Die Praxis ist eine Baustelle

Wir haben einen Namen!

Wir haben einen Namen. Wir nennen uns ab sofort ZENTRUM für ORALCHIRURGIE und KIEFERORTHOPÄDIE RIBNITZ, kurz ZOK Ribnitz. Außerdem ist unsere Website fertig (www.zok-ribnitz.de), und an der Baustelle hängen Plakate mit Hinweisen auf das, was kommt. Das regionale Feedback, die E-Mails, Anrufe und die unglaublich netten und zahlreichen Bewerbungen haben uns beeindruckt. 

Das Marketing über die Firma m2c läuft problemlos - auch ein Dachlogo mit jeweiligen Fachgebietsvariationen wurde entwickelt. Sollte die Telekom uns endlich eine Telefonnummer vergeben, dann könnten wir den Prozess des Marketings zur Gründungs- und Startphase beenden.

Einsatz von Dr. Ed

Für unseren Hund Dr. Ed erarbeiten wir gerade ein Hygiene- und Einsatzkonzept. Unterstützt werden wir von Prof. Dominik Schneider vom Westfälischen Kinderzentrum. Dort wird die tiergestützte Therapie zu therapeutischen Zwecken eingesetzt. Ebenfalls ins Boot genommen haben wir die Tierärzte unseres Vertrauens, die uns im Hinblick auf das Hundewohl - es gilt ja, die Übertragung von tierbedingten Erregern zu vermeiden - einen Untersuchungs- und Behandlungsplan erstellt haben.

Hierzu folgt jedoch mit Sicherheit ein separater Artikel. Hilfreiche Hinweise und Tipps nehme ich sehr gern per E-Mail (info@zok-ribnitz.de) und beantworte auf diesem Wege auch Interessierten Fragen.

Stress am Bau

Doch was den Bau betrifft, müssen wir leider in das Lied vieler genervter Bauherren einstimmen. Wir hatten mit Abschluss des Notarvertrags im Dezember 2017 eine schlüsselfertige Praxis erworben. Bis auf die Gewerke dentale Ausstattung sowie Klima- und Lüftung haben wir alle Aufträge (Bau, Heizung und Sanitär, Elektroinstallation, Innenausbau und Möblierung) an unseren Bauträger vergeben.

Ziel war und ist die Koordination aller Gewerke durch eine Hand und damit die Vermeidung von Abstimmungsproblemen. Im Vorfeld haben unsere Innenarchitekten sämtliche Pläne dem Bauträger zugearbeitet, die dentale Planung ebenso, und Klima und Lüftung stimmte sich ebenfalls eng mit dem Bauträger ab.

Mit Beginn der Bauphase, also ab Vorliegen der Baugenehmigung im Januar, stellte sich heraus, dass der Grundwasserspiegel zu hoch war und zusätzliche aktive, kontinuierliche Drainageleistungen erforderlich werden. Alternativ sollte das Gebäude um etwa 0,50 m angehoben werden, was einer Ergänzung der Baugenehmigung und führte zu Umplanungen einiger Zimmer bedurfte.

Die Kosten für die Genehmigung und Durchführung der Grundwasserabsenkung gingen zulasten unseres Bauträgers. Die aus unserer Sicht nachteiligen Veränderungen am Gebäude müssen wir tragen. Hierzu gehören partielle Veränderungen der Raumhöhen, der Verlust von seitlichen Fenstern, die Installation von Oberlichtern und Einschränkungen im Bereich der Barrierefreiheit.

Erst der Nachtrag, dann der Bauzeitenverzug

Weiterhin flatterte im Juni ein Nachtrag für das Gewerk Elektroinstallation ins Haus. Das Wort Nachtrag ist im Baugewerbe ein geläufiger Begriff, über den sich eigentlich keiner sonderlich aufregt. Umso verwunderter zeigte sich der Bauträger, als ich diesen ablehnte. Seine Reaktion: eine Bauzeitenverzugsanzeige von vier Wochen. Auch wieder etwas Neues, mit dem der Bauträger den bereits bestehenden Bauverzug auf unsere Schultern abwälzen wollte und will.

Beide Baubesonderheiten - Nachtrag und Bauzeitenverzugsanzeige - haben mich mittlerweile 1,5 Monate Zeit gekostet und die für die Praxis durchzuführen Maßnahmen (Hundekonzept, QM, Materialwirtschaft, Personal) entsprechend nach hinten verschoben.

