Es ist jetzt 11 Uhr. Mit wem haben Sie heute schon in Sachen Deutscher Zahnärztetag gesprochen?
Saskia Lehmkühler: Das war eine Menge an Gesprächen. Ich habe mit allen elf Premium-Partnern, mit denen wir unsere Werbekooperationen haben, mit den Mitarbeitern der Technik und der Location selbst wegen einer Raumumbuchung telefoniert. Dann hatte ich ein Gespräch mit einem unserer Hotelpartner und mit einer der Fachgesellschaften, die ein größeres Symposium planen und da noch Unterstützung brauchen.
Wann fangen die Vorbereitungen für den Deutschen Zahnärztetag an?
Es gibt ein geflügeltes Wort bei uns, das auf den Deutschen Zahnärztetag zutrifft wie auf keine andere unserer Veranstaltungen: Nach dem Kongress ist vor dem Kongress. Eigentlich beginnen die Planungen sogar noch früher. Beim laufenden Zahnärztetag liegt ja bereits das Kongressprogramm für das folgende Jahr vor, das alle Kongressteilnehmer als eine erste Ankündigung zu den Themenschwerpunkten erhalten.
Was sind die ersten Dinge, die erledigt werden müssen?
Wenn uns das wissenschaftliche Programm vorliegt, beginnen wir mit der Bestätigung aller Referenten sowie der Vorsitzenden der einzelnen Sessions und klären technische Fragen zur Präsentationstechnik. Außerdem bringen wir die Verträge für die Location unter Dach und Fach. Auch wird bereits ein Jahr zuvor ein dramaturgisches Konzept entworfen, damit die Veranstaltungen in einem für die Teilnehmer interessanten Spannungsbogen aufeinander folgen.
Was kommt danach?
Als nächstes ist die Organisation der Werbung extrem wichtig: Dass Flyer produziert werden, dass man entscheidet, wann man wo welche Werbung schaltet, wie die Homepage und die App zu aktualisieren sind. Parallel dazu laufen die Logistik sowie die Betreuung der Referenten und der Sonderprogramme mit den Preisverleihungen weiter.
Worum kümmern Sie sich jetzt in der heißen Phase?
Häufig sind Umbuchungen nötig, weil sich bei den Referenten Termine verschieben. Außerdem müssen Blumen bestellt und die letzten Caterings freigegeben werden. Schlusskorrekturen für die Programmhefte stehen an und der Druck der Namensschilder. Wir kümmern uns also um viele Kleinigkeiten, die man als Teilnehmer gar nicht bemerkt, die aber dafür sorgen, dass man sich vor Ort wohlfühlt.
Wie groß ist Ihr Team?
Wir sind zu fünft und kümmern uns zusammen um circa 20 Veranstaltungen im Jahr. Der Deutsche Zahnärztetag ist die größte davon.
Wo besteht Ihrer Erfahrung nach immer Pannengefahr?
Überall dort, wo Schnittstellen nicht genau definiert sind. Wir haben zum Beispiel einen externen Technikdienstleister, der sich mit der Technikabteilung der Messe Frankfurt abstimmen muss. Für solche Schnittstellen haben wir sehr genau bestimmt, wer für welche Aufgaben zuständig ist, damit die Zusammenarbeit problemlos laufen kann. Das funktioniert gut.
Mit wem stimmen Sie sich bei der Zahnärzteschaft ab?
Die Richtlinienkompetenz obliegt dem Kongresskomitee, das sich aus Vertretern der BZÄK, der DGZMK, der gastgebenden LZKen und des Quintessenz Verlags zusammensetzt. Dort stimmen wir alle konzeptionellen und inhaltlichen Fragen ab.
Die Fragen stellte Susanne Theisen.
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