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Notfallplanung: So vermeiden Sie böse Überraschungen

Oft eine Baustelle: die individuelle Notfallplanung

D. ist mit seiner bisherigen Einstellung zum Vorsorgethema kein Einzelfall bei Zahnärzten. Es gibt je nach Praxis zum Teil erhebliche Mängel in der individuellen Notfallplanung, die sich auf sämtliche praxisrelevanten Bereiche erstrecken sollte. Zweifellos gehört dazu auch ein kontinuierlich anzupassender Versicherungsschutz, der sich an der jeweiligen Entwicklung der Praxis orientiert. Hier sollte ähnlich verfahren werden wie bei privaten Versicherungspolicen, die möglichst auch an die sich verändernden Lebensverhältnisse des Zahnarztes und seiner Familie anzupassen sind.

Kennzahlen für das Controlling rechtzeitig auswerten

Bei einem weiteren, ebenfalls wichtigen Problembereich unternehmerischer Vorsorge geht es um ein funktionierendes Controlling, das unmittelbare Konsequenzen als Reaktion insbesondere auf Umsatz- und Ertragsrückgänge durch rechtzeitiges Auswerten betriebswirtschaftlicher Kennzahlen ermöglicht. Darüber hinaus sollte ein funktionierendes Forderungsmanagement für die in der Praxis wichtige Liquidität sorgen.

Das gilt auch für die Fremdkapitalfinanzierung durch eine oder mehrere Hausbanken. Neben dem obligatorischen Überziehungskredit, dessen Höhe und Laufzeit regelmäßig zu überprüfen sind, stehen hierzu ebenfalls betriebliche Darlehen zur Disposition. Mögliche Umschuldungen können hier genauso wichtig sein wie ein regelmäßiger Informationsaustausch zwischen Bank und Kunde beispielsweise über Sonderkredite oder über öffentliche Förderprogramme.

Auch eventuelle Mängel in der Datentechnik dürfen nicht unterschätzt werden: So sollte etwa über die sorgfältige Verwahrung von Sicherungskopien mit wichtigen betrieblichen Daten ebenso nachgedacht werden wie über eine regelmäßige Aktualisierung der jeweils genutzten Hard- und Software.

An erster Stelle: die Arbeitskraft des Zahnarztes

Bei aller Sorgfalt im Hinblick auf Praxisdetails darf aber nicht übersehen werden, dass die Arbeitskraft des Zahnarztes die wohl größte Bedeutung für den Fortbestand der Praxis besitzt. Konkret bedeutet das: Es ist sicherzustellen, dass bei einem plötzlichen Ausfall des Zahnarztes die Praxis weitgehend reibungslos fortgeführt werden kann. Dazu gehören Bankvollmachten ebenso wie klare und verbindliche Regelungen beim täglichen Geschäftsverkehr.

Nochmals zurück zu D., der sich nun entschlossen hat, mithilfe seines Steuerberaters und seiner Hausbank sämtliche relevanten Punkte zu bereden und innerhalb eines betriebsinternen Organisationshandbuchs für alle Mitarbeiterinnen verbindliche Regeln einzuführen. Er verspricht sich davon auch eine Verbesserung seines betrieblichen Kreditratings. Immerhin zeigt er seiner Bank damit, dass er auch an dieser Stelle deren Vorstellung von einer professionellen Praxisführung Rechnung trägt.

Check-Liste:

  1. Einerlei ob Vorsorge- oder Notfallplan: Zahnarztpraxen sollten sich bei erkannten Mängeln im Praxisbereich kurzfristig um entsprechende Maßnahmen zur Schließung dieser Lücken bemühen.
  2. Neben Standesorganisationen können hierzu vor allem Banken und Steuerberater Hilfe leisten, da sie die jeweilige Praxis meist gut kennen und auch Erfahrungen mit vergleichbaren Praxen - selbstverständlich anonymisiert - einbringen können.
  3. Einmal verabschiedete Regelungen sollten nicht statisch gesehen, sondern vielmehr regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.
  4. Von großer Bedeutung ist bei so gut wie allen Maßnahmen die Einbindung der in der Praxis tätigen Mitarbeiterinnen. Immerhin sind sie für die jeweilige Umsetzung in hohem Maße mitverantwortlich.


Michael Vetter
Fachjournalist für Finanzen

vetter-finanz@t-online.de




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