Praxisgründer

Auf der Suche nach der Idealbesetzung

Die Suche nach kompetenten Mitarbeitern gestaltet sich für viele Zahnärzte als schwierige Mission. Christian Henrici spricht im Interview über ungewöhnliche Wege im Recruiting, die ideale Stellenanzeige und flexible Selbstbilder.

Ein gutes, motiviertes Team ist Voraussetzung für den reibungslosen Praxisablauf. Was gilt es bei der Personalsuche zu beachten? Robert Kneschke - Fotolia

 

Über welche Kernkompetenzen sollte eine ZFA verfügen?

Christian Henrici: Je nachdem, ob die ZFA vermehrt in der Assistenz am Stuhl tätig ist, oder ob ihr Aufgabenschwerpunkt in der Verwaltung oder an der Rezeption liegt, stehen unterschiedliche Fähigkeiten im Vordergrund. Als Teil eines eingespielten Behandlungsteams muss sie beispielsweise wissen, welche Schritte folgen und die entsprechenden Instrumente und Materialien vorbereiten. Relevant sind demnach unter anderem eine schnelle Auffassungsgabe, vorausschauendes Denken und Teamfähigkeit.
An der Rezeption ist die ZFA die erste Ansprechpartnerin für Patienten und damit das „Gesicht“ der Praxis, nimmt jedoch auch organisatorische Pflichten wahr. Eine Rolle spielt in diesem Zusammenhang der gewissenhafte Umgang mit Zahlen und Daten. Zum Beispiel bei der zahnärztlichen Abrechnung, der Patientenverwaltung oder einer möglichst zeitökonomischen Terminvergabe. Darüber hinaus sind die Anforderungen bezüglich der „Soft Skills“ entscheidend – ein besonderes Gespür für Menschen. Dies ist insbesondere dann ausschlaggebend, wenn der Praxisbetreiber nicht nur fachlich überzeugen will, sondern eine herausragende Servicekultur implementieren möchte. Möglich ist ein solches Vorhaben nur mit sozial kompetenten Angestellten, die sicher und freundlich auftreten, sodass sich die Patienten gut betreut und wertgeschätzt fühlen.

Welche Kanäle bieten sich für die Personalsuche an?

Generell gilt: Wer außergewöhnliche Mitarbeiter sucht, tut gut daran, ungewöhnliche Wege zu beschreiten. Wenn ein Zahnarzt beispielsweise gerne eine ZFA einstellen möchte, die fachlich überdurchschnittlich interessiert ist und die sich deshalb aus eigener Initiative weiterbildet, kann es sinnvoll sein, eine Anzeige in einer Fachzeitschrift, anstatt in der Tageszeitung zu schalten – durchaus auch in einem Medium, das Zahnärzte zu seinen Lesern zählt. Auf diese Weise erhält die Praxis Resonanz von Bewerberinnen, die wissen möchten, wovon ihr Chef spricht.

 

Wer außergewöhnliche Mitarbeiter sucht, tut gut daran, ungewöhnliche Wege zu beschreiten.

Christian Henrici

 

Oft übersehen Zahnärzte eine naheliegende Option, qualifiziertes Personal anzuwerben: die eigenen Angestellten. Es lohnt sich immer, eine verdiente Mitarbeiterin direkt zu fragen, ob sie eine Kollegin kennt, die gut zum Team passen würde. Nicht selten kennt diese eine ZFA, die eine neue Praxis sucht, oder eine vielversprechende Auszubildende, die in einer anderen Praxis nicht übernommen werden konnte. Die klassische Stellenanzeige in der Tageszeitung kann natürlich ebenso hilfreich sein. Ausschlaggebend für den Erfolg ist hierbei allerdings die Formulierung.

Wie genau sieht eine ideal formulierte Stellenanzeige aus?

Gerade bei Anzeigen kommt es bei den Informationen, die vermittelt werden sollen, nicht auf die Menge an, sondern darauf, die richtigen Bewerberinnen anzusprechen. Oft verschwenden Zahnärzte den Platz, der ihnen zur Verfügung steht, mit inhaltsleeren Worthülsen. Dass die zukünftige neue Mitarbeiterin „belastbar“ und „teamfähig“ sein soll, versteht sich von selbst. Stattdessen sollte der Anzeigentext Besonderheiten, eventuelle Behandlungsschwerpunkte oder eine individuelle Praxisphilosophie herausstellen. Wer bestimmte Ziele hat und für deren Umsetzung Mitarbeiter mit speziellen Qualifikationen benötigt, sollte dies auch gezielt kommunizieren. Wenn die Praxis für Mitarbeiter, die Einsatz zeigen, besondere Entwicklungsmöglichkeiten oder andere Vorteile bietet, gehören diese Informationen ebenfalls in den Text. Auf diese Weise investieren Zahnärzte die verhältnismäßig hohen Kosten nicht nur in gutes Personal, sondern auch in wirksame Imagewerbung.

