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Die zehn größten Fehler bei der Personalführung

Jeder Zahnarzt hat die Mitarbeiter, die er verdient. Das klingt provokant, hat aber einen wahren Kern. Junge Zahnärzte oder Praxisgründer, die über ihre Kernkompetenzen am Behandlungsstuhl die Aufgaben als Personalchef vernachlässigen, schaden sich in vielfältiger Hinsicht.

iStock – Anita Stizzoli

Wer Fallstricke und Versäumnisse bei der Personalführung vermeidet, hat die Chance, aus „Mitläufern“ echte Mitarbeiter zu machen. Angestellte, die sich wertgeschätzt fühlen, halten dem Zahnarzt nicht nur den Rücken für seine Aufgaben am Behandlungsstuhl frei. Sie verinnerlichen seine Ziele für die Praxisentwicklung und sind gleichzeitig sein wichtigstes Marketinginstrument zur Patientenbindung. Die folgenden zehn Fehler müssen unbedingt vermieden werden, um die genannten Ziele zu erreichen:

1. Ideenloses Recruiting

Personalführung beginnt oft schon beim Recruiting. Wünscht sich der Zahnarzt Mitarbeiter mit speziellen fachlichen Qualifikationen oder mit bestimmten persönlichen Eigenschaften, sollte er dies in seinem Gesuch kommunizieren – ebenso wie Chancen und Entwicklungsmöglichkeiten, die er als Arbeitgeber für sein Personal anbietet. Wer nicht nur „irgendeine“ ZFA sucht, kann eine Anzeige in einer Fachzeitschrift anstatt in der Tageszeitung schalten. Eine Mitarbeiterin, die bereit ist, sich Fachwissen anzueignen, wird sicher auch an ihrem Arbeitsplatz Engagement zeigen. Gleiches gilt für Bewerberinnen, die zu einem „Tag der offenen Tür“ in die Praxis kommen und auf diese Weise Eigeninitiative und Interesse für den potenziellen neuen Arbeitsplatz beweisen.

Eine naheliegende Option ist es, zunächst einmal die eigenen Mitarbeiter zu fragen, ob möglicherweise eine kompetente Kollegin gerade eine Stelle sucht. Ebenfalls eine vielversprechende Maßnahme: Quereinsteiger aus anderen Branchen können sich als Glücksfall für das Team erweisen. Zum Beispiel Fachkräfte aus dem Hotelfach, die ihre Erfahrungen an der Rezeption mit einbringen.

2. Hire and Fire: "Jeder ist ersetzbar"

Jede personelle Fehlentscheidung ist nicht nur ärgerlich, sondern auch teuer. Zahnärzte unterschätzen oft die Schäden, die ihnen dadurch entstehen, dass das Know-how von Mitarbeitern verloren geht, wenn diese kündigen oder gekündigt werden, und treffen bei Unstimmigkeiten vorschnelle Entscheidungen. Doch das ist nicht der einzige Faktor, der in einer solchen Situation zu beachten ist. Hohe Fluktuation beim Personal weckt das Misstrauen der Patienten, die fliegende Wechsel schnell als fehlenden Wohlfühlfaktor wahrnehmen – ein zentrales Unterscheidungsmerkmal zur Konkurrenz, auf das Zahnärzte heute kaum verzichten können. Das heißt: Die Mühe, Konflikten möglichst sachlich auf den Grund zu gehen, lohnt sich für den Chef allemal. Noch besser fahren Zahnärzte, die sich für die Auswahl der Bewerber von Anfang an die Zeit nehmen, genau hinzusehen.

3. Gefährlicher Leichtsinn: "Das regeln die Damen unter sich"

Hackordnungen gibt es nicht nur auf dem Hühnerhof. Auch unter Mitarbeitern können sich Hierarchien bilden, die parallel zu den Verantwortungsbereichen verlaufen, die der Chef zuweist. Wer sich bei Konflikten im Team heraushält, verzichtet auf seine Führungsrolle und riskiert, dass die täglichen Abläufe gestört werden. Das klassische Beispiel ist die langjährige Erstkraft, die durch ihre Erfahrung eine gewisse Entscheidungsbefugnis erworben hat und diese Stellung allzu vehement verteidigt. Ebenfalls problematisch sind interne Grüppchen unter den ZFA, die sich gegenseitig kontrollieren. Neue Mitarbeiterinnen haben in solchen Fällen oft nur dann eine Chance, wenn sie sich klaglos integrieren. Will der Zahnarzt diese Entwicklung verhindern, sind klare Ansagen nötig. Besonders schwierig ist dieses Unterfangen, wenn er eine Praxis samt Team übernimmt und sich mit bereits „verkrusteten Strukturen“ auseinandersetzen muss. Dem Praxischef bleibt meist nur die Strategie, die Hauptakteure regelmäßig an seine Vorgaben zu erinnern. Das erfordert zwar einen langen Atem, hat jedoch einen entscheidenden Vorteil: Wenn es ihm gelingt, die alteingesessenen Mitarbeiter von sich und seiner Philosophie zu überzeugen, respektiert ihn das Team umso mehr.

4. Allein auf weiter Flur: Die Einzelkämpfermentalität

Engagierte Mitarbeiter geben einer Praxis Profil – vorausgesetzt, der Chef holt sie bei seinen Plänen mit ins Boot. Denn ein Zahnarzt muss sich nicht als Einzelkämpfer aufreiben. Einen Teil seiner Aufgaben sollte er sinnvoll delegieren – so zum Beispiel in Bereichen wie Kommunikation, dem wirtschaftlichen Umgang mit Ressourcen oder dem Praxismarketing. Wenn er sicher ist, dass diese Pflichten im Praxisalltag sorgfältig erfüllt werden, kann er sich auf seine „eigentlichen“ Aufgaben am Behandlungsstuhl konzentrieren. Der Chef muss seinem Team jedoch einen Vertrauensvorschuss entgegenbringen und Kontrolle abgeben. Möglicherweise verfügt er bereits über eine „rechte Hand“, wie eine Praxismanagerin, die einen Überblick über die täg‧lichen Abläufe hat und ihm das gute Gefühl gibt, dass im Hintergrund alles effizient geregelt ist.

5. Fehlende Wertschätzung: "Nicht geschimpft ist gelobt"

Wertschätzung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Personalführung. Selbstverständlich kann der Praxischef damit rechnen, dass alle im Team ihre Aufgaben nach bestem Wissen erfüllen – ein ernst gemeintes Lob für eine gute Leistung erfordert jedoch keinen außergewöhnlichen Aufwand und ist Teil einer Aufgabe, die jeder Zahnarzt zur Chefsache erklären sollte: die Motivation seiner Mitarbeiter. Allerdings gilt es hier einige Grundregeln zu beachten. Ein Einzellob sollte der Praxischef auch immer nur dem Einzelnen gegenüber aussprechen. Lobt er beispielsweise vor allen Mitarbeitern die schnelle Auffassungsgabe einer neuen ZFA, ist es nicht verwunderlich, wenn die Kollegen, die die „Neue“ mit großem Einsatz eingearbeitet haben, verstimmt reagieren. Ein Lob, das die Leistung des Teams betrifft, kommuniziert der Zahnarzt hingegen im Beisein des ganzen Teams. Auf diese Weise signalisiert er Wertschätzung, ohne Missgunst zu schüren oder ins Fettnäpfchen zu treten.

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