Aufbewahrungsfristen

Mit Bedacht ausmisten

Ab und zu muss es einfach sein – alte Unterlagen aussortieren. Dabei ist eine sachgerechte Entsorgung wichtig, schließlich muss der Datenschutz gewahrt bleiben. Doch Vorsicht, Dokumente und Behandlungsunterlagen unterliegen bestimmten Aufbewahrungsfristen.

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Jeder Gewerbetreibende und Freiberufler ist verpflichtet, die Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Diese sind für die Steuerunterlagen in der Abgabenordnung (AO) und für das Handelsrecht im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Für Ärzte und Zahnärzte bestehen weitere Aufbewahrungspflichten, die sich zum Beispiel aus der Berufsordnung oder aus der Röntgenverordnung ergeben. Auch Privatpersonen müssen Rechnungen auf-bewahren. Für Mieter und Hausbesitzer besteht – zum Kampf gegen Schwarzarbeit – eine spezielle Aufbewahrungspflicht.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Geschäftsbücher gemacht wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Bei Patientenunterlagen beginnt die Aufbewahrungsfrist am Ende des Kalenderjahres, in dem die Behandlung beendet wurde oder nach der letzten Untersuchung. Auch bei Personalunterlagen beginnt die Aufbewahrungsfrist erst nach dem Ausscheiden der Mitarbeiterin. Die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen über Medizinprodukte beginnt, wenn das Medizinprodukt außer Betrieb genommen wurde.

Fristen

Zehn Jahre Frist

Zehn Jahre lang müssen Patientendaten, Behandlungsunterlagen, Aufzeichnungen über zahnärztliche Behandlungen, Röntgenaufnahmen und Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen aufbewahrt werden. Auch Aufzeichnungen steuerlicher Art haben eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Bilanzen und Jahresabschlüsse, mit den entsprechenden Buchungsbelegen, KZV-Honorarabrechnungen, Belege und Rechnungen gehören hierzu. Aber auch Gehaltsunter- lagen wie Lohnkonten, Gehaltslisten und Gehaltsquittungen sind zehn Jahre aufzu-bewahren. Wichtig ist auch, dass die Edelmetallbestandskarteien und Verträge, wie zum Beispiel Miet- und Pachtverträge, zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Sechs Jahre Frist

Sechs Jahre beträgt die Aufbewahrungsfrist für sonstige Aufzeichnungen steuerlicher Art. Hierzu zählt der Schriftwechsel der Praxis, Unterlagen über Bestellungen und erteilte Aufträge, Geschäftsbriefe und Reisekostenabrechnungen. Auch für Darlehensunterlagen beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre.

•  Fünf Jahre Frist

Fünf Jahre müssen überwiegend Praxis- unterlagen aufbewahrt werden wie das Wartungsbuch für den Amalgamabsteiger sowie die Entsorgungsnachweise und Übernahmescheine für Amalgam. Allgemeine Personalunterlagen, aber auch die Belege über die Unterweisung von Praxismitarbeitern müssen fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Die gleiche Aufbewahrungsfrist gilt für das Medizinproduktebuch mit dem Bestandsverzeichnis und für die Unterlagen über die Strahlenschutzprüfung von Röntgen- geräten.

Drei Jahre Frist

Drei Jahre beträgt die Aufbewahrungsfrist für Heil- und Kostenpläne, KFO-Anfangs- und -Entmodelle, Planungsmodelle und Laborrechnungen. Auch im Bereich Betäubungsmittel – Anforderungsschein, Rezept und Bücher – müssen die Unterlagen drei Jahre lang aufbewahrt werden.

Zwei Jahre Frist

Zwei Jahre lang müssen Arbeitszeitnach-weise, sofern die tägliche Arbeitszeit überschritten wurde, aufbewahrt werden. Auch Aufzeichnungen über die Beschäftigung werdender oder stillender Mütter sind zwei Jahre lang aufzubewahren. Prüfberichte und Prüfvermerke über Feuerlöscher, im Röntgenbereich die Protokolle der Abnahme-prüfung, die Referenzaufnahmen und die Konstanzprüfung sind ebenfalls zwei Jahre aufzubewahren.

Ein Jahr Frist

Nur ein Jahr beträgt die Aufbewahrungsfrist für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Prüfberichte über die Funktionsprüfung von Sterilisatoren.

