Interview mit ZA Martin Hendges

ZäPP: "Eine solide und aussagekräftige Datenbasis ist das Ziel"

Rund 38.000 Zahnarztpraxen kriegen jetzt Post: Sie werden aufgerufen, im Rahmen des Zahnärzte-Praxis-Panels, kurz ZäPP, an einer deutschlandweiten Fragebogen-Erhebung teilzunehmen. Was aber ist "ZäPP" - und warum ist das Projekt für die Zahnärzteschaft so wichtig? Wir haben Martin Hendges, stellvertretender Vorsitzender des Vorstands der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung, gefragt.

Die Informationen aus dem ZäPP über die Kennzahlen der Zahnarztpraxen sollen wissenschaftlich fundierte Daten liefern, um die Zahnärzte in den Verhandlungen mit den Krankenkassen optimal vertreten zu können. ra2 studio_Fotolia.com

Herr Hendges, am 31. Juli startet das neue "Zahnärzte-Praxis-Panel", kurz ZäPP. Welche Bedeutung hat das Projekt für die einzelne Praxis und für den gesamten Berufsstand?

Martin Hendges: Die Erhebung ist für die vertragszahnärztliche Versorgung von ganz erheblicher Bedeutung. Das ZäPP ist eine groß angelegte deutschlandweite Fragebogen-Erhebung zur wirtschaftlichen Situation und zu den Rahmenbedingungen der Praxen. Durchgeführt wird das Projekt vom Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung im Auftrag der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung.

Das ZäPP ersetzt die bisherige Kostenstrukturerhebung der KZBV. Wir werden eine ausreichend große Zahl von Zahnarztpraxen jährlich über ihre jeweilige Praxis-, Kosten- und Leistungsstruktur befragen. Ziel der Untersuchung ist es, eine aussagekräftige, valide und repräsentative Datengrundlage für ganz Deutschland zu generieren.

Für die kontinuierliche Teilnahme werden alle Praxen aufgerufen, die in den vergangenen beiden Jahren - vom 1. Januar 2016 bis zum 31. Dezember 2017 - durchgehend dieselbe Abrechnungsnummer hatten. Das betrifft rund 38.000 Praxen, die in den nächsten Wochen Post vom Zi erhalten.

Warum wurde das ZäPP entwickelt?

Ein wichtiger Grund ist die Gesetzgebung: Mit dem GKV-Versorgungsstrukturgesetz hat die Bundesregierung über § 85 Abs. 3 SGB V neue Kriterien für die Vergütungsveränderung ab dem Jahr 2013 geschaffen. Hier wurde die strikte Grundlohnsummenanbindung aufgehoben.

Seitdem werden die Gesamtvergütungen unter Berücksichtigung der Zahl und Struktur der Versicherten, der Morbiditätsentwicklung, der Kosten- und Versorgungsstruktur, der für die vertragszahnärztliche Tätigkeit aufzuwendenden Arbeitszeit sowie der Art und des Umfangs zahnärztlicher Leistungen vereinbart. Insbesondere dem Kriterium der Kosten- und Versorgungsstruktur ist in den vergangenen Jahren in den Verhandlungen mit den Kassen eine immer größere Bedeutung zugekommen.

Zahnärzte, die beim ZäPP mitmachen, erhalten nicht nur eine Aufwandspauschale, sondern auch Tools zur BWL-Analyse ihrer Praxis, führt Martin Hendges, stellvertretender Vorsitzender des Vorstands der KZBV, aus.| KZBV/Darchinger

Dabei wurden von Seiten der KZVen und der KZBV die Daten der KZBV-Kostenstrukturerhebung herangezogen. Diesen Daten wurden - wie mehrfach belegt zu Unrecht - mangelnde Objektivität vorgeworfen, da die Erhebung von der KZBV in Eigenregie durchgeführt wurde.

Hinzu kommt, dass die Krankenkassen im Laufe der Verhandlungen mittlerweile zunehmend differenzierte Fragestellungen an die KZBV und die KZVen herantragen, so dass eine einheitliche, strukturierte und weitergehende Erhebung unerlässlich ist. Die Informationen aus dem ZäPP über die Kennzahlen der Zahnarztpraxen sollen daher die notwendige Grundlage schaffen, um - und das ist entscheidend - mit wissenschaftlich fundierten Daten die Belange der Zahnärztinnen und Zahnärzte in den Verhandlungen von KZBV und KZVen mit den Krankenkassen optimal vertreten zu können.

Ein Panel - Was ist das überhaupt?

Ein möglichst gleichbleibender Teilnehmerkreis - in diesem Fall Zahnarztpraxen - sollen über mehrere Jahre hinweg Auskunft über ihre Praxis-, Kosten und Erlösstruktur geben. Dieses systematische Vorgehen hat klare Vorteile. Denn als Endprodukt entsteht eine belastbare Datenbasis, die unter anderem auch Beobachtungen und Analysen von Veränderungen im Zeitverlauf ermöglicht. Welche Rolle spielt dabei das Zentralinstitut für die kassenärztliche Versorgung? Die KZBV hat das Zi mit der Durchführung des ZäPP beauftragt.

