Sachbezüge

Tank- und Geschenkgutscheine steuerfrei

Jedes Gehaltsextra unterliegt eigenen steuerlichen Regelungen. Deshalb sollte jeder Zahnarzt zuerst mit seinem Steuerberater das genaue Prozedere abklären, bevor er einem Praxismitarbeiter konkrete abgabenfreie Sachleistungen zusagt. Drei Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) bringen Rechtssicherheit in den Bereich der abgabenfreie Sachbezüge.

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Grundsätzlich gehört alles, was ein Praxismitarbeiter im Rahmen des Anstellungsverhältnisses erhält, zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Dabei kann die Bezahlung einerseits als Geldzahlung, aber auch in Form von Sachbezügen – als Sachleistung – erfolgen. Der Vorteil von Sachbezügen ist, dass sie bis zu einer Bagatellgrenze von 44 Euro pro Monat steuer- und sozialabgabenfrei sind. Bei diesem Betrag handelt es sich um eine Freigrenze. Werden die 44 Euro pro Monat auch nur geringfügig überschritten, sind für den gesamten Betrag – nicht nur für den übersteigenden Betrag – Steuern und Sozialabgaben zu bezahlen. Weiterhin ist zu beachten, dass alle Sachbezüge die ein Mitarbeiter erhält, addiert werden und insgesamt den monatlichen Betrag von 44 Euro nicht überschreiten dürfen. Zu den Sachbezügen zählen zum Beispiel die kostenlosen alkoholfreien Getränke für die Mitarbeiterin in der Praxis oder Warengutscheine, die der Zahnarzt seinen Praxismitarbeitern gewährt. Stellt ein Zahnarzt für seine Mitarbeiter kostenlose Getränke in der Praxis zur Verfügung und liegen die Ausgaben hierfür bei vier Euro im Monat, darf er der Mitarbeiterin nur noch Sachleistungen in Höhe von 40 Euro im Monat gewähren, damit die Abgabenfreiheit erhalten bleibt.

Für Waren- oder Geschenkgutscheine gilt zudem die Regelung, dass der Gutschein keinen Geldbetrag enthalten darf. Auf dem Gutschein darf lediglich die zu beziehende Ware oder Dienstleistung aufgeführt werden sowie der Abgabeort, also der zur Einlösung verpflichtete Händler oder Dienstleister. Deshalb wird ein Gutschein über „Ein Buch in Höhe von 40 Euro“ voll dem Arbeitslohn zugeordnet und es müssen Steuern und Sozialabgaben bezahlt werden. Wird hingegen ein Gutschein über „20 l Superbenzin“ ausgestellt, ist das als Sachbezug zu werten und somit steuer- und beitragsfrei.

Vorsicht mit Sachbezügen

Diese Regelung geht sogar so weit, dass der Zahnarzt seinen Mitarbeitern keinen monatlichen Zuschuss von 40 Euro geben kann, wenn sie sich bei einem Sportverein oder Fitness-Club ihrer Wahl anmelden. Selbst wenn die Mitarbeiter per Beleg nachweisen, dass sie den Beitrag gezahlt haben, wird das als beitragspflichtiger Arbeitslohn gewertet. Um dieses Problem zu umgehen, muss der Zahnarzt einen Vertrag mit einem Fitness- Club-Betreiber schließen. Nach diesem Vertrag können alle Mitarbeiter der Zahnarztpraxis den Fitness-Club regelmäßig und unentgeltlich nutzen. Der Zahnarzt zahlt den Beitrag direkt an den Fitness-Club-Betreiber. Der normalerweise zu zahlende Monatsbeitrag pro Person von 40 Euro gilt nun als Sachbezug und ist – sofern die gesamten Sachbezüge den Betrag von 44 Euro pro Monat nicht überschreiten – abgabenfrei.

Sachbezüge waren in der Vergangenheit grundsätzlich mit Vorsicht zu genießen, da es hier immer wieder zu abweichenden Auslegungen der entsprechenden Prüfer – vom Finanzamt, aber auch von der Landesversicherungsanstalt – gekommen ist. Der Bundesfinanzhof hat nun in drei Urteilen klargestellt, wann es sich um abgabepflichtigen Barlohn oder um abgabefreie Sachbezüge handelt.

