Prozess statt Paukenschlag
Im vergangenen Jahr wurde die ePA allen Versicherten bereitgestellt, die nicht widersprochen haben. Für knapp 73 Millionen der gut 74 Millionen gesetzlich Versicherten haben die gesetzlichen Krankenkassen damit eine E-Akte angelegt. Und doch nimmt das Interesse erst langsam zu. Wie die gematik jüngst mitteilte, verwaltet nur ein kleiner Teil der Versicherten (ca. 5 Prozent) die ePA aktiv über die App der Krankenkasse.
In Zahnarztpraxen kommt die ePA vor allem im Rahmen der Anamnese zum Einsatz, es gibt hier aber weniger verpflichtende Anlässe zur Befüllung. Das ist keine bewusste Zurückhaltung der Zahnärzte, sondern ein Spiegel der Versorgung. Anders als Ärzte erstellen sie nämlich seltener Befundberichte für Dritte, die in die ePA übertragen werden müssen.
Hinzu kommt: Die ePA profitiert vom Mitmachen der Patienten. Auf ihren Wunsch können weitere Daten aus der Behandlung in die ePA eingestellt werden. Doch viele Versicherte nutzen ihre Akte bislang nicht aktiv. Entsprechend selten entstehen in Zahnarztpraxen zusätzliche Einträge, etwa in das Zahnbonusheft, die über das Notwendige hinausgehen.
Der eigentliche Wandel kommt erst noch
Trotzdem kann die ePA bereits heute sinnvoll genutzt werden. Medikationsdaten oder einzelne Befunde können helfen, in der Behandlung schneller an relevante Gesundheitsinformationen zu kommen. Selbst eine schmale Akte kann wichtige Hinweise auf die Vorgeschichte der Patienten liefern. Wichtig ist auch, dass die ePA keine statische Akte ist. Sie wird dynamisch weiterentwickelt. Mit dem digital gestützten Medikationsprozess und dem digital gestützten Laborprozess starten in diesem Jahr zwei Funktionen, die Daten künftig besser verknüpfen und direkter nutzbar machen sollen. Weitere Anwendungen und Funktionen sind in Planung.
Auch die Technik wird weiter verbessert: Neue Sicherheitsstandards oder die Weiterentwicklung der Infrastruktur zur TI 2.0 sollen die Voraussetzungen für einen stabilen und zukunftsfähigen Betrieb schaffen.
„Die ePA hat noch Luft nach oben“
In meiner Mehrbehandlerpraxis versorge ich vor allem Stammpatienten. Dabei spielt die ePAnoch eher eine untergeordnete Rolle im Alltag. So wie wir es verstehen, ist die Idee der ePA nicht die 1:1-Kopie der Behandlungsakte. Und auch im Gebrauch ist ihre Bereitstellung in Abhängigkeit vom PVS-System immer noch zu nutzerunfreundlich, bis umständlich und gerne verzögernd. Da würde es meist schneller gehen, die Patientenakte auf Papier aufzuschlagen, wenn man etwas nachlesen möchte.
Wenn das Ganze gut funktioniert, ist es toll. Soviel zur Theorie. Aber die ePA läuft noch immer nicht rund, es hakt oft bei der Technik. Der Konnektor scheint das Nadelöhr zu sein und ist auch gern einmal nicht verfügbar. Enttäuschend sind auch die vielen unvergüteten Stunden, die man außerhalb der Behandlungszeiten für Wartungen, Updates oder Tausch von Systemkomponenten über das Jahr verteilt am Rechner sitzt, um die TI wieder zum Laufen zu bringen. Die ePA ist noch lange nicht nutzerfreundlich, da ist noch viel Luft nach oben in puncto Nutzbarkeit und Bedienbarkeit.
Am sinnvollsten finde ich das elektronische Bonusheft. Das bieten wir den Patienten bei deren Zustimmung an. Damit können sie den aktuellen Stand ihrer zahnärztlichen Vorsorgeuntersuchungen gesichert nachweisen, falls sie Zahnersatz benötigen. Dies spart gegebenenfalls Nachfragen oder Fehleinträge durch die Krankenkasse. Wenn im herkömmlichen Bonusheft Einträge fehlen, müssen die Patienten dies hingegen im Nachgang mit der Kasse klären, und das ist meist sehr aufwendig.
Ein wichtiger Baustein ist auch die elektronische Medikationsliste. Noch hilfreicher wäre der elektronische Medikationsplan, der ja im Herbst eingeführt werden soll. Er hätte einen echten Mehrwert; dafür würde ich deutlich regelhafter in die Akte gucken.
Die Patientinnen und Patienten interessieren sich überwiegend nicht für die ePA und sie fragen auch nicht danach. Meiner Ansicht nach ist es immer noch Aufgabe der Krankenkassen, ihre Versicherten über die E-Akte zu informieren. Aber die Aufklärung scheint bisher noch nicht auf fruchtbareren Boden als bei den beiden eingestampften Vorgängerversionen zu fallen.
