Online die Praxiskonten zeitnah aufgeräumt

Per Klick der Überblick über Haben und Soll

Geld zu vernichten gibt es viele Möglichkeiten. Eine nach wie vor „beliebte“ ist das unkontrollierte Nebeneinander mehrerer Praxiskonten, die einen nutzlos im Haben, die andere zinskostend tief im Soll. Nur ein zeitnaher Abgleich schafft Abhilfe. Und da hat e-Banking die Nase vorn bei der Praxissteuerung.

Kontrolle der Konten tut gut – am besten online, dann kann der Praxischef gleich „aufräumen“. Foto: PP

Die Überraschung hätte für Klaus-Dieter K., Zahnarzt aus Münster, nicht größer sein können: Nachdem seine Frau mit erheblichem Zeitaufwand Anzahl und Umfang sämtlicher privater und geschäftlicher Bankund Sparkassenkonten ermittelte, stand fest, dass neben sechs privaten Bankverbindungen einschließlich Bausparkasse, Direktbank und den Konten der beiden Kinder zwei weitere geschäftliche Bankbeziehungen bestehen. Er war bei den geschäftlichen Verbindungen bisher von lediglich einer Hauptbankverbindung und einer Nebenbankverbindung ausgegangen. Nach den Recherchen seiner Frau war vor allem ärgerlich, dass die beiden bisher vernachlässigten Geschäftskonten offenbar seit Monaten Kreditsalden von insgesamt etwa 5 000 Euro aufwiesen. Die dafür zu zahlenden Zinsen schlugen die Banken offenbar regelmäßig den betreffenden Krediten zu, daher war den Eheleuten K. der Sachverhalt bisher nicht aufgefallen. Hinweise der kontoführenden Banken erhielten sie auch nicht, offenbar hatten sie weder an der Kreditwürdigkeit ihrer Kunden noch an Art und Umfang der ihnen zur Verfügung stehenden Kreditsicherheiten nichts auszusetzen.

Bei dem Gespräch mit seiner Frau erinnerte sich der Zahnarzt zwar daran, dass er die Kredite auf diesen beiden Bankkonten schon längst hatte zurückzahlen wollen; die Umsetzung war jedoch gescheitert. Der wohl wesentliche Grund, weshalb es erst zu diesem durch die Zinsen Schritt für Schritt noch verstärkten zunehmenden Kreditsaldo kam: Seit der Überarbeitung des Praxis-Briefbogens vor etwa zwei Jahren wurde dort nur noch die Hauptbankverbindung aufgeführt und deshalb gingen auf den Nebenkonten nicht mehr wie früher gelegentlich Gutschriften ein, denn die Patienten überwiesen Rechnungsbeträge seitdem nur noch auf das Hauptkonto.

Die Bestandsaufnahme von Frau K. brachte darüber hinaus einen weiteren wichtigen Gesichtspunkt ans Licht: Die Summe sämtlicher Kredit- und Überziehungszinsen auf den Praxiskonten der beiden Bankverbindungen betrug während der vergangenen beiden Jahre rund 10 000 Euro, der Anteil der Überziehungszinsen daran immerhin mehr als 2 000 Euro. Wieder fanden die beiden eine einfache, wenn auch unerfreuliche Erklärung: Da K. bisher versuchte, Kontoüberziehungen durch Umbuchungen mittels Home-Banking durchzuführen, gelang es ihm so gut wie nie, aktuelle Kreditsalden unmittelbar auszugleichen. Die Differenzen von einem Tag bis zu drei Tagen schlugen sich regelmäßig in Kontoüberziehungen mit entsprechenden Überziehungszinsen von bis zu sechs Prozent nieder. Das Ergebnis: Abzüge von rund 2 000 Euro. Die Kontobelastung dieser Überziehungszinsen erfolgte monatlich, ergo fiel der Ehefrau, in der Praxis für Fragen der Kostenrechnung und Buchhaltung verantwortlich, nicht gleich auf, dass sich die monatlichen Kreditbeträge von hundert oder mehr Euro über längere Zeiträume hinweg zu vierstelligen Gesamtkosten addierten.

