Ärger durch elektronische Kontoauszüge

Insbesondere beim Onlinebanking kommt es immer wieder zu erheblichen Problemen mit dem Fiskus. Der Vorteil des Onlinebankings liegt dabei nicht nur in der Reduzierung des Belegaufkommens, meist lassen sich auch alle Bankdaten direkt in die Finanzbuchhaltung einfließen. Den häufigsten Fehler machen Unternehmen, indem sie auf den herkömmlichen Kontoauszug in Papierform verzichten und dabei ausschließlich auf die elektronisch übermittelten Kontoauszüge setzen. Doch genau damit ist der Ärger mit den Finanzbehörden bereits vorprogrammiert.

Denn wer lediglich auf elektronisch übermittelte Kontoauszüge setzt – wie es beim Onlinebanking üblich ist –, verletzt schnell die steuerlichen Aufbewahrungsfristen. Finanzbehörden anerkennen nämlich keine elektronisch ausgedruckten Kontoauszüge, diese dürfen somit auch nicht als Papierbeleg in die Buchführung übernommen werden. Das Finanzamt anerkennt digitale Belege lediglich als Original in elektronischer Form. Und Kontoauszüge müssen zudem über einen Zeitraum von zehn Jahren jederzeit für Prüfungszwecke verfügbar sein. Die Prüfer gehen sogar noch einen Schritt weiter: Kontoauszüge müssen ihnen unverzüglich lesbar und maschinell vorgehalten werden können. Lediglich eine Abspeicherung der Kontoauszüge allein im pdf-Format reicht also keinesfalls aus. Die Abspeicherung von Kontoauszügen im pdf-Format ist deswegen nicht zulässig, da sich diese Dokumente nicht nur leicht, sondern auch – was entscheidend ist – nicht nachvollziehbar verändern lassen. Möglich und zulässig ist lediglich eine Abspeicherung im pdf-Format, wenn dies unter einer qualifizierten Signatur geschieht, das heißt, wenn sie danach mit einer entsprechenden Software abgespeichert werden. Die meisten Unternehmen sind dazu aber einfach noch gar nicht in der Lage.

Hinzu kommt: Da die Kreditinstitute selbst nicht für die steuerliche Anerkennung von Kontoauszügen verantwortlich gemacht werden können, müssen die Unternehmen von sich aus aktiv werden. Ist also nicht gewährleistet, dass innerhalb der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist ein jederzeitiger Datenzugriff möglich ist, sollten sich Unternehmen für monatliche Sammelkontoauszüge in Papierform entscheiden, die dann anschließend entsprechend archiviert werden müssen. Auf diese Weise lassen sich zeitraubende Auseinandersetzungen mit dem Fiskus ersparen.

Dietmar KernWirtschaftsjournalistGebhard-Müller-Allee 571638 Ludwigsburg