Betriebswirtschaftliche Auswertung

Woran erkennt man eine gute BWA?

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Heftarchiv Praxis
Ausgabe 17/2022
Ausgabe 17/2022
Zahnärzte im deutschen Film
Idealerweise erhält Ihre Praxis monatlich eine Übersicht der aktuellen Zahlen, zusammengefasst in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA). Das Controlling-Tool soll helfen, die Liquidität im Blick zu behalten, und kann auch die Grundlage für in- und externes Benchmark sein. Doch woran erkennt man eigentlich, ob das Zahlenmaterial richtig und aussagekräftig ist?

Als Steuerberater hat man die Möglichkeit, für zahnärztliche Mandate ein sogenanntes Branchenpaket einzurichten. In dieser BWA-Struktur werden vom Gesamtumsatz in der Praxis im ersten Schritt die durchlaufenden Posten wie das Fremdlabor, Implantate oder das Labormaterial abgezogen, um das vereinnahmte zahnärztliche Honorar zu ermitteln und mit dem erbrachten Honorar laut Praxissoftware zu vergleichen. 

Branchenspezifische BWA

Natürlich sagt diese BWA-Form noch nichts über den Inhalt der Zahlen aus, aber es liegt nahe, dass die Zahlen branchenspezifisch verarbeitet werden. Ob eine branchenspezifische BWA für Sie verwendet wird, erkennen Sie auch daran, dass zahnarztspezifische Begrifflichkeiten wie „KZV-Erlöse“, „Praxis-“ und „Laborbedarf“ oder „Factoring-Gebühren“ auftauchen. In einer Standard-BWA wird man hingegen allgemein bekannte Positionen wie „Wareneinkauf“ und „Rohertrag“ finden.

Nicht Äpfel mit Birnen vergleichen

Aus steuerrechtlicher Sicht wäre es in Ordnung, wenn man einfach die Erlöse als Einnahmen verbucht. Aus buchhalterischer und betriebswirtschaftlicher Sicht ist es aber wichtig, dass man die Gebühren, die die Factoring-Unternehmen und KZVen einbehalten, ebenfalls als Kosten bucht und die Einnahmen entsprechend erhöht. Schaut man sich dann die Kostenstruktur der Praxis an, zum Beispiel das Verhältnis der Personalkosten zum Gesamtumsatz, dann hängt diese Quote maßgeblich von der korrekten Höhe der Gesamteinnahmen ab. Höhere Gesamteinnahmen führen zu einer geringeren Personalkostenquote und andersherum. Will man sich mit anderen Praxen vergleichen, dann müssen auch die Ausgangswerte vergleichbar sein, denn sonst vergleicht man Äpfel mit Birnen.

Kalkulatorische Abschreibungen

Abschreibungen machen in der Regel einen großen Anteil an den Praxisausgaben aus. Zahlt man für eine Behandlungseinheit 50.000 Euro, darf man innerhalb der BWA jedes Jahr 5.000 Euro als Betriebsausgabe ansetzen. In manchen BWA findet man allerdings eine Position „kalkulatorische Abschreibung“. Das bedeutet, dass die tatsächlich korrekte Höhe der Abschreibung nicht monatlich ermittelt, sondern lediglich ein geschätzter kalkulatorischer Wert angesetzt wird. Das kann fahrlässig sein, wenn größere Abschreibungen im laufenden Jahr wegfallen und dies nicht beachtet wird. Da die Abschreibungen einen großen Einfluss auf den steuerlichen Gewinn haben, hängt von ihnen natürlich auch die voraussichtliche Steuerbelastung ab. Eine Fehleinschätzung über die Abschreibung kann also zu Überraschungen bei der Steuer(nach)zahlung führen.

Brutto-Lohn-Verbuchung versus Netto-Lohn-Verbuchung

 Die meisten Praxen ermitteln ihren Gewinn nach der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Dies bedeutet, dass die Ausgaben den Einnahmen gegenüber gestellt werden. Einmal im Monat sind bei den Ausgaben auch die Gehälter, die Lohnsteuer-Zahlung an das Finanzamt und die Zahlung der Sozialabgaben an die Krankenkassen enthalten. Aus steuerrechtlicher Sicht reicht es, diese Zahlungen als Praxisausgabe zu verbuchen. Allerdings ist so eine Kontrolle, ob die eingezogenen Beträge der Krankenkasse und des Finanzamtes in der Höhe auch stimmen, schwierig.

