen in Form eines Praxiskonzepts definieren, das sich an einer bestimmten Patientenzielgruppe ausrichtet. Durch die Neugestaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen der Außendarstellung für Zahnärzte bietet sich dafür eine Reihe von Möglichkeiten: die telefonische und schriftliche Direktansprache durch Recalls, ein ansprechender Internetauftritt oder auch eine Praxiszeitung. Ziel ist die Entwicklung eines individuellen Profils im Sinne einer unverwechselbaren Marke.

Stefan Seidel
Francesco Tafuro
Mainzer Straße 5
55232 Alzey

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