Praxisgründer

Telefon, Terminblock und Trostspender

Was macht einen guten Tresen aus? Warum gehört eine Praxismanagerin dazu? Und wie finden Gründer eine Seele für das Herzstück der Praxis? Praxismanagerin Verena Jüssen über ihre Arbeit am Tresen und ihre Rolle zwischen Zahnarzt und Team.

Praxismanagement ist keine eingetragene Berufsbezeichnung - und doch eine Kompetenz, die in größeren Praxen unbedingt benötigt wird. © macrovector - Fotolia

Sie sind Praxismanagerin in einer Gemeinschaftspraxis – wie lange arbeiten Sie dort schon?

Verena Jüssen: Ich arbeite seit 2010 in der Gemeinschaftspraxis in Bergheim, der zweite Standort befindet sich in Köln. Insgesamt haben wir in Praxis und hauseigenem Labor 22 Mitarbeiter, darunter sechs Zahnärzte, die abwechselnd an beiden Standorten arbeiten. Nach dem Abitur machte ich eine Ausbildung als Arzthelferin, aber schon damals war klar: mit der Option auf berufliche Weiterentwicklung. Eher durch Zufall bin ich dann in die zahnmedizinische Praxis gewechselt. Die Abläufe in ärztlichen und zahnärztlichen Praxen sind gleichzustellen, allerdings ist der hausärztliche Bereich, aus dem ich komme, relativ übersichtlich – das große Chaos bleibt aus. Das kann in Gemeinschaftspraxen, wo mehrere Ärzte behandeln oder Fachrichtungen repräsentiert sind, durchaus drohen. Daher ist es notwendig, die Abläufe zu koordinieren.

Sie sitzen vorne am Tresen und sorgen im Hintergrund dafür, dass die Praxis läuft – was für Aufgaben haben Sie genau?

Eine typische Aufgabe bilden der Aufbau und die Entwicklung von Qualitätsmanagement-Systemen, was im Praxisalltag gar nicht so einfach zu organisieren ist. Denn es gibt oft drängendere Dinge. Außerdem koordiniere ich das Personal, betreue das Ausbildungswesen, bereite Teamsitzungen vor und moderiere sie. Eine Praxismanagerin hat die Position zwischen Team und Chef, daher ist manchmal ein dickes Fell nötig. Eine Fortbildung, die ich zu diesem Thema besucht habe, nannte sich: „Im Sandwich überleben“.

 

Eine Praxismanagerin hat die Position zwischen Team und Chef, daher ist manchmal ein dickes Fell nötig.

Verena Jüssen

 

Zudem übernehme ich Aufgaben aus den Bereichen Controlling und Marketing. Ob Webseite oder soziale Netzwerke – es gibt heute ganz unterschiedliche Möglichkeiten, sich einen weiteren Patientenstamm aufzubauen. In unserer Umgebung sind mehrere Zahnärzte niedergelassen, wir beobachten auch, was die anderen machen, wie wir uns gegebenenfalls hervorheben können, beispielsweise durch neu entwickelte Techniken. Dabei spielt auch die Preiskalkulation eine Rolle. Zuletzt kümmere ich mich um das Finanzwesen und die Buchhaltung, was an sich keine Kernkompetenz einer Praxismanagerin ist. Bei der Fülle an Tätigkeiten ist wichtig, sein eigenes Zeitmanagement zu finden und die Aufgaben zu gewichten: Was ist wie und wann zu tun?


Da sind Sie schwer beschäftigt – haben Sie Mitarbeiterinnen, die Ihnen in den einzelnen Bereichen zur Hand gehen? Oder sind Sie am Tresen die einzige, die mit diesen Managementaufgaben betraut ist?

Den Titel Managerin trage nur ich, aber bei Webseite, Buchhaltung und am Empfang habe ich Unterstützung. Am Tresen sind wir zu dritt, allerdings wechseln wir uns in drei Schichten ab, in der jeweils nur eine von uns am Empfang sitzt. Wenn ich Frühschicht habe, betreue ich vor allem den Tresen, später kann ich mich anderen Aufgaben widmen. Im Mitteldienst bin ich nachmittags und im Spätdienst abends für den Empfang und die Abrechnung zuständig, ich switche also hin und her.

Hinter dem Tresen liegt unser Backoffice, von dem aus wir spontan einspringen können, wenn viel zu tun ist. Und schließlich haben wir ein separates Büro, das zum Empfang hin offen ist, in dem meistens ich sitze, wenn ich nicht gerade am Tresen bin.

Wie kommt ein junger Gründer, der sich alles erst einmal neu aufbauen muss, an eine gute Praxismanagerin?

Ein Gründer sollte sich erst einmal grundsätzlich überlegen, ob er mit oder ohne Praxismanagerin arbeiten möchte. Es gibt immer noch viele niedergelassene Zahnärzte, die sagen: „Ich brauche keine Praxismanagerin, früher gab es die auch nicht“. Allerdings hat sich die Situation heute verändert, da eine Praxis kein wirtschaftlicher Selbstläufer mehr ist.