Und wie soll die Motivation für uns Leistungserbringer gesteigert werden, wenn die aktuellen Vorschläge der FinanzKommision Gesundheit vorsehen, dass die Vergütung von 2 beziehungsweise 4 Punkten ab 2027 abgesetzt werden soll? Leistungszwang ohne Vergütung kann nicht funktionieren.
„Bislang wird die Akte kaum nachgefragt“
Die ePA ist für uns im Praxisalltag bislang noch kein großes Thema, denn sie wird aktuell praktisch kaum nachgefragt. Somit nutzen wir die Möglichkeit auch nur sehr begrenzt. Wenn wir uns in unserer TI die Freigabe der e-Akte seitens der Patienten anschauen, dann haben geschätzt lediglich etwa fünf Prozent ihre ePA aktiviert.
Unser Rezeptions-Team bestätigt uns das: Die Nachfrage sowie die Interaktionen bezüglich der ePA und ihrer Inhalte lassen sich bisher an einer Hand abzählen. Wir haben das Thema aber dennoch dauerhaft auf unserer Agenda und klären derzeit bei den Team-Meetings zum Beispiel, wie wir bei Überweisungen das Röntgenbild per E-Mail und datenschutzgerecht versenden. Das könnte – insofern die Patienten dies bei ihrer Karte aktiviert haben – bald auch in die ePa übermittelt werden.
Wir nutzen als Praxisverwaltungssoftware übrigens Dentport. Die ePA-Funktionalität war dort schon sehr früh implementiert und funktioniert reibungslos.
„Ein zentrales Problem ist die geringe Durchdringung des Systems!“
Die ePA ist in unserer Praxis zwar technisch eingeführt, spielt im Alltag bislang jedoch nur eine untergeordnete Rolle. In den vergangenen Monaten hatten wir lediglich einen einzigen Patienten, der aktiv die Befüllung seiner ePA eingefordert hat. Insgesamt ist die Nachfrage seitens der Patienten aktuell sehr gering.
Ein sinnvoller und bereits genutzter Anwendungsfall ist die Einsicht in die Medikamentenliste. Diese Funktion ist gut umgesetzt und bietet im Praxisalltag einen echten Mehrwert, da relevante Informationen schnell und übersichtlich verfügbar sind.
Darüber hinaus bleiben die praktischen Vorteile derzeit jedoch begrenzt. Funktionen wie die elektronische Ersatzbescheinigung werden aufgrund der hohen Komplexität und unzureichender Integration in bestehende Abläufe in der Praxis faktisch nicht genutzt.
Ein zentrales Problem ist aus unserer Sicht die geringe Durchdringung des Systems: Viele Praxen und Behandler nutzen die ePA bislang nicht aktiv. Dadurch fehlen wichtige Inhalte wie Befunde, Röntgenbilder oder weiterführende Auswertungen, die den eigentlichen Mehrwert der ePA ausmachen würden. Ohne eine flächendeckende Nutzung bleibt das System in seinem Nutzen stark eingeschränkt.
Zusammenfassend ist die ePA aktuell ein gut gemeintes, aber im Alltag noch wenig relevantes Instrument mit punktuellem Nutzen, insbesondere bei der Medikamentenübersicht. Für einen echten Mehrwert braucht es vor allem eine breitere Nutzung sowie eine deutlich einfachere und besser integrierte Anwendung im Praxisalltag.
„Der Benefit erschließt sich mir bislang noch nicht!“
Die Voraussetzungen für den Einsatz der ePA sind in der Praxis geschaffen. Allerdings fragen auch bei uns nur sehr wenige Patienten dazu an. Der Benefit erschließt sich mir bislang noch nicht: Noch sind Aufwand und Kosten hoch, die Nutzbarkeit begrenzt. Röntgenbilder etwa sind meist zu groß, um sie problemlos in der digitalen Akte hochladen zu können. Arztbriefe stellen wir Zahnärzte ja nicht ein. Umgekehrt kann ich sehen, wenn ein Patient die ePA aktiv nutzt und befüllt beziehungsweise befüllen lässt.
Entscheidend ist aber noch etwas anderes: Die Weiterentwicklung der ePA braucht Impulse aus der Versorgung, aus den Praxen und aus der Selbstverwaltung. Denn maßgeblich für die Relevanz ist die Nutzersicht. So müssen beispielsweise native Bildformate in der ePA verarbeitet werden können, um für Zahnarztpraxen Mehrwerte zu schaffen. Was von oben verordnet wird, kann funktionieren, aber was aus der Versorgung heraus entsteht, wird genutzt.
In der Woche vom 13. bis 19. April 2026 griffen über 27.000 Zahnarztpraxen auf die ePA zu. Gleichzeitig riefen Nutzer aller Sektoren die elektronische Medikationsliste rund 22,7 Millionen Mal ab.