Zudem sind es auch nicht immer nur Zahlungen, denn im Krankheitsfall der Mitarbeiter erhält man als Praxisinhaber Erstattungen seitens der Krankenkassen. Um die Kontrolle der Erstattungen effektiver zu gestalten, erfasst die Buchhaltung bei der Brutto-Lohn-Verbuchung eine Forderung, die dem von der Krankenkasse zu zahlenden Betrag entspricht. So wird gewährleistet, dass kein Euro untergeht. Ob die Brutto-Lohn-Verbuchung umgesetzt wird, erkennt man daran, dass Forderungs- und Verbindlichkeitskonten verbucht sind. Ein Blick in die sogenannte Summen- und Saldenliste zeigt alle Konten, die gebucht werden – auch jene, die nicht direkt in der Gewinnermittlung erscheinen.

Sonstige Konten

Gerade der Blick in die Summen- und Saldenliste kann einen Einblick in die Qualität der Buchhaltung geben. Schaut man in die Entnahmekonten, findet man dort üblicherweise das monatliche „Gehalt“ des Praxisinhabers, aber auch Zahlungen an private Versicherungen oder die quartalsweisen Steuervorauszahlungen, wenn sie vom Praxiskonto abfließen. Die Entnahmen sollten in verschiedene Kategorien gebucht werden, damit es für den Inhaber leichter nachvollziehbar ist, wo das Geld geblieben ist. Wenn alles auf ein Konto gebucht wird, sollte man sich zur Überprüfung regelmäßig einen Kontoauszug von der Buchhaltung vorlegen lassen. Im Falle einer Berufsausübungsgemeinschaft ist es wichtig, dass die Entnahmen der einzelnen Gesellschafter auch richtig zugeordnet werden.

Nur sauberes material taugt fürs Controlling

Sollte im Rahmen der Buchhaltung einmal ein Beleg fehlen oder ist das Steuerbüro unsicher, wohin eine Ausgabe zu buchen ist, wird diese Kontenbewegung in der Regel auf ein Konto geparkt mit der Bezeichnung „zu klärende Posten“. Dieses Konto ist nicht Teil der Gewinnermittlung. Wenn sich dort zum Beispiel 20.000 Euro an ungeklärten Positionen befinden, die eigentlich alle steuerliche Ausgaben sind, dann ist der Gewinn auch um 20.000 Euro zu hoch ausgewiesen. Damit könnte dem Inhaber ein Gewinn suggeriert werden, der eigentlich gar nicht stimmt.

Ein weiteres Konto, das eigentlich immer ausgeglichen sein sollte, ist das Konto „Geldtransit“. Wenn der Inhaber von einem Konto auf ein anderes Geld überweist, kann es je nach Bank vorkommen, dass das Geld von dem einen Konto schon abgebucht wurde, aber auf dem anderen Konto erst im Folgemonat wieder gutgeschrieben wird. Für diese Umbuchung wird das Konto „Geldtransit“ gebucht. Es sollte sich immer zeitnah ausgleichen, ansonsten kann es sein, dass ein Geldtransit aus Versehen als Einnahme auf dem anderen Konto verbucht und damit zu viel versteuert wird.

Darlehensstände und „sonstige Praxiskosten“

Die meisten Praxen haben Darlehensverbindlichkeiten. Die Zinsen sind Betriebsausgaben, die Rückzahlung des Darlehens nicht. Aus diesem Grund ist eine korrekte Aufteilung in Zins- und Tilgungsanteil notwendig, da ansonsten der Gewinn unterjährig nicht korrekt ist.

Keinen Einfluss auf die Höhe des Gewinns hat das Konto „sonstige Praxiskosten“. Hier werden Ausgaben verbucht, die woanders nicht zuzuordnen sind. Es sollte darauf geachtet werden, dass dieses Konto nicht unnötig überfüllt ist mit Aufwendungen, die eigentlich in andere Kostenbereiche fallen. Das Konto kann auch immer mal wieder Anlass für das Finanzamt sein, im Rahmen der Steuererklärung eine detaillierte Auflistung der Ausgaben anzufordern.

Fazit

Für die meisten Praxisinhaber wird es schwer sein, die Arbeit des Steuerbüros qualitativ zu werten. Anhand der Beispiele kann jeder Inhaber seine BWA regelmäßig durchgehen und schauen, ob Auffälligkeiten vorliegen, die man mit seinem Berater besprechen sollte. Denn wichtig ist: Nur sauberes Zahlenmaterial eignet sich auch für gutes Controlling und schützt vor überraschenden Steuernachzahlungen. 

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