Die zm-Kolumne rund um die relevanten Praxisfragen

Diese KPIs sind entscheidend!

Wie angekündigt, möchte ich Ihnen heute einen Überblick darüber geben, welche Key Performance Indicators (KPIs) herangezogen werden können, um eine Zahnarztpraxis wirtschaftlich klug zu steuern. Kennzahlen in Ihrer Praxis könnten zum Beispiel die Dauer zwischen Behandlungsende und Rechnungsausgang oder die Beanstandungsquote sein. Unsere Erfahrungen der letzten Jahre zeigen, dass die folgenden KPIs für jede Praxis von hohem Interesse sind:

Henrici hilft - der Praxisflüsterer nosorogua/martialred-Fotolia

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KPI 1: Honorarstundensatz 

Der Honorarstundensatz beziffert das Honorar, das Sie oder ein angestellter Zahnarzt (auch Prophylaxe!) hochgerechnet innerhalb einer Behandlungsstunde erwirtschaftet haben. Sollten Sie für eine Behandlung 20 Minuten brauchen und für diese Behandlung 100 Euro abrechnen, liegt der Honorarstundensatz dieser Behandlung bei 300 Euro. Dieser allgemein zu nutzende Honorarstundensatz ist außerordentlich hilfreich, um einen groben Überblick über die betriebswirtschaftliche Souveränität in der Praxis zu erlangen. Natürlich ist der Honorarstundensatz immer von der Art der Behandlung und den zugelassenen Abrechnungsziffern abhängig. In einer zweiten Ausführungsstrophe sollte er daher in einzelne Bereiche differenziert werden: Konservierende und chirurgische Leistungen (KCH), Parodontologie, Implantologie, Prophylaxe, Ästhetik etc. Nach meiner Erfahrung ist der Honorarstundensatz der wichtigste KPI der Praxis. 

KPI 2: Krankheitstage 

Auch die durchschnittlichen Krankheitstage der Mitarbeiter sind für gewöhnlich ein sehr einfacher, aber sehr aussagekräftiger KPI. Auch hier möchte ich meine Erfahrungen der Auswirkungen der durchschnittlichen Krankheitstage in Zahnarztpraxen teilen: 

  • Über 20 Krankheitstage pro Mitarbeiter sind ein schlechtes Zeichen für den Betriebszusammenhalt und für das Team.
  • 16 bis 20 Krankheitstage pro Mitarbeiter bedeuten nicht selten eine hintergründig willkürliche Einstellung beziehungsweise laxe Bindung der Mitarbeiter zur Praxis, die allerdings noch nicht in die innerliche Abmeldung geführt hat. 
  • 10 bis 15 Krankheitstage pro Mitarbeiter halte ich für durchschnittlich bei einer Zahnarztpraxis. Dies sollte bei Ihnen keinen großen Unmut erzeugen, allerdings wäre eine genaue Überprüfung der Ursachen im Rahmen der Gesundheitsprävention zu empfehlen.
  • 5 bis 10 Krankheitstage erachte ich als einen guten Durchschnitt. Hier stimmt in der Regel das Praxisklima. Insbesondere in medizinischen Berufen, in denen man nicht mit einer Erkältung in die Praxis gehen sollte und dürfte, ist ein solcher Wert in Ordnung und bedarf keiner zusätzlichen Beobachtung.
  • 0 bis 5 Krankheitstage sind als hervorragender Wert für die Praxis zu verzeichnen. Eine solch geringe Zahl an Krankheitstagen signalisiert einerseits einen gewissen Grad der Gesundheitsprävention, insbesondere aber ein gutes Teamgefüge und hohes Engagement der Mitarbeiter. Hier zeigen sich die absoluten Top-Praxen.

Die Techniker Krankenkasse verzeichnete im Jahr 2016 im Schnitt pro Mitglied 15,2 Fehltage und liegt damit gerade noch in dem von mir als akzeptabel genannten Bereich. Dabei sind diejenigen Mitarbeiter, die keinen Krankheitstag hatten, genauso erfasst wie Mitarbeiter, die über mehrere Wochen ausfielen. Eine einzelne lange Erkrankung sollte bei Ihnen also zu keinen ernsthaften Bedenken zur Arbeitsmoral Ihres Teams führen. 

KPI 3: Arbeits- und Behandlungsstunden

Die Quote aus Arbeits- und tatsächlichen Behandlungsstunden pro Behandler pro Jahr ist eine weitere sehr interessante betriebswirtschaftliche Kennzahl. Bei 1.000 Arbeitsstunden, von denen 550 der Behandlung zugerechnet werden können, liegt die Nichtbehandlungsquote bei 45 Prozent. Diese Quote sollte aber keinesfalls auf mehr als 15 Prozent anschwellen. Sehr gut organisierte Praxen erreichen Nichtbehandlungsquoten von deutlich unter 10 Prozent. Für Inhaber und Einzelpraxen gelten an dieser Stelle andere Quoten – auch die Beschäftigung einer Praxismanagerin oder eines kaufmännischen Leiters, die mit inhabernahen Aufgaben betraut werden und Verwaltungsaufgaben übernehmen, muss individuell betrachtet und wirtschaftlich bewertet werden. 