In einem Fall durften die Arbeitnehmer auf Kosten des Arbeitgebers gegen Vorlage einer Tankkarte bei einer bestimmten Tankstelle bis zu einem Höchstbetrag von 44 Euro im Monat tanken (AZ: VI R 27/09). In einem weiteren Fall erhielten die Arbeitnehmer Benzingutscheine. Sie konnten bei einer Tankstelle ihrer Wahl 30 l Treibstoff tanken und die Kosten hierfür ihrem Arbeitgeber in Rechnung stellen (AZ: VI R 41/10). Im dritten Fall erhielten die Arbeitnehmer an ihrem Geburtstag einen Geschenkgutschein im Wert von 20 Euro (AZ: VI R 21/09).

In allen drei Fällen werteten die Arbeitgeber diese Zuwendungen als Sachlohn. Da die Zuwendungen unterhalb der Freigrenze lagen, behielten sie keine Lohnsteuer ein. Die Finanzämter werteten jedoch die Zuwendungen als nicht steuerbefreiter Barlohn und forderten die nicht abgeführte Lohnsteuer vom jeweiligen Arbeitgeber nach. Die Finanzgerichte bestätigten die Vorgehensweise der Finanzämter.

Richter änderten Rechtsprechung aus dem Jahr 2004

Die Richter des BFH sahen dies jedoch anders und gingen in sämtlichen Fällen von steuerund sozialabgabenfreien Sachbezügen aus. Sie prüften, welche Leistung ein Arbeitnehmer vom Arbeitgeber beanspruchen kann. Kann der Arbeitnehmer nur die Sache beanspruchen und kein Bargeld, liegt ein Sachbezug vor und eine Steuerbefreiung für Sachbezüge kommt in Betracht. Für die Richter war es unerheblich, ob der Arbeitgeber selbst tätig wurde oder es dem Arbeitnehmer gestattete, auf seine Kosten die Sachen bei einem Dritten zu erwerben. Deshalb liegt auch dann ein Sachbezug vor, wenn der Arbeitgeber seine Zahlung an den Arbeitnehmer mit der Auflage verbindet, den empfangenen Geldbetrag nur in einer bestimmten Weise zu verwenden. Damit änderten die Richter ihre Rechtsprechung aus dem Jahr 2004. Damals gingen die Richter noch davon aus, dass es sich bei zweckgebundenen Zuschüssen des Arbeitgebers stets um steuerpflichtigen Barlohn handelt.

Weitere Möglichkeiten

Aber ein Tank- und Geschenkgutschein ist nicht die einzige Möglichkeit für Zahnarzt und Mitarbeiterin einander Gutes zu tun. Der Zahnarzt kann einem Mitarbeiter zum Beispiel das Handy und den Computer zur privaten Nutzung überlassen, oder er kann ihm eine Fortbildung oder den Kindergartenplatz für das Kind bezahlen. Das Prinzip ist immer das gleiche: Der Mitarbeiter hat eine Ausgabe, die er normalerweise vom bereits versteuerten Nettogehalt bezahlen muss. Nun wird die Ausgabe vom unversteuerten Bruttogehalt bezahlt. Dadurch sinken die Lohnnebenkosten. Und von sinkenden Lohnnebenkosten profitieren beide, der Zahnarzt und der Mitarbeiter.

Extras in Ausnahmefällen

Es gibt allerdings nur zwei Gelegenheiten, an denen die steuer- und abgabenfreien Gehaltsextras vereinbart werden dürfen. Das ist einmal bei einer Gehaltserhöhung oder, wenn ein neuer Praxismitarbeiter eingestellt wird. Hingegen ist es nicht möglich, Teile einer bestehenden Gehaltsvereinbarung in abgabenfreie Sachleistungen umzuwandeln. Fiskus und Sozialversicherung kontrollieren das sehr genau.

