Patientenstammanalyse

So rechnen Sie Leistungen besser ab!

Jeder Praxischef sollte regelmäßig den aktuellen Zustand und die absehbare Entwicklung seiner Zahnarztpraxis analysieren. Die Ergebnisse dieser Analysen sind die Basis für Entscheidungen in Richtung langfristiger betriebswirtschaftlicher Erfolg. Hier finden Sie konkrete Tipps, warum Sie Ihren Patientenstamm kennen müssen und wie Sie Ihre Leistungsabrechnung verbessern.

Grafik 1: Die Gesamtanzahl an Patienten wurde in Altersklassen aufgeteilt (dunkelblaue Balken). Der Anteil an privat und an gesetzlich versicherten Patienten mit einer privaten Zusatzversicherung innerhalb einer Altersklasse wurde gesondert dargestellt (hellblaue Balken). © Moreano
Grafik 2: Die durchschnittliche Wartezeit im Wartezimmer (links) wurde mit einer Note von 1,6 ± 0,6 bewertet. Die zuvorkommende Betreuung an der Rezeption beziehungsweise am Telefon wurde mit einer Note von 1,8 ± 0,7 bewertet. © Moreano

Analyse des Patientenstamms

Statistische Betrachtungen über die Zusammensetzung des Patientenstamms werden benötigt, um die Altersverteilung der Patienten und deren Versicherungsart darzustellen. Die Ergebnisse ermöglichen die Ableitung zielgruppengerechter Marketingmaßnahmen. Denn die Altersverteilung und die Versicherungsstruktur des Patientenstamms variieren von Praxis zu Praxis in erheblichem Maß.

Es besteht lediglich eine grobe (allerdings nicht erstrebenswerte) Korrelation zwischen dem Lebenszyklus der Zahnarztpraxis und dem durchschnittlichen Alter des Patientenstamms. Demnach ist das durchschnittliche Patientenalter einer „jungen Praxis“ niedriger als das einer Praxis eines einzelnen Behandlers, der kurz vor der Abgabe steht. Dieser Zustand ist allerdings ein großes Problem für eine erfolgreiche betriebswirtschaftliche Weiterführung der Praxis, weil die durchschnittliche Lebenserwartung eines signifikanten Anteils des Patientenstamms in absehbarer Zeit erreicht sein wird. In Grafik 1 ist eine charakteristische Patientenstammanalyse einer sogenannten Alterspraxis dargestellt.

Ergebnis: Ein erheblicher Anteil der Patienten (31 %) befindet sich in der Altersklasse 60 Jahre. Ohne  Gegenmaßnahmen ist in absehbarer Zeit mit einem starken Schrumpfen des Patientenstamms zu rechnen. Die Gründe für den Mangel an jüngeren Patienten können vielfältig sein. Wirken die Praxis einladend und die Behandler vertrauenswürdig auf die Eltern der jungen Generation? Wurden Investitionen in die Erneuerung der Praxiseinrichtung getätigt? Sind die angebotenen Leistungen und der Stand der Technik zeitgemäß? Wird der Servicegedanke der Praxis und der einzelnen

Mitarbeiterinnen den aktuellen Erwartungen der Patienten gerecht? Ist eine moderne und ansprechende Website vorhanden? Die Erfahrung zeigt, dass der Grund für einen Mangel an jungen Patienten sich aus einer Mischung der oben genannten Faktoren ergibt.

Die Analyse der Versicherungsart der Patienten nach Altersklasse ergibt in diesem Fall ein positives Bild. Die Anteile an privat und an gesetzlich versicherten Patienten mit privater Zusatzversicherung sind überdurchschnittlich hoch. Diese Entwicklung ist das Ergebnis einer kontinuierlichen Aufklärungsarbeit über den Nutzen einer privaten Zusatzversicherung und die Bereitstellung entsprechender Informationen. Der nächste Schritt einer Analyse des Patientenstamms kann eine eingehende Charakterisierung der

Versicherungsuntergruppen sein (etwa Beihilfeberechtigte, privat Versicherte im Basis-Tarif, etc.). Die daraus resultierenden Erkenntnisse erlauben die Vorbereitung entsprechender Abrechnungsmodalitäten, Patientenaufklärungen und einer am Servicegedanken orientierten Hilfestellung bei Erstattungsproblemen gegenüber den Kostenträgern.

Erhebung der Patientenzufriedenheit

Für den nachhaltigen Erfolg einer Praxis kann es nur einen Maßstab geben: die Patientenzufriedenheit. Paradoxerweise korreliert diese Größe (allein) oft nicht mit dem Erfolg der Behandlung per se, sondern mit anderen Faktoren, die für das „Erlebnis“ der Behandlung stehen. Grafik 2 zeigt einen Auszug aus einer Patientenbefragung.

