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Achtung, der Fiskus prüft!

Wie für Patientenunterlagen gibt es auch für steuerliche Unterlagen umfangreiche Aufbewahrungspflichten. Experte Frank Kuhnert erklärt, was passieren kann, wenn diese Fristen nicht eingehalten werden.

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zm: Wozu müssen Zahnärzte diese Unterlagen überhaupt so lange aufbewahren?
Frank Kuhnert:
Die Pflicht zur Aufbewahrung der steuerlichen Aufzeichnungen sowie der zugrunde liegenden Belege sollen dem Finanzamt ermöglichen, die im Rahmen der Steuererklärung angesetzten Werte zu überprüfen. Regelmäßig erfolgt diese Überprüfung nicht oder nur sehr eingeschränkt im Rahmen der laufenden Bearbeitung der Steuererklärung, sondern erst nach einigen Jahren im Rahmen einer sogenannten Betriebsprüfung. Damit eine nachträgliche Prüfung allerdings ohne Einschränkung möglich ist, müssen die Unterlagen noch vorhanden sein.

Richten sich die Fristen nach einem bestimmten Kriterium?
Die Aufbewahrungsfristen für steuerliche Zwecke sind in der Abgabenordnung geregelt und betragen im Regelfall zehn Jahre. Hierunter fallen insbesondere die Buchführung und die jährliche steuerliche Gewinnermittlung der Zahnarztpraxis sowie die zugrunde liegenden Belege.

Für Einzelfälle und als Auffangtatbestand ist eine kürzere Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren geregelt. Im Zweifel gilt aber für den Zahnarzt sicherheitshalber länger aufzubewahren, um keine Nachteile zu riskieren. Bei laufenden Betriebsprüfungen und Rechtsbehelfsverfahren verlängert sich die Frist bis zu deren Abschluss.

Kommt es denn vor, dass irgendwer einmal die alten Unterlagen einsehen will?
Im Rahmen der Bearbeitung der laufenden Steuererklärungen fordern die Finanzämter vereinzelt Belege zu ausgewählten Werten an, die als Praxisausgaben angesetzt worden sind. Spätestens im Rahmen der Betriebsprüfung sind zumindest die steuerlichen Aufzeichnungen und Gewinnermittlungen der Zahnarztpraxis vorzulegen.

Nach Durchsicht dieser Unterlagen lässt sich der Betriebsprüfer in Abhängigkeit von seinen Prüfungsschwerpunkten Belege vorlegen. Erfolgt die Prüfung im Finanzamt und nicht in der Kanzlei des Steuerberaters werden vielfach die gesamten Buchhaltungsordner der Prüfungsjahre angefordert.

Welche Sanktionen drohen, wenn Unterlagen fehlen oder wenn nicht ordnungsgemäß Buch geführt wird?
Können geltend gemachte Betriebsausgaben nicht durch entsprechende Belege nachgewiesen werden, droht die Nichtanerkennung durch das Finanzamt. Der Gewinn der Zahnarztpraxis wird erhöht und zusätzliche Steuern fallen an.

Geschieht dies im Nachhinein im Rahmen einer Betriebsprüfung, kommen Zinsen auf die Steuernachzahlungen hinzu. In extremen Fällen, also bei gravierenden Mängeln in den Aufzeichnungen oder Fehlen zahlreicher Belege, kann das Finanzamt die Aufzeichnungen verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen.

Diese Schätzungen dürfen nicht willkürlich erfolgen, sondern müssen sich in einem gewissen Rahmen bewegen. Im Zweifel werden diese allerdings zulasten des Zahnarztes höher ausfallen. Im Bereich der Umsatzsteuer können zudem Bußgelder in einer Höhe von bis zu 5.000 Euro verhängt werden.


Frank Kuhnert ist Steuerberater in Krefeld.
Die Fragen stelle Stefan Grande.




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