Patientenbindung bei der Praxisübernahme

Guten Tag, ich bin der Neue!

Hat man sich für die Übernahme einer Bestandspraxis entschieden, ist damit der erste Schritt in die neue berufliche Zukunft getan. Nun liegt die Herausforderung darin, EINE bestehende Praxis zu SEINER Praxis zu machen – und dabei möglichst viele Patienten zu behalten. Kommunikation, Transparenz und Konzept sind dabei die Erfolgsgaranten.

adobeStock - Viacheslav

Die Wünsche bei einer Praxisübernahme sind bei allen Existenzgründern ähnlich: Gesucht wir eine „top“ Praxis, ein hoher Anteil an Privatpatienten und Privatleistungen soll vorliegen und selbstverständlich müssen die Zahlen stimmen. Zudem soll die Praxis in einem guten Zustand sein, samt guter Auslastung.

Unerwünscht sind Investitionsstau und personelle „Altlasten“. Dem immateriellen Wert in Form der Bestandspatienten kommt dabei eine Schlüsselposition zu – schließlich soll die Übernahme der Patienten für ein gewisses Maß an Sicherheit in der Anfangsphase sorgen und gefüllte Bestellbücher garantieren. Im Vergleich zu einer Neugründung mit einem gänzlich neu aufzubauenden Patientenstamm kann dies eine Übernahme attraktiver machen. Das Tool zur Bindung der bereits vorhandenen Patienten ist dabei ganz klar der Faktor Kommunikation – frühzeitig und proaktiv. 

Finden Sie einen Mittelweg zwischen Abgeber- und Übernehmerkonzept

Bevor der erste Kontakt zu den Patienten aufgenommen wird, sollte ein klares Praxiskonzept verabschiedet werden. Dabei ist es hilfreich, die Praxis aus der Außenperspektive zu betrachten und sich in den Patienten hineinzuversetzen. Wie wirkt die Praxis bislang auf die Patienten und nach außen? Wie möchte ich meine Praxis hinsichtlich der Patientenwahrnehmung zukünftig positionieren? Hebe ich mich damit von Kollegen vor Ort ab? Was ist mein Alleinstellungsmerkmal? Ein roter Faden ist hier elementar. Dabei sollte bei allen Überlegungen und Aktivitäten das Ziel der Positionierung als Marke im Vordergrund stehen. 

Ihre Praxis und alle damit verbundenen Marketingmaßnahmen sollten einen hohen Wiedererkennungswert haben: ein klarer Schriftzug, ein einprägsames Logo, eine stringente Farbgestaltung. Diese Elemente finden sich sowohl in der Praxiseinrichtung, bei der Kleidung des Teams, in gedruckten Patienteninformationen und natürlich auch auf der Praxiswebsite wieder. Sie haben auch bei Übernahme den Vorteil, etwas Neues schaffen zu können. 

Vorsicht ist geboten bei zu starken Brüchen vom bisherigen zum neuen Praxiskonzept. War der Abgeber bislang universell tätig, wird eine neue Praxisausrichtung nur auf ästhetische Zahnheilkunde für die bisherige Klientel vermutlich nicht funktionieren. Ein Mittelweg zwischen Abgeber- und Übernehmerkonzept ist empfehlenswert – Veränderungen sollten sanft und sukzessive umgesetzt werden, um Bestandspatienten nicht zu verschrecken.

Die Patienten schätzen einen sanften Übergang

So sind Interimsvarianten sehr geeignet, um möglichst viele Stammpatienten zu übernehmen und von sich zu überzeugen. Diese können sich vielseitig gestalten: Möglich ist etwa, als Übernehmer in der Abgeberpraxis bereits einige Monate vor dem offiziellen Wechsel mitzuarbeiten und den Patienten vom Abgeber vorgestellt zu werden. Die Patienten werden für neue Strukturen sensibilisiert, das Kennenlernen verläuft entspannter. Es lässt sich schon einmal einschätzen, welcher Patientenstamm übernommen wird, die Abläufe in der Praxis werden bekannt und lassen bereits Gedanken über mögliche Veränderungen zu. Welche Strukturen möchte man beibehalten, welche ändern? Wie kann man Personal-Ressourcen besser nutzen? Gibt es Missstände oder noch ungenutztes Potenzial im Team? Dies sind erste wichtige Überlegungen auf dem Weg zur eigenen Praxis. 