KPI 4: Wartezeiten 

Auch hier lässt sich der Organisationsgrad einer Praxis hervorragend ablesen. Bei der Wartezeit von Patienten im Wartezimmer ist zunächst der Schwerpunkt der Praxis entscheidend. Denn es kann nicht pauschal angenommen werden, dass eine Praxis schlecht organisiert ist oder die Patienten zu lange warten lässt, wenn ein Patient 20 Minuten im Wartezimmer sitzt. Insgesamt sollte die Wartezeit einer normalen Praxis zwischen der pünktlichen(!) Ankunftszeit des Patienten und dem Start der Behandlung allerdings nicht mehr als 8 bis 12 Minuten betragen. 

KPI 5: Behandlungsende und Rechnungsausgang 

Zur Sicherung einer guten Wirtschaftlichkeit und vor allem Liquidität ist es wichtig, dass die Rechnungen zeitnah nach Beendigung der Behandlung geschrieben werden. Sofern diese Zeiten in Ihrer Praxissoftware nicht filterbar sind, sollten Sie sich von den mit der Abrechnung betrauten Mitarbeitern eine Liste erstellen lassen, in der das jeweilige Behandlungsende (zum Beispiel 5. Dezember 2017) und das Datum der Rechnungslegung (zum Beispiel 12. Dezember 2017) erfasst werden. Eine dritte Spalte sollte das Delta, also die Dauer zwischen Behandlungsende und Rechnungslegung, erfassen. Wenn Sie auf diese Weise alle Rechnungen eintragen, können Sie schnell sehen, wie viele Tage zwischen Behandlungsende und Rechnungslegung verbleiben und einen Durchschnitt berechnen. Nahezu jeder Praxisinhaber, mit dem ich dieses Thema besprochen habe, war geschockt, wie viele Tage im Durchschnitt vergehen, bis eine Rechnung geschrieben wird. Werden dann noch die Tage addiert, die bis zur Zahlung durch den Kunden vergehen, kommt die Praxis schnell auf bedeutsame Summen, die mit einem kostenlosen Darlehen gegenüber dem Leistungsnehmer (dem Patienten) gleichzustellen sind. 

KPI 6: Beanstandungsquote 

Bei der Beanstandungsquote kann die erwähnte Excel-Liste helfen, sofern die Praxissoftware keine entsprechende Auswertung bietet. In zusätzlichen Spalten werden a) die beanstandeten Leistungen, b) die Häufigkeit der Beanstandungen und c) der Verwaltungsaufwand (Zeitaufwand) der Beanstandung erfasst. So können mit wenigen Klicks aus der Liste die Leistungen gefiltert werden, die den höchsten Umsatz bringen, die höchste Dauer bis zum Zahlungseingang aufweisen oder am häufigsten beanstandet werden. 

Mit der Erfahrung aus mehr als 1.400 umfassenden Mandaten in zehn Jahren beantwortet der Praxisexperte und Hauptgesellschafter der Opti Zahnarztberatung Fragen von Mandanten und Lesern zum Unternehmen Zahnarztpraxis. Der Einblick in seinen „Praxis“-Alltag soll Lösungsansätze aufzeigen, um Problemen in der Praxis so früh wie möglich begegnen zu können. Oder besser – um diese gar nicht erst entstehen zu lassen.| nosorogua/martialred-Fotolia.com/zm-mg

Mit diesen sechs KPIs können Sie die ersten Schritte zur Optimierung der wirtschaftlichen und organisationstechnischen Situation Ihrer Praxis legen. Im Laufe des ersten Halbjahres 2018 werde ich Ihnen alle zwei Monate weitere geeignete KPIs vorstellen.

Ein kleiner Tipp für eine kleine Maßnahme: Betrachten Sie regelmäßig Ihr Girokonto, um Prozessabweichungen in der Praxis frühzeitig zu erkennen. 

Deutlich wird, wie wichtig das 1x1 der Betriebswirtschaft auch für Zahnarztpraxen ist. Dabei hält sich der Auswand, um sich mit diesem 1x1 vertraut zu machen, in Grenzen. Jede Zahnarztpraxis sollte dabei ihre „eigenen“ KPIs ermitteln und regelmäßig den Grad des Erfolgs in den einzelnen Bereichen überprüfen.

In diesem Sinne …Ihr Christian Henrici

Henrici@opti-zahnarztberatung.de

www.opti-zahnarztberatung.de

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