Brennpunkt

Hinter den Kulissen

Dass beim Deutschen Zahnärztetag alles nach Plan läuft, ist Aufgabe von Saskia Lehmkühler. Die Leiterin Kongress- und Eventmarketing beim Quintessenz Verlag erklärt, worauf es bei der Organisation ankommt.

Messe Frankfurt Venue GmbH/ Pietro Sutera

Es ist jetzt 11 Uhr. Mit wem haben Sie heute schon in Sachen Deutscher Zahnärztetag gesprochen?

Saskia Lehmkühler: Das war eine Menge an Gesprächen. Ich habe mit allen elf Premium-Partnern, mit denen wir unsere Werbekooperationen haben, mit den Mitarbeitern der Technik und der Location selbst wegen einer Raumumbuchung telefoniert. Dann hatte ich ein Gespräch mit einem unserer Hotelpartner und mit einer der Fachgesellschaften, die ein größeres Symposium planen und da noch Unterstützung brauchen.

Wann fangen die Vorbereitungen für den Deutschen Zahnärztetag an?

Es gibt ein geflügeltes Wort bei uns, das auf den Deutschen Zahnärztetag zutrifft wie auf keine andere unserer Veranstaltungen: Nach dem Kongress ist vor dem Kongress. Eigentlich beginnen die Planungen sogar noch früher. Beim laufenden Zahnärztetag liegt ja bereits das Kongressprogramm für das folgende Jahr vor, das alle Kongressteilnehmer als eine erste Ankündigung zu den Themenschwerpunkten erhalten.

Was sind die ersten Dinge, die erledigt werden müssen?

Wenn uns das wissenschaftliche Programm vorliegt, beginnen wir mit der Bestätigung aller Referenten sowie der Vorsitzenden der einzelnen Sessions und klären technische Fragen zur Präsentationstechnik. Außerdem bringen wir die Verträge für die Location unter Dach und Fach. Auch wird bereits ein Jahr zuvor ein dramaturgisches Konzept entworfen, damit die Veranstaltungen in einem für die Teilnehmer interessanten Spannungsbogen aufeinander folgen.

Was kommt danach?

Als nächstes ist die Organisation der Werbung extrem wichtig: Dass Flyer produziert werden, dass man entscheidet, wann man wo welche Werbung schaltet, wie die Homepage und die App zu aktualisieren sind. Parallel dazu laufen die Logistik sowie die Betreuung der Referenten und der Sonderprogramme mit den Preisverleihungen weiter.

Worum kümmern Sie sich jetzt in der heißen Phase?

Häufig sind Umbuchungen nötig, weil sich bei den Referenten Termine verschieben. Außerdem müssen Blumen bestellt und die letzten Caterings freigegeben werden. Schlusskorrekturen für die Programmhefte stehen an und der Druck der Namensschilder. Wir kümmern uns also um viele Kleinigkeiten, die man als Teilnehmer gar nicht bemerkt, die aber dafür sorgen, dass man sich vor Ort wohlfühlt. 

Wie groß ist Ihr Team?

Wir sind zu fünft und kümmern uns zusammen um circa 20 Veranstaltungen im Jahr. Der Deutsche Zahnärztetag ist die größte davon.

Wo besteht Ihrer Erfahrung nach immer Pannengefahr?

Überall dort, wo Schnittstellen nicht genau definiert sind. Wir haben zum Beispiel einen externen Technikdienstleister, der sich mit der Technikabteilung der Messe Frankfurt abstimmen muss. Für solche Schnittstellen haben wir sehr genau bestimmt, wer für welche Aufgaben zuständig ist, damit die Zusammenarbeit problemlos laufen kann. Das funktioniert gut.

Mit wem stimmen Sie sich bei der Zahnärzteschaft ab?

Die Richtlinienkompetenz obliegt dem Kongresskomitee, das sich aus Vertretern der BZÄK, der DGZMK, der gastgebenden LZKen und des Quintessenz Verlags zusammensetzt. Dort stimmen wir alle konzeptionellen und inhaltlichen Fragen ab.

Die Fragen stellte Susanne Theisen.
 

377531369261369262369263377532 377533 377510
preload image 1preload image 2preload image 3preload image 4preload image 5preload image 6preload image 7preload image 8preload image 9preload image 10preload image 11preload image 12preload image 13preload image 14preload image 15preload image 16preload image 17preload image 18preload image 19preload image 20preload image 21preload image 22preload image 23preload image 24preload image 25preload image 26preload image 27preload image 28preload image 29preload image 30preload image 31preload image 32preload image 33preload image 34preload image 35preload image 36preload image 37preload image 38preload image 39preload image 40preload image 41preload image 42preload image 43preload image 44preload image 45preload image 46preload image 47preload image 48preload image 49preload image 50preload image 51preload image 52preload image 53preload image 54preload image 55preload image 56preload image 57preload image 58preload image 59preload image 60preload image 61preload image 62preload Themeimage 0preload Themeimage 1preload Themeimage 2preload Themeimage 3preload Themeimage 4preload Themeimage 5preload Themeimage 6preload Themeimage 7preload Themeimage 8preload Themeimage 9preload Themeimage 10preload Themeimage 11preload Themeimage 12preload Themeimage 13preload Themeimage 14preload Themeimage 15preload Themeimage 16preload Themeimage 17preload Themeimage 18preload Themeimage 19preload Themeimage 20preload Themeimage 21preload Themeimage 22preload Themeimage 23preload Themeimage 24preload Themeimage 25preload Themeimage 26preload Themeimage 27preload Themeimage 28
Bitte bestätigen Sie
Nein
Ja
Information
Ok
loginform
Kommentarvorschau
Kommentarvorschau schliessen
Antwort abbrechen
Ihr Kommentar ist eine Antwort auf den folgenden Kommentar

Keine Kommentare