 

 

Der Chef muss selbst wissen, welche Ansprüche er stellt.

Wie findet ein Praxischef im Bewerbungsgespräch heraus, welche Kandidatin für seine Ziele geeignet ist und nach welchen Kriterien sollte er auswählen?

Zunächst einmal sollte das Gespräch unter optimalen Bedingungen stattfinden. Das heißt zum Beispiel, dass nicht mehr als drei bis fünf Kandidatinnen an einem Tag einbestellt werden sollten. Außerdem ergibt es Sinn, die Gespräche so zu terminieren, dass kein Zeitdruck entsteht. Ein Rat, den ich aus meiner persönlichen Erfahrung geben kann, ist: Wer etwas über die Bewerberin erfahren möchte, muss sich selbst zurücknehmen und sie reden lassen. Hierzu eignen sich sogenannte „offene Fragen“, die nicht mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden können. Dies spricht jedoch nicht gegen einen standardisierten Fragenkatalog, der als Leitfaden Sicherheit gibt. Hierzu gehören unter anderem Fragen zum zukünftigen Aufgabengebiet, zum Beispiel nach beruflichen Wünschen und Zielen. Aussagekräftig sind auch Fragen zu Werdegang, Arbeitssituation, Kompetenz oder Leistungsmotivation der Bewerberin. Interessante Informationen erhält der Zahnarzt darüber hinaus durch situative Fragestellungen. Beispiele wären: „Helfen, erklären oder telefonieren Sie gerne?“, oder „Eine Kollegin weist Sie auf einen Fehler hin. Wie reagieren Sie?“ Die endgültige Entscheidung kann dem Zahnarzt niemand abnehmen. Als Chef muss er selbst genau wissen, welche Ansprüche er an zukünftige Mitarbeiter stellt und diese auch ehrlich und offen kommunizieren. Es gibt jedoch auch Praxischefs, die Mitarbeiter, denen sie vertrauen, in die Entscheidung miteinbeziehen und sogar am Bewerbungsgespräch teilnehmen lassen.

Welche Möglichkeiten hat der Zahnarzt, Initiativbewerbungen zu fördern und seine Attraktivität als Arbeitgeber auch beim schon bestehenden Team zu erhöhen?

Das Internet oder Soziale Netzwerke bieten heute Möglichkeiten, die Zahnärzte beim Thema „Recruiting“ nicht außer Acht lassen sollten. Wer sich beispielsweise auf seiner Paxis-Fanpage bei Facebook als attraktiver Arbeitgeber präsentiert, nutzt gleichzeitig die hohe Streuwirkung dieser Plattform. Ein Tag der offenen Tür, bei dem sich potentielle Bewerberinnen in entspannter Atmosphäre einen Eindruck von der Praxis verschaffen können, hat einen ähnlich positiven Effekt.
Ein Beispiel für eine Maßnahme zur Personalbindung wäre „Leistungsgerechte Entlohnung“, die es besonders engagierten Mitarbeitern ermöglicht, einen Bonus zu ihrem festen Gehalt dazuzuverdienen. Regelmäßige Fortbildungsangebote, eine betriebliche Altersvorsorge oder andere Belohnungssysteme haben sich ebenfalls bewährt.

Wie findet der Zahnarzt die ideale Besetzung für die verschiedenen Anforderungsprofile in seinem Team?

Die Mitarbeiter ihren persönlichen Neigungen gemäß einzusetzen, ist effektiv und ein Motivator für gute Leistungen. In fast jedem Aufgabenprofil in der Praxis sind jedoch auch Pflichten enthalten, die den „Talenten“ der Verantwortlichen weniger entsprechen – zum Beispiel im Hinblick auf Verwaltung oder Dokumentation. Die Aufgabe des Chefs ist es, ein „flexibles Selbstbild“ seiner Mitarbeiter zu fördern. Das heißt, die Bereitschaft zu stärken, sich auch in Felder einzuarbeiten, die nicht in der Natur des Angestellten liegen. Hilfreich kann schon ein Lob sein. Doch auch hier liegt der Teufel im Detail. Denn der Mitarbeiter sollte für seinen Einsatz und seine Anstrengung gelobt werden, nicht für seine „Talente“. Konkret bedeutet das, der Zahnarzt bringt nicht seine Anerkennung für die ruhige Hand seiner Assistentin zum Ausdruck, sondern bedankt sich dafür, dass er sich bezüglich der Hygienevorschriften stets auf ihre Sorgfalt und Disziplin verlassen kann. Diese Art strategischen Lobens fördert flexible Selbstbilder und unterstützt die Mitarbeiter bei der Erfüllung des Aufgabenprofils in ihrem Verantwortungsbereich.