Die Sache mit den Risikomanagemen

Mit Strategien Gefahren begegnen

Das Einschätzen von unternehmerischen Risiken in der Zahnarztpraxis kann für Banken bei Kreditvergaben einen wesentlichen Entscheidungsfaktor darstellen. Denn viele Banken haben einen zunehmend engen Handlungspielraum für ihre Mitarbeiter festgesetzt. Wer danach punktet, hat die Nase vorn.

Die Kreditvergaberichtlinien der Bankinstitute sehen spätestens seit „Basel II“ nicht nur Schwerpunkte bei der Prüfung der wirtschaftlichen Verhältnisse des Zahnarztes als Unternehmer vor. Sie legen darüber hinaus zunehmenden Wert auf die strategischen Fähigkeiten des Praxisinhabers.

Dazu gehört auch der Aufbau eines Risikomanagement-Systems, mit dem sowohl eine Risikofrüherkennung als auch eine -verringerung mit den positiven Folgen der Vermeidung von möglicherweise kostspieligen Schäden ermöglicht wird. Der wirtschaftliche Nutzen eines effizienten Risikomanagement-Systems liegt also auf der Hand.

Hinzu kommen weitere Sparpotenziale durch niedrigere Kreditzinsen, wenn das Risikomanagement als Teil des Praxisratings die Bonität deutlich verbessert.

Schritt für Schritt

Vor der Einführung eines solchen Risikomanagement-Systems sollten Praxischefs ihre Mitarbeiterinnen von der Notwendigkeit einer solchen Maßnahme nicht nur in Kenntnis setzen, sondern grundlegend überzeugen. Vor allem von deren Bereitschaft zur Kooperation wird es nämlich später abhängen, ob bestehende oder bisher nicht erkannte Risiken im Sinne der Praxis gehandelt werden.

Zur Vorbereitung eines Management-Systems hat es sich bewährt, die einzelnen Prozessphasen zu verdeutlichen:

1. Die Identifikation

In dieser ersten Phase werden zunächst sämtliche Einzelrisiken aus der Praxis und dem jeweiligen Umfeld zusammengestellt und entsprechende Indikatoren zur Früherkennung ermittelt.

2. Die Analyse
Im zweiten Schritt erfolgt eine Bewertung der Risiken einschließlich einer Klassifizierung des individuellen Bedrohungspotenzials und der damit möglicherweise verbundenen Praxisverluste.

Wichtig: Verschiedene kleinere Risiken können sich dabei in der Summe zu erheblichen entwickeln – mit einem entsprechenden Gefährdungspotenzial.
 
3. Die Kommunikation
In dieser Phase werden sogenannte „Risk-Owner-Einheiten“ gebildet: Beobachtung und Einschätzung der Risiken werden den Mitarbeiterinnen übertragen, die ihrerseits exakte Informationswege einhalten müssen.

Innerhalb dieser Risk-Owner-Einheiten wird ebenfalls definiert, wann und in welcher Form Meldungen an eine ebenfalls konkret genannte verantwortliche Mitarbeiterin beziehungsweise an den Praxisinhaber erfolgen müssen.

4. Die Kontrolle
Gemeinsam mit den Risk-Ownern werden in einem vierten Schritt Maßnahmen festgelegt, mit deren Hilfe Risiken eingegrenzt beziehungsweise verhindert werden. Die Verantwortung für die Umsetzung liegt ebenfalls bei den Risk-Ownern. Die Erfolgswirksamkeit der beschlossenen Maßnahmen wird zu festgelegten Zeitpunkten regelmäßig kontrolliert.

Alles fixiert

Während sämtlicher Phasen erfolgt eine Risikodokumentation, in der sämtliche Teilergebnisse jeder einzelnen Phase ebenso festgehalten werden wie die jeweiligen Handlungsanweisungen. Soweit zu den formalen Gesichtspunkten.

Wichtige Voraussetzung für deren Umsetzung ist aber natürlich die bereits erwähnte Akzeptanz innerhalb der Praxis. Dazu sollte der verantwortliche Praxisinhaber – denn Risikomanagement ist eindeutig Chefsache – eine möglichst genau definierte Delegation der einzelnen Punkte auf die jeweiligen Mitarbeiterinnen überlegen und umsetzen.

Dabei ist es sinnvoll, deren Erfahrungen und Fähigkeiten in ihren jeweiligen Verantwortungsbereichen auszuloten und zu nutzen. Gerade dieses spezielle Wissen kann eine wertvolle Hilfe bei der frühzeitigen Erkennung potenzieller Risiken sein. Die damit verbundene Eigenverantwortung und im Idealfall eine hohe Identifikation mit der Praxis sollte vom Arzt gefordert und gefördert werden. Wichtig ist darüber hinaus, das Risikomanagement kontinuierlich weiter zu entwickeln. Auch dazu sind motivierte Mitarbeiterinnen erforderlich.

Michael Vetter
Franz-Lehar-Str. 18, 44319 Dortmund

zm-Checkliste

Wichtige Fragen zur Risikoermittlung:

• Welche externen Rahmenbedingungen, wie Konkurrenzdruck von Kollegen, ausländischen Mitbewerbern, aber auch zum Beispiel Zinsentwicklungen, können die Praxis gefährden?
• Ist die Praxis technologisch wettbewerbsfähig?
• Bestehen wesentliche Abhängigkeiten von Privatpatienten?
• Ermöglicht ein professionelles Forderungsmanagement entsprechende Praxisliquidität?
• Gibt es ausreichende Qualifizierungsmaßnahmen für die Mitarbeiterinnen, um im Markt zu bestehen?
• Wie sieht es mit einer Nachfolgeregelung aus?
• Von welcher Qualität ist die Arzt-Bank-Beziehung (wirklich, nicht nur subjektiv eingeschätzt)?
• Wie steht es um konkrete Maßnahmen zum Patientenmanagement (Stichworte: „Kundenpflege“ beziehungsweise „Neukundengewinnung“)?
• Besteht ausreichender Versicherungsschutz, der den individuellen Gegebenheiten der Praxis entspricht?
• Gibt es einen Notfallplan, in dem beispielsweise geregelt ist, welche Mitarbeiterinnen Verantwortung bei außergewöhnlichen Situationen, wie dem plötzlichen Ausfall des Zahnarztes, übernehmen?

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