Kontovollmacht

Übertragung mit Tücken

Die Administration in den Praxen frisst immer mehr Zeit auf. Um sich zu entlasten und wieder mehr Zeit für die Patienten zu haben, können Mediziner eine Kontovollmacht an vertrauenswürdige Mitarbeiter übertragen. Doch man sollte sich schon die Mühe machen, die Details eines solchen Formulars genau anzusehen.

Die Formulare der Banken sind verschieden, eine sorgfältige Prüfung sollte man daher auf jeden Fall vornehmen. Foto: km/zm

Der Zeitpunkt war längst überfällig: Nach nun fast achtjähriger Praxiszugehörigkeit sollte die erfahrenste der Praxismitarbeiterinnen von Dieter M., einem Internisten aus Niedersachsen, eine eingeschränkte Vollmacht über das Geschäftskonto bei seiner langjährigen Hausbank erhalten. M. wollte sich selbst auf diese Weise von dem – wie er es nennt – „zeitlich aufwendigen Finanzkram“ weitgehend entlasten. Dazu zählt das Bezahlen kleinerer Rechnungen ebenso wie die damit verbundene Disposition der täglichen Liquidität seiner Praxis. Die erforderliche Bevollmächtigung erwies sich nun aber keineswegs so unproblematisch, wie M. ursprünglich dachte. Als er sich nämlich das Vollmachtformular genauer ansah, hatte er plötzlich eine ganze Reihe von Fragen.

Anpassungen notwendig

Selbstverständlich ist für den Schritt einer ausgestellten Bankvollmacht absolutes Vertrauen unabdingbar. Doch auch wenn dies gegeben ist, sollte nicht vergessen werden, das Vollmachtformular der Bank sorgfältig durchzusehen. Gern wird übersehen, dass die jeweiligen Bedingungen einer derartigen Übertragung aufgrund von Gesetzesänderungen beziehungsweise aufgrund von Präzisierungen der Rechtsprechung mehr oder weniger regelmäßig anzupassen sind und vom Arzt als Vollmachtgeber ebenso regelmäßig überprüft werden sollten. Dies hat weniger mit mangelndem Vertrauen in die bevollmächtigten Personen zu tun. Es geht vielmehr um einen klar definierten und an der Praxis orientierten rechtlichen Rahmen, in dem sich der oder die Vollmachtnehmer sicher und dem Vollmachtumfang gemäß zu bewegen haben.

Überlegt werden sollte auch, die Details einer Vollmacht nicht nur auf dem Formular, sondern auch in der Stellenbeschreibung des jeweiligen Mitarbeiters aufzuführen.

Einer der wesentlichen Punkte ist dabei der Zeitraum der Gültigkeit der Vollmacht: Je nach Kreditinstitut behält der Bevollmächtigte – das ist häufig nicht bekannt – den Zugriff auf die Geschäftskonten über das Ableben des Kontoinhabers hinaus. Zwar kann es durchaus sinnvoll sein, dass Ärzte, denen diese Vollmachtbedingung bekannt ist und die sie entsprechend bewusst einsetzen, so die Zahlungsfähigkeit der Praxis unmittelbar erhalten. Allerdings sollten bei einer solchen Regelung auch mögliche Auswirkungen auf bereits eventuell bestehende erbrechtliche Verfügungen eines Testaments oder eines Erbvertrags berücksichtigt werden. Banken lassen entsprechende Kontoverfügungen von Bevollmächtigten nämlich meist so lange zu, bis die Erben einen entsprechenden Widerruf der jeweiligen Vollmacht vornehmen. Erfahrungsgemäß kann ein solcher, von den Erben gemeinsam getragener Widerruf aber einige Zeit in Anspruch nehmen, so dass vom Bevollmächtigten zwischenzeitlich Kontoverfügungen getroffen werden können. Zur Vermeidung eventueller Missverständnisse kann bei derartigen Fällen mit Zustimmung der jeweiligen Bank festgelegt werden, dass Kontovollmachten ausschließlich zu Lebzeiten des Arztes gültig sein sollen.

Umfang festlegen

Ebenfalls überprüft werden sollte der konkrete Umfang einer Vollmacht, denn je nach Formular sind Verfügungen aus einem Kontoguthaben heraus ebenso möglich wie aus einem bestehenden Kredit. Selbst wenn die bisherige Praxis (auch „betriebliche Übung“ genannt) fast schon wie selbstverständlich Guthabenverfügungen vorsieht, ist aus Gründen der Rechtssicherheit ein entsprechender Blick in das Vollmachtformular ratsam.

Falls danach nämlich auch Abhebungen über das Guthaben hinaus möglich sind, sollte in Verbindung mit dem Kreditinstitut klar definiert werden, ob und in welchem finanziellen Rahmen Kontoverfügungen durch Bevollmächtigte erfolgen dürfen. Auch hier sollte geprüft werden, ob dieser Punkt auch in der Stellenbeschreibung der Mitarbeiterin verbindlich festgehalten wird.

Je nach Kreditinstitut sind darüber hinaus Vereinbarungen möglich, die Guthaben- oder Kreditverfügungen – wie bei M. im eingangs geschilderten Fall vorgesehen – je Kontoabhebung auf einen bestimmten Maximalbetrag beschränken, die von einem Kontobevollmächtigten allein oder von mehreren Kontobevollmächtigten gemeinsam durchgeführt werden können.

Wichtig ist, dass es im Ergebnis keinerlei Zweifel über die konkreten Abhebungsberechtigungen geben darf. Unterschiedliche Auffassungen darüber gehen sonst erfahrungsgemäß zulasten des Arztes als Vollmachtgeber.

Michael Vetter

Fachjournalist Ökonomie

vetter-finanz@t-online.de

INFO

Checkliste für Vereinbarungen

• Banken sind meist bereit, einzelne Punkte im Vollmachtformular den Erfordernissen der Praxis anzupassen beziehungsweise diese zu streichen. Jede neu getroffene Vereinbarung sollte von der Bank schriftlich bestätigt werden.

• Je nach Bank und deren Verfahrensweise ist der Bevollmächtigte gegebenenfalls berechtigt, selbstständig, also ohne Mitwirkung des Vollmachtgebers, weitere Untervollmachten zu erteilen. Doch jedem Praxisinhaber steht es frei, diese Berechtigung im Formular zu streichen.

• Bank- und Geschäftsvollmachten sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden. Dabei sollte stets die Gesamtsituation des Arztes berücksichtigt werden: Kontovollmachten, deren Wirksamkeit über das Ableben des Vollmachtgebers hinausgeht, können beispielsweise den Verfügungen in einem Testament oder in einem Erbvertrag entgegenstehen.