Praxisauswertungen

Die BWA richtig lesen

Die regelmäßigen Praxisauswertungen des Steuerberaters – kurz BWA genannt – sollen einen Überblick über die wirtschaftliche Gesundheit der Praxis geben. Ohne Vorwissen und Erläuterungen ist die BWA aber schwer zu lesen und noch schwerer zu verstehen. Wir helfen dir!

Gewinn und Liquidität sind nicht das Gleiche. picha/istockphoto

Antworten auf die Fragen „Wie erfolgreich ist meine Praxis?“ und „Kann ich etwas besser machen?“ dürften in der Regel jeden Zahnarzt brennend interessieren. Insbesondere in der Startphase, in der man den eigenen Praxiserfolg noch nicht richtig einschätzen kann und keinerlei Erfahrungen hat.

Das trügerische Prinzip Hoffnung

In der Beratungspraxis erleben wir es trotzdem immer wieder, dass sich Zahnärzte schwertun, sich mit den eigenen Praxiszahlen, die sie von ihrem Steuerberater geliefert bekommen, intensiv auseinanderzusetzen. Vielfach werden die Auswertungen sogar ungelesen einfach abgeheftet. Eine derartige Praxisführung geht in Richtung „Prinzip Hoffnung“ oder getreu dem rheinischen Motto „Et hätt noch emmer joot jejange“.

Frank Kuhnert; Steuerberater und Partner, VPmed Steuer- und Praxisberatung | Copyright: VPmed

Natürlich kann man diese "Strategie" verstehen: zu wenig Zeit im Praxisalltag, fehlende Leserfreundlichkeit der Auswertung, mangelnde Kenntnisse zum Verständnis und zur Interpretation der Informationen oder die fehlende Liebe zu Zahlen. Dabei hat eine BWA so viel zu bieten, und die häufig genannten Vorbehalte können relativ einfach beseitigt werden. Schließlich ist die BWA die wichtigste Informationsquelle für den Zahnarzt über die Entwicklung der eigenen Praxis und das zentrale Instrument zur aktiven Praxisführung. 

Mit diesem Text wollen wir erreichen, dass du als Praxisstarter dieses Vermeidungsverhalten erst gar annimmst und stattdessen die Vorteile der BWA von Anfang an nutzt.

Was ist eine BWA?

Die BWA ist der Fachbegriff für die Auswertungen, die dir der Steuerberater monatlich oder quartalsweise nach der Verarbeitung der Belege aus der Zahnarztpraxis liefert.

Sie kann je nach der vom Steuerberater genutzten Buchhaltungssoftware ganz unterschiedlich aussehen und verschiedene Bestandteile umfassen. Die typische BWA besteht aus zwei Teilen: einer Erfolgsrechnung (Teil I) und einer Liquiditätsrechnung (Teil II), die beide in ihrer Aussagekraft wichtig sind. Die nachfolgende vereinfachte Darstellung gibt einen ersten Eindruck:

Im 1. Teil (Erfolgsrechnung) geht die BWA der Frage nach, wie erfolgreich die Zahnarztpraxis arbeitet und wie sich dieser Erfolg zusammensetzt. Dazu werden von den Praxiseinnahmen – untergliedert in verschiedene Bereiche – die aufgeschlüsselten Praxisausgaben abgezogen, um das vorläufige Praxisergebnis zu ermitteln. Diese Darstellung und Berechnung erfolgt einmal für den aktuellen Monat oder das aktuelle Quartal, je nach Bearbeitungsrhythmus, und für das bisher abgelaufene Jahr kumuliert. 

Die BWA ist die wichtigste Informationsquelle für den Zahnarzt über die Entwicklung der eigenen Praxis und DAS zentrale Instrument zur aktiven Praxisführung.

Um die Zahlen richtig interpretieren zu können, musst Du wissen, dass die zeitliche Erfassung der Beträge nach dem Zahlungsprinzip erfolgt. Die Praxiseinnahmen enthalten also die in dem jeweiligen Zeitraum von der KZV und den Patienten gezahlten Leistungen und nicht die erarbeiteten Honorare. Umgekehrt umfassen die Praxisausgaben auch nur die bezahlten Lieferantenrechnungen. Dabei sind auf der Ausgabenseite die zeitlichen Verzögerungen tendenziell geringer, weil die größeren Ausgabenblöcke wie Personalausgaben und Praxismiete im jeweiligen Monat auch gezahlt werden. Die Praxiseinnahmen lassen aber aufgrund des Zahlungsrhythmus der KZV und der nach Rechnungsstellung teilweise Wochen späteren Patientenzahlungen auf sich warten.