Zahnarzt

ZMF

Eigenlabor

Termin-

länge in

Minuten

Beratung

50

Provisorium

30

Indiv. Löffel

70

Beratung

45

Provisorium

60

Vor-Präparation

85

Präparation

90

Gerüsteinprobe

45

Eingliederung

70

ZE Kontrolle

10

Ges. Zi-Belegung

(Std)

6,58

Ges. Zi-Belegung

(Std.)

1,5

Ges. Zi-Belegung

(Std.)

1,17

Honorar

in Euro

Ges. Honorar

Zahnarzt

1.703.33

Ges. Honorar

ZMF

132,16

Ges. Honorar

Labor

158

Honorar pro Stunde

258,73

Honorar

pro Stunde

88,11

Honorar

pro Stunde

135,43

Durchschnittliches

Honorar pro Stunde

215,51

Rechnungshöhe

1.993.49

Davon Labor

953

Tabelle 1: Quelle: Moreano

Die Berechnung basiert auf der tatsächlich benötigten Dauer einer Behandlung und bietet die Möglichkeit des Vergleichs mit anderen Versorgungsarten. Zusätzlich liefert sie Erkenntnisse zur Verbesserung der Ablauforganisation, insbesondere der Terminketten und der Zimmerauslastung pro Behandlungsart.

Die Ergebnisse einer Befragung zur Kundenzufriedenheit eignen sich in besonderem Maß, um Verbesserungen in der Ablauforganisation eines Unternehmens anzustoßen. In einer Zahnarztpraxis bilden die durchschnittliche Wartezeit im Wartezimmer sowie die Zuvorkommenheit und Professionalität an der Rezeption beziehungsweise am Telefon zwei Kerngrößen. Ist die Einrichtung einer Schmerzzone im täglichen Praxisablauf sinnvoll, um die Wartezeit im Wartezimmer zu reduzieren? Sind die Mitarbeiterinnen an der Rezeption und am Telefon geeignet und geschult? Es gilt zu bedenken, dass die Mitarbeiterinnen am Telefon und am Empfang die erste (menschliche) Schnittstelle zum Patienten sind, bevor der Zahnarzt überhaupt in Erscheinung getreten ist.

Das Potenzial der Leistungsabrechnung

Im Kern des operativen Bereichs einer Zahnarztpraxis finden die Behandlung von Patienten, die zahnmedizinische Dokumentation und die Erfassung der Leistungspositionen statt. An dieser Stelle werden einzelne Behandlungsschritte in Leistungspositionen umgewandelt. Diese stellen in der Summe den Erlös der Behandlung(en) dar. In einfachen Worten: An dieser Stelle wird die zahnärztliche Heilbehandlung in Geld umgewandelt – und niemand wird den Zahnarzt auf erbrachte, jedoch nicht abgerechnete Leistungspositionen hinweisen.

Daher ist eine gute organisatorische und fachliche Aufstellung in diesem Bereich von absoluter Erfolgsrelevanz für die Praxis.

Moderne Praxen beginnen mit der Vorbereitung ihrer Leistungsabrechnung noch weit vor dem Termin der eigentlichen Leistungserbringung an. Die Werkzeuge dafür sind:

• Mehrkostenvereinbarungen bei Füllungen
• Private Vereinbarungen zur Nutzung der Schnittstellen zwischen BEMA und GOZ
• Heil- und Kostenpläne für gleichartige und andersartige Arten der Versorgung mit Zahnersatz
• Abweichende Vereinbarungen zur Erhöhung der Steigerungsfaktoren

Ziel dieser Vereinbarungen ist in erster Linie die Schaffung von Transparenz für den Patienten, der anhand dieser Dokumente eine Kostenaufklärung gemäß § 630c Patientenrechtegesetz bekommt. Gleichzeitig dient diese Vorarbeit der Hinterlegung der geplanten zahnmedizinischen Leistungen im Zahnarztprogramm, damit sie bei der Leistungserbringung mit der entsprechenden Dokumentation lediglich in die Behandlungsakte übertragen werden können. Diese Vorgehensweise minimiert die Gefahr, dass die Abrechnungsmitarbeiterin erbrachte Leistungen aufgrund von Dokumentationslücken nicht eintragen kann und garantiert die vollständige Abrechnung der erbrachten Leistungen.

Controlling: abgerechnete Leistungen vs. Dauer der Zimmerbelegung:

Eine Zahnarztpraxis verfügt wie jedes andere Unternehmen über ein Produkt- beziehungsweise Dienstleistungsportfolio. Dieses besteht aus den angebotenen zahnmedizinischen (und gegebenenfalls kosmetischen) Behandlungen. Um eine betriebswirtschaftlich strategische Unternehmensführung zu gewährleisten, sollte der Praxisinhaber die Wirtschaftlichkeit (Ertragsstärke) der von ihm angebotenen Behandlungsarten ermitteln.

Die Ertragsstärke der einzelnen Behandlungsarten ist limitiert durch zwei Faktoren:

• das Honorar der dafür vorgesehenen Leistungspositionen im BEMA beziehungsweise in der GOZ und
• die für die Behandlungsart tatsächlich benötigte Dauer der Zimmerbelegung.

