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Notfallplanung: So vermeiden Sie böse Überraschungen

Die Überraschung hätte für Rüdiger D., einem Zahnarzt aus Baden-Württemberg, kaum größer sein können, als ihm ein Kollege fast beiläufig mitteilte, dass dieser einen Versicherungsschaden von rund 8.000 Euro selbst zahlen müsse.

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Dabei ging es um einen Wasserschaden in seinem auch geschäftlich genutzten Wohngebäude, der wohl dazu führen wird, dass er die Praxis für einige Tage schließen muss und in diesem Zeitraum naturgemäß keine Einnahmen erzielen kann.

D. war vor allem deshalb so überrascht, weil er wusste, dass das Gewerbegebiet, in dem die Praxis des Kollegen liegt, aufgrund der unmittelbaren Nähe zu einem Kanal eindeutig als Hochwasser gefährdet eingestuft wird, und der Zahnarzt in der Betriebsversicherung auf den Einschluss einer für entsprechende Schäden grundsätzlich eintretenden Elementarversicherung bisher verzichtete. Nach dessen eigener Aussage sah besagter Kollege für eine solche Versicherungserweiterung „bisher keinerlei Anlass“.

Vorwürfe und Unverständnis seitens der Bank

Als er daraufhin seine Bank um eine zur Finanzierung dieser Kosten kurzfristige Erhöhung seines Überziehungskredits auf dem Praxiskonto bat, musste er sich dort nicht nur heftige Vorwürfe gefallen lassen („Gibt es denn bei Ihnen keine entsprechenden Vorsorgeplanung?“). Darüber hinaus machte sein Gesprächspartner deutlich, dass ein derartiger Vorsorge- oder Notfallplan im Rahmen seiner Kreditbeurteilung und damit bei der Kreditvergabe als wichtiger Punkt gilt. Erst nach langem Hin und Her stimmte der Bankmitarbeiter dem Kreditwunsch unter der Bedingung einer sofortigen und sorgfältigen Überprüfung des vollständigen Versicherungsschutzes des Zahnarztes zu.

D. sah sich nach der Erzählung seines Kollegen die eigenen Versicherungsunterlagen an und war erstaunt darüber, dass er eine Neuordnung sowohl der privaten als auch der betrieblichen Versicherungen vor fast vier Jahren vorgenommen hatte. Danach hat es zwar seitens des Ansprechpartners seines Versicherers immer wieder Versuche gegeben, ein Vier-Augen-Gespräch zu führen. Tatsächlich geschehen ist aber nichts, da D. dazu keine Veranlassung sah und regelmäßig Gründe fand, sich vor einem solchen Gespräch mehr oder weniger zu drücken.

Erst jetzt, nach dem geschilderten Problem seines Kollegen, denkt er anders darüber und wird mit dem Versicherungsmitarbeiter kurzfristig Kontakt aufnehmen.

Oft eine Baustelle: die individuelle Notfallplanung

D. ist mit seiner bisherigen Einstellung zum Vorsorgethema kein Einzelfall bei Zahnärzten. Es gibt je nach Praxis zum Teil erhebliche Mängel in der individuellen Notfallplanung, die sich auf sämtliche praxisrelevanten Bereiche erstrecken sollte. Zweifellos gehört dazu auch ein kontinuierlich anzupassender Versicherungsschutz, der sich an der jeweiligen Entwicklung der Praxis orientiert. Hier sollte ähnlich verfahren werden wie bei privaten Versicherungspolicen, die möglichst auch an die sich verändernden Lebensverhältnisse des Zahnarztes und seiner Familie anzupassen sind.

Kennzahlen für das Controlling rechtzeitig auswerten

Bei einem weiteren, ebenfalls wichtigen Problembereich unternehmerischer Vorsorge geht es um ein funktionierendes Controlling, das unmittelbare Konsequenzen als Reaktion insbesondere auf Umsatz- und Ertragsrückgänge durch rechtzeitiges Auswerten betriebswirtschaftlicher Kennzahlen ermöglicht. Darüber hinaus sollte ein funktionierendes Forderungsmanagement für die in der Praxis wichtige Liquidität sorgen.

Das gilt auch für die Fremdkapitalfinanzierung durch eine oder mehrere Hausbanken. Neben dem obligatorischen Überziehungskredit, dessen Höhe und Laufzeit regelmäßig zu überprüfen sind, stehen hierzu ebenfalls betriebliche Darlehen zur Disposition. Mögliche Umschuldungen können hier genauso wichtig sein wie ein regelmäßiger Informationsaustausch zwischen Bank und Kunde beispielsweise über Sonderkredite oder über öffentliche Förderprogramme.

Auch eventuelle Mängel in der Datentechnik dürfen nicht unterschätzt werden: So sollte etwa über die sorgfältige Verwahrung von Sicherungskopien mit wichtigen betrieblichen Daten ebenso nachgedacht werden wie über eine regelmäßige Aktualisierung der jeweils genutzten Hard- und Software.

An erster Stelle: die Arbeitskraft des Zahnarztes

Bei aller Sorgfalt im Hinblick auf Praxisdetails darf aber nicht übersehen werden, dass die Arbeitskraft des Zahnarztes die wohl größte Bedeutung für den Fortbestand der Praxis besitzt. Konkret bedeutet das: Es ist sicherzustellen, dass bei einem plötzlichen Ausfall des Zahnarztes die Praxis weitgehend reibungslos fortgeführt werden kann. Dazu gehören Bankvollmachten ebenso wie klare und verbindliche Regelungen beim täglichen Geschäftsverkehr.

Nochmals zurück zu D., der sich nun entschlossen hat, mithilfe seines Steuerberaters und seiner Hausbank sämtliche relevanten Punkte zu bereden und innerhalb eines betriebsinternen Organisationshandbuchs für alle Mitarbeiterinnen verbindliche Regeln einzuführen. Er verspricht sich davon auch eine Verbesserung seines betrieblichen Kreditratings. Immerhin zeigt er seiner Bank damit, dass er auch an dieser Stelle deren Vorstellung von einer professionellen Praxisführung Rechnung trägt.

Check-Liste:

  1. Einerlei ob Vorsorge- oder Notfallplan: Zahnarztpraxen sollten sich bei erkannten Mängeln im Praxisbereich kurzfristig um entsprechende Maßnahmen zur Schließung dieser Lücken bemühen.
  2. Neben Standesorganisationen können hierzu vor allem Banken und Steuerberater Hilfe leisten, da sie die jeweilige Praxis meist gut kennen und auch Erfahrungen mit vergleichbaren Praxen - selbstverständlich anonymisiert - einbringen können.
  3. Einmal verabschiedete Regelungen sollten nicht statisch gesehen, sondern vielmehr regelmäßig überprüft und aktualisiert werden.
  4. Von großer Bedeutung ist bei so gut wie allen Maßnahmen die Einbindung der in der Praxis tätigen Mitarbeiterinnen. Immerhin sind sie für die jeweilige Umsetzung in hohem Maße mitverantwortlich.


Michael Vetter
Fachjournalist für Finanzen

vetter-finanz@t-online.de




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