Dieser Effekt wirkt sich insbesondere in der Startphase stark aus und reduziert sich in den Folgejahren. Wer das nicht weiß, ist beim Anblick der reinen Zahlen eventuell geschockt. Indem du die Honorarstatistiken über die erarbeiten Leistungen aus der Praxissoftware hinzunimmst, gewinnst du ein Gefühl für den erarbeiteten Erfolg und beugst Irrtümern über die noch ausstehenden Honorare vor. Und indem du von den Praxiseinnahmen die Fremdlaborkosten abziehst, wird deine zahnärztliche Leistung, also die durch deine Tätigkeit beziehungsweise in der eigenen Praxis erzielten Einnahmen, sichtbar.

Was sind Abschreibungen?

Eine Besonderheit im Bereich der Praxisausgaben sind die Abschreibungen. Sie stellen eine Ausnahme von dem Zahlungsprinzip (tatsächlicher Geldfluss) dar. Bei größeren Investitionen in Praxisgegenstände mit mehrjähriger Nutzungsdauer in der Zahnarztpraxis kannst du den Kaufpreis nicht in voller Höhe im Anschaffungsjahr abziehen, sondern der Betrag wird in der BWA anteilig auf die geschätzten Nutzungsjahre verteilt.

Kaufst du beispielsweise eine Behandlungseinheit, wird der Kaufpreis in Höhe von 40.000 Euro nicht voll im ersten Jahr, sondern über einen Nutzungszeitraum von zehn Jahren jährlich in Höhe von 4.000 Euro als Abschreibung abgezogen. Das vorläufige Praxisergebnis im ersten Teil der BWA stellt somit das steuerliche Ergebnis dar und unterscheidet sich von dem verfügbaren Geld auf dem Praxiskonto.

 

Gewinn ist nicht gleich Liquidität

Im 2. Teil zeigt die BWA, wohin der Gewinn geflossen und wie viel Geld in der Praxis verblieben ist (Liquiditätsrechnung). Ein weit verbreitetes Missverständnis liegt darin, dass Gewinn und Liquidität gleichgesetzt werden. Stimmt der Gewinn des Zahnarztes aber mit der Entwicklung seines Bankkontos nicht überein, kommen Zweifel an der Auswertung und Frustration auf. Die Unterschiede klärt die BWA, indem zu dem Praxisergebnis Abschreibungen und Darlehensaufnahmen hinzugerechnet und Investitionen sowie Darlehensrückzahlungen abgezogen werden. Das Ergebnis ist die im jeweiligen Zeitraum in der Zahnarztpraxis verfügbare Liquidität.

Zur Erklärung: Investitionen verringern im Zeitpunkt ihrer Bezahlung die Liquidität (Bsp.: –40 T€), das Praxisergebnis in Teil I wurde jedoch nur um die Abschreibung verringert (40 T€/10 Jahre = 4 T€ im aktuellen Jahr). 

Darüber hinaus werden aufgenommene Darlehen oder auch Darlehensrückzahlungen in den Praxisausgaben (Teil I) nicht berücksichtigt. Dort sind lediglich die Darlehenszinsen als Praxisausgaben mit aufgeführt, weil auch nur diese steuerlich geltend gemacht werden können.

Aussagekraft und Nutzungsmöglichkeiten der BWA leben von der Aktualität der Zahlen.

Auf dem Praxiskonto fließen diese Zahlungen jedoch ab, so dass im 2. Teil der BWA diese Veränderungen hinzugerechnet werden. Im Ergebnis wird die Liquidität der Praxis ausgewiesen.

Die verbleibende Liquidität wird um die privaten Ausgaben des Zahnarztes – für seine Vorsorge, Steuern und privaten Lebensbedarf – verringert. Das Liquiditätsergebnis des jeweiligen Zeitraums zeigt die BWA ebenfalls im 2. Teil (Veränderung Liquidität). Dieser Betrag entspricht der Veränderung der Bankkonten in dieser Periode und kann auf diese Weise verprobt werden. Das Liquiditätsergebnis ist eine, wenn nicht sogar die wesentliche Größe. Ist sie dauerhaft negativ, sind Liquiditätsprobleme nur eine Frage der Zeit. 