Zum Beispiel: Wenn die Abrechnungspositionen für eine bestimmte Behandlungsart vorgegeben sind, dann kann die Wirtschaftlichkeit dieser Behandlungsart nur durch eine effiziente Nutzung der Behandlungszeit beziehungsweise durch die Gestaltung der Terminketten verbessert werden. Ein Vergleich der Verhältnisse zwischen dem zahnärztlichen Honorar einer Behandlungsart und der tatsächlichen Dauer der Zimmerbelegung liefert wichtige (oft überraschende) Erkenntnisse über die Ertragsstärke einzelner Behandlungsarten (etwa Füllungstherapie, Endodontie, Versorgung mit Zahnersatz).

Für eine korrekte Berechnung ist darauf zu achten, dass die Ermittlung der Dauer der Zimmerbelegung sich nicht nach den theoretischen Werten der Terminketten richtet, sondern die tatsächliche Behandlungsdauer widerspiegelt. Diese Werte können aus den digitalen Terminbüchern (Patient-Eingang/Patient-Ausgang) ermittelt werden. Tabelle 1 stellt ein Beispiel zur Berechnung der Ertragsstärke einer Versorgung mit Zahnersatz dar.

GOZ-Leistung

Beschreibung

Kommentar

Ä4

Erhebung der Fremdanamnese

Im Zusammenhang mit Ä1 und einer Untersuchungsposition

K1

Bei Kindern bis zum 4. Lebensjahr

Im Zusammenhang mit Ä1 oder Ä3 und Ä5 oder Ä6

80

Intraorale Oberflächenanästhesie

Als festes Bestandteil privater Verienbarungen von jeder

Infiltrationsanästhesie

0110. 0120

Zuschläge für OP-Mikroskop und Laser

Als festes Bestandteil privater Vereinbarungen

1000. 1010

Erstellung eines Mundhygienestatus und

Kontrolle des Übungserfolgs

Einmal pro Jahr. Mindestdauer von 25 Minuten. Die Kontrolle ist dreimal pro Jahr berechnungsfähig.

500

Zuschlag für zahnärztlich-chirurgischen Leistungen

Zum Beispiel bei tief frakturierten Zähnen oder Osteotomie

2130

Kontrolle. Finieren. Polieren einer Restauration

Mehrfach pro Zahn. wenn mehrere Restaurationen vorhanden

2197

Adhäsive Befestigung

Gegebenenfalls zweimal pro Zahn. wie zum Beispiel

bei der Befestigung eines Stifts und einer Aufbaufüllung

4005

Erhebung mindestens eines Gingivalindex beziehungsweise eines Parodontalindex

Als private Vereinbarung. wenn die BEMA 04 bereits erschöpft ist.

4050. 4055

Entfernung harter und weicher Zahnbeläge

Zum Beispiel als festes Bestandteil von Mehrkosten-

Vereinbarungen bei Füllungen

6190

Gespräch mit Anweisungen zur Beseitigung von schädlichen Gewohnheiten

Auch außerhalb einer kieferorthopädischen Behandlung

Tabelle 2. Quelle: Moreano

Der Vergleich dieser Zahlen (einer Zahnersatzversorgung) mit anderen Behandlungsarten ermöglicht die Bestimmung der Zugpferde („cash cows“) und der Sorgenkinder („poor dogs“) in der eigenen Praxis.

Schnittstellen zwischen BEMA und GOZ

Die Betrachtung der Rechnungsgestaltung kann auf verschiedene Lücken in der Vorbereitung der abzurechnenden Leistungen hinweisen. Tabelle 2 liefert eine Zusammenstellung von GOZ-Positionen, die oft erbracht, jedoch nicht oder nicht in vollem Umfang abgerechnet werden. Doch die Sicherstellung einer vollständigen Abrechnung ist von zentraler Bedeutung für den betriebswirtschaftlichen Erfolg einer Praxis. Dazu zählen die korrekte Nutzung der zur Verfügung stehenden Abrechnungsmöglichkeiten, insbesondere die Vereinbarung privatzahnärztlicher Leistungen mit Versicherten der GKV. Inwieweit sich GOZ-Leistungen mit gesetzlich versicherten Patienten privat vereinbaren lassen können, ist im Einzelnen zu prüfen. Dazu können zum Beispiel die Veröffentlichungen der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung [Schnittstellen zwischen BEMA und GOZ, 2015] konsultiert werden.

Die besten Mittel, um eine unvollständige Abrechnung erbrachter Leistungen zu vermeiden, sind die Erstellung von Leistungskomplexen und die stetige Fortbildung des Praxispersonals – nichts ist teurer als ein ungeschulter Mitarbeiter.

Dr. Francisco X. Moreano, CONSULTOR!O, Erding bei München
Bernhard Fuchs, André Martin, Kanzlei Fuchs und Martin, Würzburg/Volkach

 

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