Braucht die Zahnarztpraxis eine USt-IdNr.?

Für die richtige Antwort muss zunächst zwischen Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer unterschieden werden: Die Steuernummer wird vom (zuständigen) Finanzamt vergeben. Sie dient der Finanzverwaltung zur Zuordnung in Steuererklärungen und Steuerbescheiden. Wechselt die Zuständigkeit des Finanzamts, kann sich auch die Steuernummer ändern.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr., wird auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt und wird vor allem für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Ländern benötigt, zum Beispiel beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen. Aber: Sie ersetzt die Steuernummer nicht.

Eine Zahnarztpraxis kann eine USt-IdNr. beantragen, auch wenn sie überwiegend umsatzsteuerfreie Leistungen erbringt. Bei rein inländischen Geschäftsbeziehungen ist diese aber nicht notwendig. Relevant wird die USt-IdNr. beim Bezug von Waren aus anderen EU-Staaten, bei ausländischen Software- und Onlinediensten oder bei eigenen grenzüberschreitenden Leistungen. Auf Rechnungen, die diese Pflichtangabe benötigen, kann der leistende Unternehmer außerdem seine USt-IdNr. anstelle der Steuernummer angeben.

Muss die USt-IdNr. der Praxis auf die Rechnung des Lieferanten? Für eine gewöhnliche Rechnung innerhalb Deutschlands lautet die Antwort: nein. Der Lieferant oder Dienstleister muss entweder seine eigene Steuernummer oder seine eigene USt-IdNr. angeben, nicht aber die Zahnarztpraxis als Leistungsempfänger. Sie wird auf der Rechnung durch ihren Namen und ihre Anschrift bezeichnet.

Wenn ein Anbieter in seinem Kundenportal dennoch ein Pflichtfeld für die USt-IdNr. vorsieht, entsteht daraus keine steuerliche Pflicht. Häufig geht es nur um die Identifikation von Geschäftskunden oder einheitliche Stammdaten. Für eine normale inländische Eingangsrechnung muss die Zahnarztpraxis weder die Steuernummer noch die USt-IdNr. mitteilen. Bei Lieferungen und Dienstleistungen von Unternehmen aus anderen EU-Staaten wird die USt-IdNr. dagegen tatsächlich benötigt.

Die USt-IdNr. ist keine Eintrittskarte zur E-Rechnung. Zahnarztpraxen müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Eine USt-IdNr. ist für den Empfang nicht erforderlich.

Eine E-Rechnung ist kein einfaches PDF, sondern sie enthält strukturierte Daten, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Die maßgeblichen XML-Daten müssen acht Jahre unverändert aufbewahrt werden; die sichtbare PDF-Ansicht allein genügt nicht immer.

Die nächste Übergangsstufe betrifft die Ausstellung. Bis Ende 2026 sind noch Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – ein einfaches PDF zulässig. Ab 2027 gilt dies nur noch, wenn der maßgebliche Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 2028 entfällt die Übergangsregelung.

Patientenrechnungen unterliegen nicht der umsatzsteuerlichen E-Rechnungspflicht, auch nicht bei ausnahmsweise umsatzsteuerpflichtigen Leistungen. Für steuerfreie Heilbehandlungen besteht ebenfalls keine E-Rechnungspflicht.

Relevant wird die E-Rechnung vor allem bei steuerpflichtigen Leistungen an andere inländische Unternehmer, etwa bei bestimmten nicht therapeutischen Gutachten oder bei steuerpflichtigen Lieferungen aus dem Eigenlabor. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind davon ausgenommen.

Bei der 800.000-Euro-Grenze ist nicht schlicht der Praxisumsatz aus der BWA oder der Praxissoftware gemeint, sondern der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Dabei zählen steuerfreie Heilbehandlungsumsätze nicht mit. Deshalb kann auch eine Praxis mit mehr als 800.000 Euro Honorarumsatz noch bis Ende 2027 von der Übergangsregelung profitieren. Die Beurteilung allein anhand der BWA ist nicht möglich.

Eine USt-IdNr. darf beantragt, sollte aber nicht wie eine unverfängliche Kundennummer behandelt werden. Ihre Verwendung bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen kann umsatzsteuerliche Folgen auslösen.

Verwendet eine Zahnarztpraxis ihre USt-IdNr. bei Einkäufen aus einem anderen EU-Staat, kann das als Verzicht auf die Erwerbsschwelle von 12.500 Euro gelten. Dieser Verzicht bindet mindestens zwei Kalenderjahre. Bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen kann das Reverse-Charge-Verfahren greifen. In beiden Fällen schuldet die Praxis dann die deutsche Umsatzsteuer – häufig ohne Vorsteuerabzug. Bei Online-Plattformen, Software-Abonnements und Materialeinkäufen aus dem Ausland sollte die Verwendung der USt-IdNr. deshalb vorher steuerlich geprüft werden.

Seit einiger Zeit erhalten Unternehmen zusätzlich eine Wirtschafts-Identifikationsnummer, kurz W-IdNr. Diese wird automatisch zugeteilt. Sie ersetzt die USt-IdNr. nicht. Deshalb sollte eine W-IdNr. nicht in ein Feld eingetragen werden, das ausdrücklich nach der USt-IdNr. fragt.

Die Einführung der E-Rechnung bedeutet nicht, dass jede Zahnarztpraxis eine USt-IdNr. benötigt. Für normale Rechnungen innerhalb Deutschlands reicht es aus, wenn der Lieferant seine Steuernummer oder USt-IdNr. angibt.

Eine USt-IdNr. wird hauptsächlich für den Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU benötigt. Deshalb sollte sie nur bewusst in den dafür vorgesehen Fällen verwendet werden. Für Zahnarztpraxen ist im Zusammenhang mit der E-Rechnung wichtig, dass elektronische Rechnungen empfangen, archiviert und verarbeitet werden. Eine USt-IdNr. ist dafür grundsätzlich keine Voraussetzung.