Entsorgung

Liegen keine Besonderheiten vor, können im Kalenderjahr 2011, konkret nach dem 31.12.2010, folgende Unterlagen vernichtet werden:

• Bei zehnjähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2000

• Bei sechsjähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2004

• Bei fünfjähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2005

• Bei dreijähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2007

• Bei zweijähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2008

• Bei einjähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2009

Geltungsbereich

Diese Fristen gelten nur für Unternehmer, und nur, wenn keine Besonderheiten vor-liegen. Grundsätzlich sind Privatpersonen, die Einkünfte aus nicht-selbstständiger Tätigkeit, Renten oder Kapitalvermögen haben, von diesen Aufbewahrungspflichten nicht betroffen. Reicht der angestellte Zahnarzt mit seiner Steuererklärung Belege ein, die arbeitslohnbedingte Werbungskosten oder Sonderausgaben betreffen, braucht er diese Belege nach Rückgabe durch das Finanzamt nicht länger aufzubewahren.

Ausnahme: Das Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit regelt erstmals eine Rechnungsaufbewahrungspflicht für sogenannte Nichtunternehmer. Lässt eine Privatpersonen eine im Zusammenhang mit einem Grundstück stehende steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung ausführen, muss sie die Rechnungen oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufbewahren.

Diese Regelung gilt seit dem 01.08.2004 und betrifft besonders Eigenheimbesitzer und Mieter. Beauftragen diese einen Hand - werker, Maler, Gärtner, Architekten oder eine Reinigungsfirma mit Arbeiten im Haus, in der Wohnung oder im Garten, muss der private Auftraggeber darauf bestehen, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung zu erhalten. Die muss er dann zwingend zwei Jahre lang aufbe - wahren.

Die aufgeführten Unterlagen oder Aufzeichnungen sind nur Beispiele und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die folgende Tabelle soll als Grundlage dienen, die nach individuellen Maßgaben und Bedürfnissen komplettiert werden kann.

ZÄ Dr. Sigrid Olbertz, MBA
Mittelstr. 11a
45549 Sprockhövel-Haßlinghausen

INFO

Fristverlängerung

Die genannten Fristen gelten nur für den „Untemehmer“ Zahnarzt und können sich verlängem, wenn alte Unterlagen für das Finanzamt interessant sein könnten. 1st das Besteuerungsverfahren noch nicht abgeschlossen, weil zum Beispiel eine Auβenprüfung begonnen, die Steuerfestsetzung vorläufig oder eine Steuerstrafermittlung anhängig ist, müssen die Unterlagen über die genannten Frlsten hinaus aufbewahrt werden. Zudem sollten die Unterlagen erst vernichtet werden, wenn feststeht, dass diese nicht mehr für besondere Anträge beim Finanzamt – zum Beispiel für lnvestitionszulagenniitzlich sein konnten.

INFO

In den Ordner statt in den Eimer

Unabhängig von den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist zu empfehlen, alle Unterlagen aufzubewahren, die auf Dauer von Bedeutung sind. Hierzu gehören zum Beispiel Miet- oder Darlehensverträge, Gesellschaftsverträge, Gerichtsurteile und Baupläne.

Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfrist

Unterlagen/Aufzeichnung über

Rechtsgrundlage

10 Jahre nach

Behandlungsende

Aufzeichnungen über zahnärztliche Behandlungen

§ 12 Abs. 1 Berufsordnung

Behandlungsunterlagen

Patientendaten

10 Jahre nach

letzter Untersuchung

Röntgenaufnahmen

§ 28 Abs. 3 RöV

Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen

(bei Kindern/Jugendlichen bis zu deren 28. Lebensjahr)

§ 28 Abs. 3 RöV

10 Jahre

Edelmetallbestandskarteien

Empfehlung

Aufzeichnungen steuerlicher Art

§ 147 Abs. 1 Abgabenordnung

Bilanzen, Bücher und Aufzeichnungen, Inventare

§ 147 Abs. 1 Nr. 1 Abgabenordnung

Buchungsbelege, KZV-Honorarabrechnungen

Gehaltslisten, Gehaltsquittungen, Lohnkonten

Kassenbücher, -berichte

Rechnungen und Rechnungsunterlagen (Belege)

§ 147 Abs. 1 Nr. 4 Abgabenordnung

Mietverträge, Pachtverträge

§ 147 Abs. 3 Abgabenordnung

Praxisgebühr (Aufzeichnungen über Bareinnahmen

 

sowie Kopieren der Quittungen an Patienten)

