Rechtssichere Dokumentation
Michael Becker ist Medizinprodukteberater bei Comcotec und bietet über das Unternehmen verschiedene Fortbildungen zum Thema rechtssichere Dokumentation an. Und bei einem ist er sich sicher: Nur mit einer rechtlich einwandfreien, lückenlosen Dokumentation kann eine Zahnarztpraxis vor Gericht auf der sicheren Seite sein – egal ob bei Schadensersatzansprüchen von Patienten oder bei der Hinterfragung der Hygiene der Praxis. Die Dokumentation soll die haftungsrechtlichen Risiken für den Praxiseigner vermeiden. „Sie ist wie eine gute Rechtsschutzversicherung – auch für den Behandler, der alles richtig macht“, sagt Becker.
Und damit auf das Praxisteam nicht noch mehr Arbeit zukommt, sollte die Dokumentation schnell und effizient sein, damit nicht mehr Aufwand entsteht. Wie weiß die Praxis jetzt, was genau wie lange und wie dokumentiert werden sollte? Michael Becker hat einen Tipp: Einfach an die Empfehlungen und Richtlinien des Robert-Koch-Instituts halten. Diese haben zwar keine unmittelbare rechtliche Verbindlichkeit, es ist jedoch davon auszugehen, dass diese Empfehlungen grundsätzlich medizinischer Standard sind und den Stand von Wissenschaft und Technik wiedergeben. „Wer von den RKI-Richtlinien abweicht, muss nach einem Zwischenfall durch die Dokumentation beweisen können, dass er nicht grob fahrlässig gehandelt hat.“
Gerade bei der täglichen Instrumentenaufbereitung ist die Dokumentation nicht unwichtig. Folgendes sollte unbedingt dazu gehören:
Dokumentation der täglichen Routineprüfungen
Dokumentation des Ergebnisses des eingesetzten Behandlungsindikators und Prozessindikators (zum Beispiel Ergebnis des Helixtests)
Messtechnische Überwachung der Verfahrensparameter (Temperatur-/Druckverlauf)
Sichtprüfung des Medizinprodukts (Unversehrtheit der Verpackung, trocken etc.)
Kennzeichnung der verpackten Medizinprodukte
Dokumentation der Freigabeentscheidung durch autorisiertes Personal
Darlegung des Vorgehens bei Abweichung
Die Dokumentation sollte mit Bezug auf die freigebende Person und eine eindeutige Chargennummer erfolgen. Ebenso sollte der Schutz der Dokumentation gegen unautorisierte Änderungen und die Verfügbarkeit bis zum Ende vorgeschriebener Aufbewahrungsfristen gewährleistet sein.
Die gesamte Dokumentation ist natürlich – auch mit Blick auf die RKI-Richtlinien – weiterhin in Papierform möglich. Doch die digitale Dokumentation bietet demgegenüber einige Vorteile. Dokumentationsprogramme wie etwa SegoSoft bieten Verknüpfungspunkte mit verschiedenen Programmen anderer Hersteller, so dass Dokumentationsprozesse in einem System zusammengefasst werden können. „Auch bei einem Software-Wechsel ist die Dokumentation weiterhin sichtbar und rechtssicher“, betont Becker.
Neben der durch die Digitalisierung erfolgten Automatisierung der Prozesse garantiert die digitale Dokumentation eine größere Rechtssicherheit. Mithilfe einer elektronischen Signatur nach den Vorgaben des Deutschen Signaturgesetzes (SigG) und des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) kann durch Laien überprüft werden, ob das Dokument manipulationsfrei ist.
Ein weiterer Vorteil: Digital ist auch die Langzeitarchivierung völlig problemlos möglich. Ähnlich wie bei einer privaten Datensicherung können dazu externe Festplatten genutzt werden. Diese umfassen meist etwa 1 Terabyte (1000 Gigabyte). Laut Becker benötigt eine Zahnarztpraxis maximal ein Gigabyte Datenvolumen in einem Jahr.