Was kann ich mit der BWA machen?

Mit der BWA hast du die wichtigsten Informationen auf einen Blick, beispielsweise kannst du mit ihrer Hilfe folgende Fragen beantworten:

  • Wie hoch sind meine Praxiseinnahmen und welchen Anteil haben KZV, Zuzahlungen und Privatpatienten?
  • Wie hoch sind meine Praxisausgaben?
  • Arbeitet die Praxis mit Gewinn oder Verlust?
  • Deckt die Praxisliquidität die Praxisausgaben und meinen privaten Bedarf, oder lebe ich über meinen Möglichkeiten? 

Diese Erkenntnisse kannst du in wenigen Minuten und durch die Konzentration auf die wichtigsten Zahlen gewinnen. Aber die BWA kann noch mehr: In einem Vorjahresvergleich können die aktuellen Zahlen den jeweiligen Vorjahreswerten gegenübergestellt werden. Positive wie negative Veränderungen im Zeitablauf werden sichtbar, Ursachen können analysiert und Gegenmaßnahmen bei Bedarf ergriffen werden. Auch eine Gegenüberstellung mit Planwerten zur Beantwortung der Frage „Läuft alles wie erwartet?“ oder mit Fachgruppenwerten, um zu sehen, was andere vielleicht besser machen, ist möglich.

Die Aussagekraft und die Nutzungsmöglichkeiten der BWA leben dabei von der Aktualität der Zahlen. Je aktueller deine Praxisauswertungen sind, desto zeitnaher kannst du Rückschlüsse ziehen und korrigierende Maßnahmen einleiten, um die Entwicklung in die gewünschte Richtung zu pushen. Andernfalls sind die Daten längst überholt und die Praxis ist im Blindflug bereits eine wesentliche Zeitstrecke weiter. Aus diesem Grund ist die regelmäßige Einreichung der Unterlagen nach Ablauf des Monats oder Quartals wichtig, denn dann kann der Steuerberater sie unmittelbar verarbeiten und zeitnah aktuelle Auswertungen liefern. 

Von Anfang an am Ball bleiben

Den Zahnärzten, die sich vom Praxisstart an konsequent mit der BWA ihrer Praxis beschäftigen, fällt diese Arbeit erfahrungsgemäß immer leichter, und sie wissen den Nutzen schnell zu schätzen. Damit dieses Vorhaben nicht im Praxisalltag untergeht, haben sich feste Termine (jours fixes) in der Praxis bewährt. Anfangs solltest Du die BWA gemeinsam mit dem Steuerberater besprechen, um Know-how aufzubauen. Bei dieser Gelegenheit können auch Anpassungen der Auswertungen thematisiert werden, die nahezu alle Buchhaltungsprogramme der Steuerberater zulassen.

Mit diesem Vorgehen entwickelst du aus einer Standard-BWA die individuelle BWA deiner Zahnarztpraxis, in der du die für dich wichtigen Informationen findest. Die Besprechungsintervalle mit dem Steuerberater können anschließend vergrößert und nur noch ausgewählte Punkte besprochen werden. Es bleibt aber wichtig, sich in gewissen Abständen mit dem Steuerberater zusammenzusetzen, um die Zahlen zu analysieren und sich zu Veränderungen oder Maßnahmen auszutauschen. So bleibt ihr im ständigen Dialog.

Auf keinen Fall sollte man sich in puncto Praxisentwicklung und -führung ausschließlich auf den Berater zu verlassen. Niemand hat naturgemäß ein größeres Interesse am Praxiserfolg als der Praxisinhaber selbst. Wenn du erkennst, wie einfach du mithilfe der BWA deine Werte interpretieren kannst, wirst du dich automatisch für die eigenen Zahlen begeistern. In regelmäßigen Abständen bekommst du so die Rückmeldung, dass neben den guten zahnmedizinischen Ergebnissen und der Patientenzufriedenheit deine Tätigkeit sich auch wirtschaftlich lohnt. Dies lässt dich ruhiger schlafen und bringt dir zusätzliche Motivation im Praxisalltag!

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