Wie ist der Stand bei der ePA-Einführung in Zahnarztpraxen?

Welche Erfahrungen haben Zahnärztinnen und Zahnärzte im Praxisalltag mit der ePA gemacht? Wo hakt es noch? Wie können sich Niedergelassene auf die verpflichtende Einführung im Oktober vorbereiten? Antworten auf diese und weitere Fragen erhielten Zahnärzte und zahnmedizinische Fachangestellte am gestrigen Mittwoch bei der Online-Veranstaltung „gematik digital: ePA für Zahnarztpraxen“.

gematik-Geschäftsführer Dr. Florian Hartge zeigte sich optimistisch, trotz eines „mittelgroßen Ausfalls“ der Telematik-Infrastruktur am Mittwochvormittag. Das System stabilisiere sich kontinuierlich. Etwa 15.500 Zahnarztpraxen beteiligten sich bereits an der „ePA für alle“, und jede Woche würden es mehr. Rund 44 Millionen E-Akten seien in der vergangenen Woche geöffnet und 1,4 Millionen Dokumente hochgeladen worden. Zahnärzte hätten gesagt: „Das ist ganz gut, das kann man brauchen“, berichtete Hartge.

Die Pilotierung in den Modellregionen sei „extrem wertvoll“ gewesen, lautete das Fazit von Lena Dimde, Product Ownerin bei der gematik, zur Testphase von Mitte Januar bis Ende April. Am Anfang habe es einige technische Probleme mit der TI gegeben, die aber in Zusammenarbeit mit den PVS-Herstellen behoben werden konnten. Danach hätten sich die beteiligten Praxen mit fachlichen Themen befassen und Dokumente einstellen können. „Nun füllen sich die ePAs langsam“, so Dimde.

„Die Tests im ersten Quartal 2025 waren noch holprig, aber jetzt funktionieren die meisten Systeme gut“, resümierte Christian Pfeifer, Referent in der Abteilung Telematik der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV). Wie zufrieden die Nutzer seien, hänge stark mit dem genutzten PVS-System zusammen. Die Patienten wüssten noch zu wenig über die ePA und stellten daher viele Fragen in den Praxen. Hier sieht Pfeifer die Krankenkassen in der Pflicht, ihre Versicherten besser zu informieren. Als „sehr hilfreich im Praxisalltag“ bewertete er hingegen die elektronische Medikationsliste (eML). „Der ePA tut es gut, dass sie unter Versorgungsbedingungen getestet wird“, lautete sein Fazit. Das sei für die Praxen sehr hilfreich.

Zurzeit müssten vornehmlich Befundberichte standardmäßig in die ePA eingestellt werden, informierte Telematik-Experte Pfeifer. Alles andere, zum Beispiel Informationen über Füllungen, 01-Berichte und Bonushefte, müssten Zahnärzte nur einstellen, wenn die Patienten dies wünschten. Röntgenbilder können auf Verlangen ebenfalls hochgeladen werden, müssen aber vorher in ein spezielles Dateiformat umgewandelt werden.

Verbesserungspotenzial sieht Pfeifer noch bei der „Stabilität der Systeme“ und bei der Geschwindigkeit, mit der Daten hochgeladen werden können. Hilfreich wäre auch ein größerer Automatismus beim Befüllen der Metadaten. „Außerdem wünschen wir uns, dass mit nativen Bilddaten gearbeitet werden kann, ohne Umwandlung in PDF/A“, betonte der Experte. Wann in der E-Akte Bilder in befundbarer Qualität verfügbar sein werden, ist derzeit laut gematik aber noch unklar. Die Volltextsuche, die 2026 eingeführt werden soll, wäre laut Pfeifer ebenfalls eine „wesentliche Verbesserung“.

Hartge appellierte an die Zahnärztinnen und Zahnärzte, sich bereits jetzt mit der ePA auseinanderzusetzen und nicht erst Ende September. „Jetzt ist noch Zeit, um sich daran zu gewöhnen und den PVS-Anbietern Feedback zu geben“, sagte er. Zudem könne die ePA ein nützliches Werkzeug sein und beispielsweise die Urlaubsübergabe erleichtern.

„Es ist sinnvoll, dass sich Praxen strukturiert vorbereiten“, pflichtete ihm Pfeifer bei. Er empfahl Zahnärzten, eine To-do-Liste zum Thema zu erstellen. Wichtig sei zum Beispiel, das Team auf den neuesten Stand zu bringen. Außerdem seien die Praxen verpflichtet, die Patienten über bestimmte Sachverhalte im Kontext der ePA-Nutzung zu informieren, etwa durch Aushänge in den Wartezimmern. Muster dafür stelle die KZBV auf ihrer Website bereit. Wichtig sei es auch, die Software zu konfigurieren und Funktionstests durchzuführen. Weiterhin riet Pfeifer, Zuständigkeiten festzulegen. Zahnärzte müssten nicht alles selbst machen, sondern könnten Verantwortlichkeiten delegieren. „Warten Sie nicht bis Ende September“, appellierte auch Pfeifer an die Zahnärztinnen und Zahnärzte. Kurz vor dem 1. Oktober werde ein „großer Run“ auf die PVS-Anbieter einsetzen. Daher sei es sinnvoll, sich vorher mit dem Thema auseinanderzusetzen, riet der Experte.