Kartenzahlung in der Praxis

Nicht nur Bares ist Wahres

Erschrockene Blicke, nervöses Kramen im Portmonee und dann ein beschämtes „Ich habe gerade kein Geld dabei“ – eine bekannte Szene aus dem Praxisalltag. Können Patienten ihre Rechnung per Bankkarte begleichen, erledigt sich dieses Problem oft von selbst.

 

 

Ob im Supermarkt, an der Tankstelle oder im Klamottenladen, überall kann man heute bargeldlos bezahlen. Auch für die Zahnarztpraxis ist die Karte eine denkbare Option. Foto: Schuster

Aufgrund der Praxisgebühr sammelt sich viel Bargeld in der Praxis. Mit der Zahlung per Karte lässt sich das verhindern. Aber: Für jede Transaktion fallen Gebühren an. Praxisinhaber sollten sich daher vorher überlegen, ab welchem Betrag sie Karten akzeptieren. Foto: CC

„Besonders die Jüngeren finden es gut, mit der Karte zu bezahlen. Für die ist das ganz normal“, berichtet Angelika Mehl, Praxismanagerin in der Kölner Gemeinschaftspraxis Beckers, Sabbagh und Hassert. Seit fünf Jahren wird hier die ec-Karte akzeptiert. Mehls Erfahrungen damit: durchweg positiv. „Via electronic cash hat man sein Geld schneller auf dem Konto“, sagt sie. Ein weiterer Pluspunkt: „Es sammelt sich weniger Bargeld an. Allein durch die Praxisgebühr kommen im Quartal mehrere tausend Euro zusammen.“ Diese Summen regelmäßig zur Bank zu bringen, war Zahnärzten und Helferinnen zu riskant. Sie entschieden: Karte ist Trumpf.

Von ecCash bis Lastschrift

Mit dem guten Namen kann man auf verschiedene Arten zahlen. Im Folgenden vier der häufigsten Lösungen:

• Electronic Cash (ecCash):

Der Patient gibt am Terminal seine persönliche Geheimnummer (PIN) ein. Sie wird online kontrolliert und bei erfolgreicher Prüfung autorisiert die Bank die Zahlung. Das klappt reibungslos, wenn die Helferinnen die Rechnung noch während der Untersuchung ausstellen. Vorteil: Das Geld geht sofort auf dem Praxiskonto ein. Nachteil: Die Gebühren sind vergleichsweise hoch.

• GeldKarten-Funktion:

Auf Geldkarten mit Chip können Bankkunden Guthaben bis zu 200 Euro speichern. Die Zahlung in der Zahnarztpraxis erfolgt offline, ohne Eingabe der PIN. Der Rechnungsbetrag wird vom geladenen Guthaben abgezogen. Vorteil ist, wie bei ecCash, der schnelle Zahlungseingang. Die Gebühren sind hier etwas günstiger.

• Elektronisches Lastschriftverfahren: Bei diesem Verfahren, dem so genannten ELV, erfasst das Lesegerät die Bankdaten und druckt einen Beleg, der – vom Patienten unterschrieben – als Einzugsermächtigung dient. Vorteil: Die Gebühren sind niedrig. Nachteil: Es gibt keine Eingangsgarantien. Platzt die Zahlung eines Patienten, entstehen Mahnungskosten – und es klafft eine Lücke auf dem Praxiskonto.

• Point of Sale ohne Zahlungsgarantie: Gleicher Ablauf wie beim ELV. Beim Point of Sale wird aber anhand einer Sperrdatei online geprüft, ob die Karte als verloren oder gestohlen gemeldet wurde. Falls sich die Karte in der Datei befindet, wird der Vorgang abgebrochen. Weil diese Methode als veraltet gilt, wird sie Ende 2006 vom Bankenverband ZAK eingestellt.

Alle vier Verfahren minimieren den Bargeldbestand in der Praxis. Sicheren und schnellen Transfer bieten aber nur ecCash und GeldKarte. Zum Vergleich: Mit Überweisungsträger dauert die Abwicklung mindestens zwei bis drei Tage – vorausgesetzt, der Patient geht sofort zur Bank. Zu bedenken ist aber, dass ecCash und GeldKarte teurer sind als ELV: Pro Buchung werden um acht bis zehn Cent fällig, hinzu kommen Autorisierungskosten der Kreditwirtschaft. Das sind 0,3 Prozent vom Umsatz, mindestens acht Cent. Lastschriftverfahren sind deutlich günstiger: Für jede ELV-Zahlung werden von Bank und Kreditwirtschaft jeweils fünf Cent berechnet.

Eine weitere Alternative sind Kreditkarten. Dafür ist allerdings ein separater Vertrag mit der Bank abzuschließen, weil hier andere Konditionen gelten. Bevor Zahnärzte sich für eine Option entscheiden, müssen sie deshalb genau abwägen, wie oft und für welche Rechnungsbeträge sie Karten akzeptieren wollen. Wer als Praxisinhaber nicht durch offene Rechnungen in Bedrängnis geraten will, denkt über ecCash nach. Das Verfahren ist zwar teurer, bietet aber eine sofortige Eingangsgarantie. Unnötige Zinsen für den Dispokredit kann man sich so sparen.