Immerhin konnte ich nachweisen, dass der Bauträger vor Unterzeichnung der Notarverträge an seinen Subunternehmer Elektroinstallation nicht die aktuellen Pläne zur Anpassung seines Angebots weitergegeben hatte. Die uns im Nachtrag auferlegte Summe stimmt ziemlich genau mit den Kosten für die erweiterten Maßnahmen überein. Der Bauzeitenverzugsanzeige habe ich formell widersprochen und aufgezeigt, dass das Gewerk Elektroinstallation mit einer definierten Summe durch den Notarvertrag gedeckt ist. Ein Bauverzug lässt sich damit natürlich nicht begründen.

Mein Tipp: Rechnungen prüfen und Puffer einplanen

Fazit aus diesen beiden Besonderheiten: Es muss mehr persönlicher Zeitaufwand einkalkuliert werden. Man sollte sämtlichen Schriftverkehr und Absprachen auf ihre Plausibilität hin prüfen! Wir konnten einerseits Rechnungen und Planung vergleichen, andererseits haben wir einen unglaublich rührigen externen Bausachverständigen aus der Region, der uns sehr zu Seite steht. Weiterhin sollte man einen gewissen zusätzlichen finanziellen Puffer einplanen, da es immer relevante Änderungen geben kann, die auch die eigene Finanzierung betreffen.

Die nächste Baustelle: das Dentaldepot

Damit komme ich zur nächsten Baustelle - dem Dentaldepot. Unser Auftrag im Vorfeld war eindeutig: Wir bauen eine Praxis für Oralchirurgie, Kieferorthopädie und behindertenorientierte Zahnmedizin. Unsere Anforderungen haben wir in vielen Terminen klar formuliert. Das für die Finanzierung erforderliche Angebot des Dentaldepots wurde im November 2017 erstellt.

Als es in diesem Jahr zu Bestellung kommen sollte, fiel spontan auf, dass relevante Aspekte im dentalen nichtsichtbaren Bereich nicht kalkuliert waren und der Preis damit in die Höhe schoss. Auch hier musste ich den Vertreter des Dentaldepots in die Pflicht nehmen und erhebliche Preisnachlässe einfordern, damit der Finanzierungsrahmen nicht überschritten wurde.

Fazit aus diesem Problem: Falls Ihr eine Praxisneugründung plant, sprecht mit Praxisgründern und lasst Euch, wenn möglich, komplette Lieferscheine geben, damit genau diese Probleme Euch nicht im Nachhinein überollen.

Wir haben für die Installation von Dentaleinheiten, Absaugung, Amalgamabscheider, OP-Leuchten, das digitale Röntgen und die Ausstattung des Steri ein Dentaldepot beauftragt. Sämtliche anderen mobilen, tragbaren Groß- und Kleingeräte versuchen wir durch die Einholung von Angeboten im finanziellen Rahmen zu belassen.

Dazu wenden wir uns auch an den Gebraucht-Dentalmarkt, weil wir feststellten, dass es eine Vielzahl seriöser Anbieter gibt. So konnten wir von einem Mund-Kiefer-Gesichtschirurgen aus Bayern sehr gute Instrumenten-Zureichtische kaufen, was eine Kosteneinsparung von 40 Prozent bedeutete. Da die Firma qualitativ gute Arbeit macht, fordern wir nun Angebote für OP-Tische und OP-Stühle direkt beim Hersteller an. 

Das Möbelproblem: Hier hört der Spaß auf!

Damit das Ganze nicht zu langweilig wird, gibt es auch in Sachen Möblierung Fragen über Fragen. Im Vorfeld haben wir - in Absprache mit dem Anbieter - geklärt, dass wir einige Möbel aus dem Angebot in Eigenregie kaufen. Hierzu gehören besondere Einrichtungsaccessoires wie Turnbänke, besondere Tische, Stühle, Klappsitze für die Behandlungszimmer. Die Gesamtkosten hierfür beliefen sich bereits im fünfstelligen Bereich. Aufgrund von Anpassungen und erst jetzt möglichen Detailplanungen wurde das Möbelangebot nochmals erstellt.

