Die BWA richtig lesen

Antworten auf die Fragen „Wie erfolgreich ist meine Praxis?“ und „Kann ich etwas besser machen?“ dürften in der Regel jeden Zahnarzt brennend interessieren. Insbesondere in der Startphase, in der man den eigenen Praxiserfolg noch nicht richtig einschätzen kann und keinerlei Erfahrungen hat.

Das trügerische Prinzip Hoffnung

In der Beratungspraxis erleben wir es trotzdem immer wieder, dass sich Zahnärzte schwertun, sich mit den eigenen Praxiszahlen, die sie von ihrem Steuerberater geliefert bekommen, intensiv auseinanderzusetzen. Vielfach werden die Auswertungen sogar ungelesen einfach abgeheftet. Eine derartige Praxisführung geht in Richtung „Prinzip Hoffnung“ oder getreu dem rheinischen Motto „Et hätt noch emmer joot jejange“.

Natürlich kann man diese "Strategie" verstehen: zu wenig Zeit im Praxisalltag, fehlende Leserfreundlichkeit der Auswertung, mangelnde Kenntnisse zum Verständnis und zur Interpretation der Informationen oder die fehlende Liebe zu Zahlen. Dabei hat eine BWA so viel zu bieten, und die häufig genannten Vorbehalte können relativ einfach beseitigt werden. Schließlich ist die BWA die wichtigste Informationsquelle für den Zahnarzt über die Entwicklung der eigenen Praxis und das zentrale Instrument zur aktiven Praxisführung. 

Mit diesem Text wollen wir erreichen, dass du als Praxisstarter dieses Vermeidungsverhalten erst gar annimmst und stattdessen die Vorteile der BWA von Anfang an nutzt.

Was ist eine BWA?

Die BWA ist der Fachbegriff für die Auswertungen, die dir der Steuerberater monatlich oder quartalsweise nach der Verarbeitung der Belege aus der Zahnarztpraxis liefert.

Sie kann je nach der vom Steuerberater genutzten Buchhaltungssoftware ganz unterschiedlich aussehen und verschiedene Bestandteile umfassen. Die typische BWA besteht aus zwei Teilen: einer Erfolgsrechnung (Teil I) und einer Liquiditätsrechnung (Teil II), die beide in ihrer Aussagekraft wichtig sind. Die nachfolgende vereinfachte Darstellung gibt einen ersten Eindruck:

Im 1. Teil (Erfolgsrechnung) geht die BWA der Frage nach, wie erfolgreich die Zahnarztpraxis arbeitet und wie sich dieser Erfolg zusammensetzt. Dazu werden von den Praxiseinnahmen – untergliedert in verschiedene Bereiche – die aufgeschlüsselten Praxisausgaben abgezogen, um das vorläufige Praxisergebnis zu ermitteln. Diese Darstellung und Berechnung erfolgt einmal für den aktuellen Monat oder das aktuelle Quartal, je nach Bearbeitungsrhythmus, und für das bisher abgelaufene Jahr kumuliert. 

Um die Zahlen richtig interpretieren zu können, musst Du wissen, dass die zeitliche Erfassung der Beträge nach dem Zahlungsprinzip erfolgt. Die Praxiseinnahmen enthalten also die in dem jeweiligen Zeitraum von der KZV und den Patienten gezahlten Leistungen und nicht die erarbeiteten Honorare. Umgekehrt umfassen die Praxisausgaben auch nur die bezahlten Lieferantenrechnungen. Dabei sind auf der Ausgabenseite die zeitlichen Verzögerungen tendenziell geringer, weil die größeren Ausgabenblöcke wie Personalausgaben und Praxismiete im jeweiligen Monat auch gezahlt werden. Die Praxiseinnahmen lassen aber aufgrund des Zahlungsrhythmus der KZV und der nach Rechnungsstellung teilweise Wochen späteren Patientenzahlungen auf sich warten.

Dieser Effekt wirkt sich insbesondere in der Startphase stark aus und reduziert sich in den Folgejahren. Wer das nicht weiß, ist beim Anblick der reinen Zahlen eventuell geschockt. Indem du die Honorarstatistiken über die erarbeiten Leistungen aus der Praxissoftware hinzunimmst, gewinnst du ein Gefühl für den erarbeiteten Erfolg und beugst Irrtümern über die noch ausstehenden Honorare vor. Und indem du von den Praxiseinnahmen die Fremdlaborkosten abziehst, wird deine zahnärztliche Leistung, also die durch deine Tätigkeit beziehungsweise in der eigenen Praxis erzielten Einnahmen, sichtbar.

Was sind Abschreibungen?

Eine Besonderheit im Bereich der Praxisausgaben sind die Abschreibungen. Sie stellen eine Ausnahme von dem Zahlungsprinzip (tatsächlicher Geldfluss) dar. Bei größeren Investitionen in Praxisgegenstände mit mehrjähriger Nutzungsdauer in der Zahnarztpraxis kannst du den Kaufpreis nicht in voller Höhe im Anschaffungsjahr abziehen, sondern der Betrag wird in der BWA anteilig auf die geschätzten Nutzungsjahre verteilt.

Kaufst du beispielsweise eine Behandlungseinheit, wird der Kaufpreis in Höhe von 40.000 Euro nicht voll im ersten Jahr, sondern über einen Nutzungszeitraum von zehn Jahren jährlich in Höhe von 4.000 Euro als Abschreibung abgezogen. Das vorläufige Praxisergebnis im ersten Teil der BWA stellt somit das steuerliche Ergebnis dar und unterscheidet sich von dem verfügbaren Geld auf dem Praxiskonto.