Dann lohnt sich die Karte

Zahnarzt Viktor Koch aus Trier zum Beispiel hat sich entschieden. Sein ecCash-Terminal ist bestellt und wird demnächst installiert. Einsetzen will Koch ihn aber nur im „Notfall“. Zum Beispiel, wenn ein Patient nicht genug Bares für die Praxisgebühr dabei hat. Ansonsten ist der Terminal für Rechnungen ab 30 Euro gedacht. „Für Kleckerbeträge will ich die Gebühren nicht zahlen“, so seine Begründung. Da der Praxis-Chef den Terminal nur selten nutzen will, muss er sich keine Sorgen machen, dass die Transaktionskosten aus dem Ruder laufen.

Für Zahnärzte, die viele Zahlungen darüber abwickeln wollen, sind günstige Konditionen dagegen entscheidend. Denn unterm Strich bestimmt die Gebühr, die pro Buchung anfällt, über die Höhe der Gesamtkosten. Vielnutzer sollten deshalb verschiedene Angebote einholen und sich bei den Banken nach speziellen Praxispaketen erkundigen. Zu einem guten Angebot gehört etwa, dass die Gebühren ab einer bestimmten Transaktionszahl sinken. Oder dass die Telefonkosten für die online abgewickelten Zahlungen im Vertrag inklusive sind. Auch eine Kombination aus Lastschrift und ec- Cash macht Sinn: ELV für kleine Beträge und ecCash oder Geldkarte für große Summen. Den Kartenterminal können Zahnärzte entweder mieten oder direkt kaufen. Bei Postbank und Apobank zum Beispiel zahlen sie für Variante eins monatlich um die 23 Euro. Variante zwei kostet bei der Apobank 675 Euro. Hinzu kommen Installation und Wartung. Dafür müssen Praxisinhaber mit 40 bis 125 Euro rechnen – je nachdem, ob sie das Gerät selbst aufbauen oder es installieren lassen.

Zielgenau gebucht

Viele Terminals ermöglichen bei entsprechender Software auch ein Umsatzsplitting. Interessant ist das beispielsweise für Praxisgemeinschaften: Über das Lesegerät können die Rechnungsbeträge – gegen eine Zusatzgebühr – wahlweise dem Konto des gerade behandelnden Arztes gutgeschrieben werden.

Es gibt keine genaue Zahlen darüber, bei wie vielen Zahnärzten in Deutschland Patienten bargeldlos zahlen können. Die Postbank spricht von einigen hundert Medizinern, die Apobank von 2 600 Zahnärzten. Viktor Koch jedenfalls kennt in Trier keinen anderen Kollegen, der auf die Karte setzt.

zm-Checkliste

Kartenzahlung – ja oder nein?

Bevor Zahnärzte sich die Karte geben, sollten sie folgende Punkte bedenken:

• Kosten:

Zeit und Geld sind die zwei Faktoren, die für oder wider Kartenzahlung sprechen. Wieviel Zeit spart der Terminal, wie oft wird er eingesetzt und wieviel kostet er an Gebühren, sind Fragen, die jeder Praxisinhaber individuell beantworten muss.

• Zahlungsgarantie:

Die beiden Verfahren ecCash und Geld- Karte garantieren den sofortigen Eingang des Rechnungsbetrags auf dem Praxiskonto. Zahnärzte, die sich vor ausbleibenden Zahlungen schützen wollen, sollten sich dafür entscheiden – auch wenn die Gebühren vergleichsweise hoch sind.

• Arbeitsabläufe:

Patienten, die ihre Behandlung sofort bezahlen, brauchen sofort ihre Rechnung. Die Praxisorganisation muss bei einer Umstellung auf Kartenzahlung entsprechend angepasst und eine geeignete Softwarelösung gefunden werden.

• Telefonanschluss:

Praxen mit nur einem Telefonanschluss müssen über eine zusätzliche Leitung nachdenken, wenn sie bargeldloses Zahlen anbieten. Denn während der Terminal arbeitet, ist das Telefon besetzt.


INFO

Stichwort Sicherheit: Der EMV-Standard

EMV steht für „Europay, MasterCard und Visa“. Dahinter steckt die Umstellung von Magnetstreifen auf chipgestützte Kartenzahlungen. Durch den gemeinsam festgelegten Standard wollen Kartengesellschaften die Zahlungssicherheit verbessern und Missbräuche verhindern. Seit dem 1. Januar 2005 ist EMV in Europa Pflicht. Zahnärzte, deren Kartenterminals die Chiptechnologie nicht unterstützen, haften für Schäden, die durch Missbräuche entstehen. Neue Geräte müssen daher EMV-fähig sein.


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