Hierbei zeigte der Vergleich, dass das neue Angebot nun einen separat ausgewiesenen Montageposten aufweist, der ungefähr der Größenordnung unser bisherigen Anschaffungen entspricht. Mittlerweile haben wir für die Möblierung das vierte Angebot auf dem Tisch, in dem die Montagekosten - sprich unser eingesparter und bereits investierter Anteil - auf die verschiedenen Teilpositionen ungelegt wurde. Das, liebe Leser, hat uns nun wirklich keinen Spaß mehr gemacht. 

Legt Euch eine Ablage zu!

Fazit für die Möblierung. Plant auch hier einen höheren zeitlichen Aufwand für Kontrollen und Nacharbeiten, Recherchen und eventuellen Vergleichsangeboten ein. Legt Euch eine Ablageordnung zu, die es Euch ermöglicht, jederzeit bindende Verträge ohne viel Aufwand nachzuschlagen und aufzuarbeiten. Die Hemmschwelle, sich die Mühe zu machen und zu vergleichen, ist ungleich höher, wenn man sich erst alles zusammensuchen muss.

Wir bekommen Konkurrenz ...

Aber auch in Sachen Konkurrenz tat sich etwas. Durch eine befreundete Kollegin erfuhren wir, dass ein chirurgisch tätiger Kollege über eine Niederlassung an unserem Standort nachdenkt. Beraten von einem bekannten Finanzdienstleiter, der nach eigenen Angaben gut recherchiert hatte, bot sich unser Standort optimal für den Kollegen an. Wir nahmen zu ihm Kontakt auf, um zu belegen, dass für zwei Chirurgen der Standort doch etwas dürftig ist. Hierfür stellte ich unsere bisherigen Recherchen und unsere Standortanalysen zu weiteren Standortalternativen zur Verfügung.

Es zeigte sich jedoch, dass dieses Treffen eher der Informationsgewinnung durch den medizinischen Finanzdienstleister diente, denn einer wirklichen Problemlösung. Der Kollege lässt sich somit auch in Ribnitz-Damgarten nieder.

Aufgrund der freien Standortwahl in der Zahnmedizin mussten wir mit Konkurrenz rechnen. Wir haben daraufhin unser Konzept nochmals auf Plausibilität und Erreichbarkeit unserer Ziele überprüft. Das Ergebnis blieb dasselbe: Es macht Sinn, an diesem Standort, an dem alle Verkehrswege zusammenführen, eine Überweiserpraxis für Oralchirurgie, Kieferorthopädie und behindertenorientierte Zahnmedizin, unterstützt durch die tiergestützte Therapie, neuzugründen.

Es geht los - mit vier tollen Frauen

Zu berichten gibt es aber auch Positives. Für den Start haben wir unser Personal gefunden: Vier tolle Frauen, die aus unserer Sicht harmonieren könnten. Alle vier haben sich bei uns beworben, und in spannenden Vorstellungsgesprächen und Plauderrunden haben wir uns gegenseitig auf den Zahn gefühlt.

Bis auf ein Gespräch haben wir die Bewerberinnen zu uns nach Hause eingeladen. Einmal zum Frühstück, einmal zum Kaffeetrinken und einige Male zum Abend. Dazu durften die Bewerberinnen gern ihre Kinder mitbringen, da wir um die Problematik der Kinderbetreuung wissen. Unser Ziel war, zur zeigen wer wir sind. Wir möchten, dass auch die Bewerberinnen, die alle in Lohn und Brot stehen, halbwegs wissen, auf wen sie sich einlassen und im Nachhinein ihre Entscheidung hoffentlich nicht bereuen.

Unser Ziel ist, unsere Mitarbeiter am Erfolg zu beteiligen

Was die Verträge angeht, sind wir noch nicht ganz schlüssig. Unser Ziel ist und bleibt, dass unsere Mitarbeiter am Unternehmenserfolg teilhaben sollen. Dies muss für jeden nachvollziehbar sein und sollte im besten Fall auf beiden Seiten zu finanzieller und persönlicher Zufriedenheit führen. Als guter Spiegel dient uns hier unsere beauftragte Wirtschafts- und Rechtsberatungskanzlei.

Damit wir uns alle kennenlernen, planen wir bereits im September/Oktober einen gemeinsamen Abend, bei dem wir die ganzen Familien willkommen heißen. Anfang Dezember machen wir dann einen gemeinsamen Ausflug, der hoffentlich sowohl dem Faktor Spaß, als auch dem Faktor Notfalltraining und Sedierung gerecht wird.