§ 147 Abs. 3 Abgabenordnung

6 Jahre

Aufzeichnungen steuerlicher Art, Personalunterlagen,

Schriftwechsel der Praxis

Bestell- und Auftragsunterlagen

§ 147 Abs. 1 Abgabenordnung

Handels- und Geschäftsbriefe

§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 Abgabenordnung

Darlehensunterlagen (sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind)

§ 147 Abs. 1 Nr. 5 Abgabenordnung

Reisekostenabrechnungen

§ 147 Abs. 1 Nr. 5 Abgabenordnung

5 Jahre

Amalgamabscheider (Wartungsbuch)

Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetz

Entsorgungsnachweise und Übernahmeschein für Amalgam

Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetz

Unterweisungen von Mitarbeitern (nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters noch weitere fünf Jahre)

Empfehlung

Allgemeine Personalunterlagen (5 Jahre ab dem letzten Eintrag)

Empfehlung

Bestandsverzeichnisse (nach Außerbetriebnahme

des Medizinprodukts)

§ 9 Abs. 1 MPBetreibV

Medizinproduktebuch ( nach Außerbetriebnahme des Medizinproduktes noch 5 Jahre)

§ 9 MPBetreibV

Konformitätserklärungen nach MPG (ZE und KFO)

§ 6 MPV

Erste-Hilfe-Leistungen, Verbandbuch, Unfallanzeigen

§ 24 Abs. 6 BGV A 1

Röntgen: Strahlenschutzprüfung durch SV

§ 16 Abs. 4 RöV

Röntgen: Mitarbeiterunterweisung

§ 36 Abs. 4 RöV

3 Jahre

Betäubungsmittel: Anforderungsschein, Rezept, Bücher

§ 8 Abs. 5 VO, § 9 Abs. 4 BtMVV, § 13 Abs. 3 BtMVV

Heil- und Kostenpläne

Empfehlung

KFO-Anfangs- und -Endmodelle

Empfehlung, zum Teil 10 Jahre

Planungsmodelle für ZE, KFO, PAR, KBR

Empfehlung

Laborrechnungen

Empfehlung

2 Jahre

Arbeitszeitnachweise (über die tägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit)

§ 16 Abs. 2 AZG

Aufzeichnung über die Beschäftigung werdender/ stillender Mütter

§ 19 Abs. 2 MuSchG

Feuerlöscher: Prüfberichte, Prüfvermerke

BGR 133

Röntgen: Protokoll der Abnahmeprüfung, Referenz - aufnahmen (für die Dauer des Betriebs, mindestens bis zwei Jahre nach Abschluss der nächsten vollständigen Abnahmeprüfung)

§ 16 Abs. 4 i.V.m. Abs. 2 Satz 5 RöV

Konstanzprüfung (einschließlich der Röntgenaufnahmen)

§ 16 Abs. 4 RöV

Belehrungsnachweise

§ 20 Gefahrstoffverordnung,

§ 39 Unfallverhütungsvorschr.

Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, wenn eine, im Zusammenhang mit einem Grundstück stehende Werklieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wurde

§ 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG

1 Jahr

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

§ 12 Abs. 2 BMV-Z

Prüfberichte über Funktionsprüfung von Sterilisatoren

DIN 58 946, DIN 58 947

Bis zum Ausscheiden des

Arbeitnehmers:

Ärztliche Bescheinigungen von Arbeitnehmern

§ 15 Abs. 5 GefStoffV, § 38 Abs. 2 und

§ 68 Abs. 1 StahlenschutzVO

Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen

(beim Ausscheiden des Arbeitnehmers aushändigen und Kopien bis 5 Jahre nach dem Ausscheiden aufbewahren)

§§ 4 und 5 i.V.m. § 11 BGV A4

Lohnsteuerkarten

§ 39 b Abs. 1 EStG

Bis zur nächsten Prüfung:

Prüfbescheide für sicherheitstechnische Kontrollen

§ 6 MPBetreibV

Lohnsteuerkarten

§ 16 Abs. 4 RöV

Dauer des Betriebs:

Röntgen: Aufzeichnungen der Abnahmeprüfung

§ 18 Abs. 1 Nr. 3 RöV

 

Bescheinigung und Sachverständigenprüfbericht

bei Erst-Inbetriebnahme der Röntgeneinrichtung

§ 18 Abs. 1 Nr. 3 RöV

Prüfbescheide Druckbehälter

Betriebssicherheitsverordnung