Vor dem Hintergrund einer in wirtschaftlich unsicheren Zeiten dringend erforderlichen professionellen Liquiditäts- und Rentabilitätsplanung bei Zahnarztpraxen kann ein derartiges Dispositionsverhalten natürlich nicht zufrieden stellen. Im Rahmen der strategischen Praxissteuerung sollte nun mithilfe der Banken kurzfristig versucht werden, eine datenunterstützte Konzeption zu entwickeln, die den Besonderheiten dieser Praxis mit sämtlichen Geschäftsverbindungen gerecht wird. Dabei musste die Optimierung der betrieblichen Zahlungsströme mit einem zeitgleichen Kontenausgleich eindeutig im Vordergrund stehen. Banken bieten dazu längst die Möglichkeiten: Kontoinformationen sind je nach Angebot beispielsweise ein- oder mehrmals täglich mit den aktuellen Buchungen und Zahlungseingängen möglich, so dass auf den jeweiligen Kontostand unmittelbar durch Umbuchungen reagiert werden kann. Bei sorgfältiger Datenpflege lassen sich auf diesem Weg Überziehungszinsen zumindest erheblich reduzieren.

Alles sicher im Fluss

Die Vielfalt der Electronic-Banking-Produkte der Banken und Sparkassen drückt sich in verschiedenen Auswertungsprogrammen aus: die Überwachung von Zins- und Tilgungsraten oder die Anfertigung aktueller Tilgungspläne sind nur Bausteine der komplexen Möglichkeiten der heutigen Datenverarbeitung mithilfe der Banken- und Sparkassensoftware.

Der Münsteraner Zahnarzt, den bis dato Zweifel an der Sicherheit von e-Banking und professionellen Datentransfers abgehalten hatten, erfuhr gute Neuigkeiten: Die von Banken angebotenen Softwarelösungen zur Datensicherung haben mittlerweile ein hohes Niveau erreicht. Einzelheiten konnte er sich bei seinen Banken vor Ort mithilfe an der Praxis orientierter Simulationen ansehen. Auch beim Aspekt der Datensicherheit konnten seine Bankhäuser ihm eine weitgehend auf seine Praxis ausgerichtete Lösung anbieten.

Derart ausgestattet fällt es dem Praxisinhaber mittlerweile leicht, sein Soll und Haben zeitnah zu überblicken. Und bei Bedarf gegenzusteuern, ohne – wie zuvor – ein Chaos auf dem geräuberten Konto anzurichten.

Michael Vetter
Franz-Lehar Straße 18
44319 Dortmund

TIPP

Heißer Draht für Finanzen

Will der Bankkunde seine Finanzströme und damit Rentabilität und Liquidität optimieren und zudem im so genannten Rating (Ihre Kreditbeurteilung) besser abschneiden, kann er mit dem heißen Draht zur Bank einiges erreichen.

• Je nach Einbindung können verschiedene Electronic-Banking-Bausteine die Aufbau- und Ablauforganisation der Praxis sowie deren Ratingqualität – und damit eventuelle Kreditkonditionen – begünstigen. Details sollte der Kunde stets mit dem zuständigen Bankmitarbeiter bereden.

• Die EDV- Angebote sind Neuland? Interessierte Kunden lassen sich von verschiedenen Bankinstituten auf ihre Praxis zugeschnittene Softwarelösungen vorstellen. In so genannten „Electronic-Banking- Centern“ erfolgen diese Demonstrationen praxisnah.

• Kaufen oder Mieten? Bei der erforderlichen Kosten-Nutzen-Analyse können künftige e-Kunden neben einem Kauf auch das Mieten der erforderlichen Hardware in Erwägung ziehen. Die Folgekosten, die für Wartung und Instandhaltung entstehen, gehören unbedingt in die Kalkulation hinein.

• Die Bank will zu viel Geld? Es lohnt sich, mit den Bankinstituten über reduzierte Kosten etwa für die Kontoführung zu verhandeln. Durch den intensiven Einsatz der Technik ergeben sich Kostenvorteile, die sich in der Höhe der Bank- und Sparkassengebühren niederschlagen sollten.

INFO

Schwerpunkte des Electronic-Banking:

• taggleicher Kontenausgleich bei verschiedenen Bankinstituten unter Berücksichtigung der für die Zinsberechnung wichtigen Wertstellungen („Valuten“);

• professionelle Durchführung und Abwicklung von Buchhaltung und Mahnwesen;

• Steuerung der Zahlungsbewegungen bei verschiedenen Bankinstituten, beispielsweise mit dem Ziel, die jeweils günstigsten Guthabenzinsen zu erzielen;

• weitergehende Steuerungsmöglichkeiten zur Produktivitätsverbesserung, etwa mit gezieltem Mitarbeitereinsatz bei zeitlichen Arbeitsschwerpunkten mit entsprechender Patientenfrequenz.