So verabschieden Sie Mitarbeiter wertschätzend – und sicher

„Offboarding” bezeichnet einen professionell organisierten und bewusst gestalteten Trennungsprozess, der auch Exit-Management genannt wird. Personalberatungen und Dienstleister im Bereich Human Resources empfehlen, sich als Unternehmen eine gute Trennungskultur zuzulegen. Denn ein wertschätzender Offboarding-Prozess soll ein positives Arbeitgeberimage stärken und Rechtsstreitigkeiten vermeiden helfen, heißt es. Wie ein Unternehmen mit ehemaligen Mitarbeitern umgeht, wirke sich auf zudem auch auf die Stimmung und Arbeitsmoral der im Unternehmen verbleibenden Mitarbeiter aus.

Den höchsten Stellenwert im Umgang mit dem ehemaligen Arbeitnehmer sollten Transparenz, Ehrlichkeit und persönliche Wertschätzung für die erbrachten Leistungen einnehmen, lautet der übereinstimmende Tipp vieler Dienstleister. Darüber hinaus geben sie folgende Empfehlungen:

In jedem Fall sollten Praxischefs ein Austrittsgespräch unter vier Augen mit dem scheidenden Mitarbeiter führen. So können sie noch einmal nach Gründen für die Kündigung sowie nach persönlichen Eindrücken und Verbesserungsvorschlägen fragen. Der Vorteil: Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, sprechen Probleme meist offener an als die Bestandsbelegschaft. Deshalb bietet das Austrittsgespräch Gelegenheit, Einsichten in die Unternehmens- und Führungskultur zu gewinnen und strukturelle Probleme aufzudecken.

Außerdem sind diese Gespräche oftmals die letzte Chance für das versöhnliche Ende einer Zusammenarbeit. Arbeitgeber können ihre Kritikfähigkeit beweisen und dem Mitarbeiter Wertschätzung für geleistete Arbeit vermitteln. Wenn sich der scheidende Mitarbeiter wertgeschätzt fühlt, ist er eher bereit, sein Wissen bei der Einarbeitung eines neuen Kollegen weiterzugeben. Das wiederum spart dem Unternehmen Zeit und Aufwand.

Jeder Mitarbeiter hat das Recht auf ein Arbeitszeugnis. Im Gegenzug können Unternehmen Ihren Mitarbeiter bitten, eine positive Bewertung auf einschlägigen Online-Portalen wie kununu.de zu hinterlassen. Personaler empfehlen für größere Unternehmen, dass der Mitarbeiter eine detaillierte Dokumentation seiner Aufgabengebiete hinterlässt. So geht möglichst wenig Know-How verloren und die Einarbeitung des Nachfolgers wird erleichtert, lautet das Argument.

Eine festliche Verabschiedung oder kleine Ausstandsfeier verdeutlicht die Wertschätzung des Arbeitgebers und gehört zu einem professionellen Offboarding, wie es seriöse Arbeitgeber anstreben sollten. Denn: Ehemalige Mitarbeiter sind wichtige Fürsprecher für Ihre Marke als Arbeitgeber.

Kollegen sollten über den Abschied des Mitarbeiters frühzeitig informiert werden bevor es zu Gerüchten und Unsicherheiten kommt. Dasselbe gilt für die Kommunikation gegenüber Kunden.

Alle Zugänge und Accounts sollten mit dem Austrittsdatum gesperrt oder gelöscht werden. Wie wichtig dieses technische Offboarding ist, zeigt eine nicht repräsentative Umfrage des Dienstleisters Beyond Identity unter mehr als 1.000 Unternehmen und 953 Beschäftigten aus den USA, Großbritannien und Irland. Danach gaben 83 Prozent der befragten Mitarbeiter an, nach ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen weiterhin auf Accounts ihres vorherigen Arbeitgebers zugegriffen zu haben. 56 Prozent der Befragten gaben sogar an, dass sie ihren bestehenden digitalen Zugang genutzt haben, um ihrem ehemaligen Arbeitgeber zu schaden. Und 24 Prozent der Befragten gaben zu, nach dem Verlassen des Unternehmens absichtlich ein Passwort behalten zu haben.

Beyond Identity berichtet, dass „bestenfalls die Hälfte der Arbeitgeber die grundlegendsten Vorsichtsmaßnahmen für die Cybersicherheit ihres Unternehmens traf”. Zum Beispiel wurden nur 50 Prozent der Befragten gebeten, Unternehmensgeräte zurückzugeben, nur 41 Prozent gaben digitale Schlüsselkarten zurück und nur 35 Prozent löschten oder setzten ihre digitalen Benutzeraccounts zurück. Auch die Mitarbeiter taten der Umfrage zufolge wenig, um ihre eigene Sicherheit zu schützen – nur 40 Prozent gaben an, ihre persönlichen Daten von den Unternehmensgeräten zu löschen, bevor sie diese zurückgaben.

Kommt es nicht zu einem kontrollierten Offboarding, besteht die Gefahr, dass sensible Daten oder Betriebsgeheimnisse an Dritte gelangen. Dies gilt vor allem, wenn die Trennung nicht einvernehmlich war und die Zugänge des ehemaligen Mitarbeiters noch nicht gesperrt wurden. Solange Zugriff auf alte Benutzerkonten oder die Firmen-IT möglich ist, könnte ein ausgeschiedener Angestellter aus Nachlässigkeit oder aber auch vorsätzlich dem Unternehmen Schaden zufügen.