Von Vorteil ist, dass der Zahnarzt die Gehaltsextras auf freiwilliger Basis, auch unregelmäßig und mit jedem Mitarbeiter der Praxis individuell vereinbaren darf. Das gilt besonders für Minijobber, Aushilfen oder Teilzeitkräfte, für die die abgabenfreien Gehaltsextras sehr interessant sein können. Und da der Zahnarzt diese Zuwendung nicht regelmäßig gewähren muss, kann er individuell die Leistung und das Engagement von Praxismitarbeiterinnen belohnen. Hinzu kommt, dass ein Zahnarzt pro Mitarbeiter mehrere abgabenfreie oder -begünstigte Zuwendungen vereinbaren kann. Dafür steht ihm – neben dem Waren- und dem Geschenkgutschein – eine reichhaltige Auswahl zur Verfügung.

Nun einige Gehaltsextras, mit dem der Zahnarzt bei seinen Mitarbeitern punkten kann:

• Handy, Computer: Darf der Mitarbeiter ein Praxis-Handy oder einen Praxis-Computer auch privat nutzen, ist dieser Vorteil steuer- und abgabenfrei.

• Kinderbetreuungskosten: Übernimmt der Zahnarzt die Gebühren für den Kindergarten des noch nicht schulpflichtigen Kindes des Mitarbeiters, muss dieser Vorteil nicht versteuert werden.

• Gesundheitserhaltende Maßnahmen: Ein Zahnarzt darf jedes Jahr einem Mitarbeiter Gesundheitsmaßnahmen bis zu 500 Euro bezahlen, ohne dass er dafür Steuern oder Sozialabgaben abführen muss. Zu den begünstigten Gesundheitsmaßnahmen zählen Kurse zur gesunden Ernährung, Abnehmkurse, Rückengymnastikkurse, Raucherentwöhnungskurse, Kurse zur Stressbewältigung oder Massagen. Nicht begünstigt sind Beiträge für einen Sportverein oder ein Fitnessstudio.

• Rabatt: Steuer- und abgabenfrei sind Rabatte bis zu 1 080 Euro pro Jahr, die ein Zahnarzt einem Mitarbeiter gewährt. Unter die Rabattregelung fällt zum Beispiel die Zahnbehandlung der Praxismitarbeiter oder der kostenlose Einkauf der Mitarbeiter von Praxisprodukten.

• Fehlgeldentschädigung: Den Praxismitarbeitern, die die Praxiskasse führen, kann der Zahnarzt bis zu 16 Euro monatlich als Fehlgeldentschädigung abgabenfrei zukommen lassen.

• Parken: Gerade Mitarbeitern in Stadtpraxen die mit dem eigenen Auto anreisen, wissen diesen Service zu schätzen. Gut, wenn dann der Zahnarzt seinen Mitarbeitern eine Garage oder einen Parkplatz kostenlos zur Verfügung stellt. Für die Mitarbeiter ist dieser Vorteil abgabenfrei.

• Erholungsbeihilfe: Einmal jährlich kann der Zahnarzt einem Mitarbeiter eine Erholungsbeihilfe zahlen. Die muss er mit 25 Prozent pauschal versteuern. Die Beihilfe beträgt für den Praxisangestellten maximal 156 Euro, für den Ehepartner 104 Euro und für ein Kind 52 Euro. Ist der Praxismitarbeiter verheiratet und hat ein Kind, darf der Zahnarzt ihm im Jahr maximal 313 Euro als Erholungsbeihilfe zukommen lassen.

Werden die Sachbezüge richtig gestaltet, macht das sowohl den Zahnarzt als auch die Praxismitarbeiterin glücklich. Denn bei der Praxismitarbeiterin kommt der Geldwert an, den der Zahnarzt zu bezahlen bereit ist. Schließlich sparen beide sowohl die Sozialabgaben als auch die Steuer.

BFH Urteile vom 11.11.2010:
AZ: VI R 27/09, AZ: VI R 41/10 und AZ: VI R 21/09

ZÄ Dr. Sigrid Olbertz, MBA
Mittelstr. 11a
45549 Sprockhövel-Haßlinghausen

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