Diese Interimsphase kann auch nach der Übernahme stattfinden, wenn der Abgeber der Praxis noch einige Zeit in Anstellung erhalten bleibt. Auch durch diese Variante ist kein sofortiger Bruch für die Patienten gegeben und die Compliance für einen neuen Inhaber kann sich erhöhen. Achten Sie bei dieser Option aber ganz besonders darauf, klare Weisungsrichtlinien und Entscheidungshorizonte festzulegen. Nichts ist für das Team und für die Patienten unangenehmer, als zwei Chefs, die jeweils versuchen, ihr Konzept durchzusetzen. Die Ansichten – fachlich, menschlich und mit Blick auf die Personalführung – können zwischen Abgeber und Übernehmer sehr konträr sein. 

Im Vorfeld einer Übernahme kann ein Patientenbrief lohnen – hier sind unbedingt die gesetzlichen Regularien sowie die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten. Auch einige Ausführungen zum neuen Konzept und zum fachlichen Hintergründen sind nie verkehrt. 

Sie müssen die Aufmerksamkeit erst gewinnen

Neben dem Patientenbrief, der primär der Bindung der Bestandspatienten dient, sollte auch an eine Eröffnungsveranstaltung gedacht werden, die gleichzeitig den Kontakt zu den Bestandspatienten ermöglicht, aber auch auf neue Patienten abzielt. Stellen Sie an diesem Tag Ihr Konzept vor, überzeugen Sie durch Authentizität sowie Persönlichkeit und ermöglichen Sie auf allen Seiten ein Kennenlernen in entspannter Atmosphäre. Trotz der Übernahme eines Patientenstamms ist das kontinuierliche Ringen um Interesse, Begehrlichkeit und Aufmerksamkeit eine dauerhafte Marketingaufgabe – gleichermaßen für die Bestandspatienten- wie für die Neupatientengewinnung. 

Grundsätzlich sollte Praxismarketing nie einseitig sein, sondern einen guten Mix aus Werbemaßnahmen und Kommunikationskanälen aufweisen. Dabei sollte immer ein festes Budget definiert werden, das jährlich für Marketingmaßnahmen ausgegeben werden kann, um nicht in spontanen Aktionismus zu verfallen. Hierbei ist es wichtig, den Erfolg der Maßnahmen konsequent nachzuhalten, einfach nur ausprobieren kostet meist unnötig Geld. 

Maßnahmenkatalog bei Übernahme:

  • Corporate Identity/-Design
  • Geschäftsausstattung
  • Außendarstellung
  • Innendarstellung
  • Printwerbemittel
  • Praxiswebsite
  • Grundlagenkonzept Onlinemarketing
  • Digital-Media-Strategie
  • Eröffnungsveranstaltung
  • PR / Redaktionelle Arbeit
  • Konzeptionelle Überweiserkommunikation bei Fachzahnarztpraxen

Fazit

Eine klare Ausrichtung und Positionierung des eigenen zukünftigen Praxismodells bei der Übernahme ist entscheidend für den Erfolg und die Akzeptanz bei den Bestandspatienten. Es gilt, den richtigen Mittelweg zu finden zwischen aktiver Kommunikation, Transparenz, neuen Wegen und Veränderungen – Fingerspitzengefühl ist hier gefragt. Verlassen Sie sich dabei auch auf Ihr Bauchgefühl und versetzen Sie sich in die Perspektive Ihrer neuen Patienten – dieser Blick kann bei Ihren Entscheidungen ein sehr hilfreicher sein.

Nadja Alin Jung ist diplomierte Betriebswirtin und geschäftsführende Inhaberin von „m2c | medical concepts & consulting, Marketingberatung für Heilberufe“.

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