Das Institut ist eine im Gesundheitswesen ebenso anerkannte wie neutrale Forschungseinrichtung, die von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung und den Kassenärztlichen Vereinigungen der Länder getragen wird. Im Jahr 2017 hat die KZBV nach entsprechenden rechtlichen Vorgaben ein europaweites Vergabeverfahren gestartet, bei dem das Zi schließlich den Zuschlag erhalten hat.

Das Institut verfügt also sowohl über die notwendige wissenschaftliche Qualifikation, als auch über fundierte Kenntnisse hinsichtlich Einflussfaktoren auf die zahnärztliche und ärztliche Versorgung. Das Zi hat zudem langjährige Erfahrung und Kompetenz mit dem Zi-Praxis-Panel, abgekürzt ZiPP für Vertragsärzte und Vertragspsychotherapeuten.

Hinzu kommt: Das Zahnärzte-Praxis-Panel wurde durch das Zi bereits im Jahr 2017 erfolgreich in den KZV-Bereichen Nordrhein und Baden-Württemberg umgesetzt. Für die bundesweite Erhebung bin ich deshalb zuversichtlich, dass das Zi die notwendige Qualität der gewonnenen Daten gewährleisten kann.

Warum sollten alle angeschriebenen Zahnärztinnen und Zahnärzte am ZäPP teilnehmen?

Der Grund liegt auf der Hand: Ohne diese fundierte Datengrundlage können wir künftig die Belange der Zahnärzteschaft nicht mehr optimal vertreten. Also: Je größer der Rücklauf bei der Erhebung ist, desto höher ist später auch die Validität und Akzeptanz der Daten, und zwar bei der Politik, in der Wissenschaft und insbesondere auch bei Krankenkassen.

Und was bringt die Teilnahme dem Zahnarzt und seiner Praxis?

Wer mitmacht, erhält einmalig je Erhebung und Praxis eine Aufwandspauschale. Das sind 250 Euro pro Einzelpraxis und 350 Euro pro Berufsausübungsgemeinschaft.

Daneben bieten wir für die Teilnehmer an der Erhebung individuelle Informations- und Feedbackangebote an. Sie können kostenfrei und gezielt für die wirtschaftliche Planung in der jeweiligen Praxis eingesetzt werden können.

Der Praxisbericht verschafft zum Beispiel anhand von verschiedenen Kennzahlen zu den Arbeitszeiten, zu den zahnärztlichen Leistungen sowie zu den Einnahmen und Kosten der Praxis einen schnellen Überblick über die betriebswirtschaftliche Situation der Praxis im Vergleich zum bundesdeutschen Durchschnitt.

Viele Kolleginnen und Kollegen bekommen in den nächsten Wochen Post: Sie werden aufgerufen, sich am Zahnärzte-Praxis-Panel (ZäPP) zu beteiligen.

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Zusätzlich stellt eine Chefübersicht übersichtlich und leicht verständlich aufbereitet die Entwicklung der Einnahmen- und Kostenstrukturen der Praxis anhand von Grafiken und Erläuterungen im Verlauf der vergangenen Jahre dar. Die Chefübersicht kann auch zur Finanzplanung für die nächsten drei Jahre eingesetzt werden. Szenarioanalysen veranschaulichen dabei, welche Auswirkungen etwa eine bestimmte Investition oder Personalveränderungen hätten. Die Szenarien können natürlich auch als Grundlage für eine private Liquiditätsplanung genutzt werden.

Wie kann sich eine Praxis konkret beteiligen?

Alle Praxen, die in den vergangenen beiden Jahren - vom 1. Januar 2016 bis zum 31. Dezember 2017 - durchgehend dieselbe Abrechnungsnummer hatten, werden automatisch angeschrieben. Der Versand der Erhebungsunterlagen startet Ende Juli 2018.

Eine Anmeldung oder Bestellung von Unterlagen ist nicht notwendig. Vorabinformationen werden bereits ab Juni 2018 an die Zahnarztpraxen versandt. Hierüber werden das Zi, die jeweils zuständige KZV sowie die KZBV zeitnah informieren. Die Teilnahme ist natürlich freiwillig.

Ich rufe aber alle angeschriebenen Praxen ausdrücklich auf, sich am ZäPP zu beteiligen. Es kommt auf jede einzelne Zahnärztin und jeden einzelnen Zahnarzt an!

Wie groß ist der Aufwand für teilnehmende Zahnärzte und was ist zu tun?

Zahnärztinnen und Zahnärzte erhalten neben dem eigentlichen ZäPP-Fragebogen ein Anschreiben mit einer Checkliste, die Schritt für Schritt durch die Bearbeitung der Erhebungsunterlagen führt. Mit dem Anschreiben werden gleichzeitig die persönlichen Zugangsdaten für die Anmeldung im Online-Fragebogen des ZäPP bereitgestellt - falls eine Online-Teilnahme präferiert wird.

Zusätzlich wird eine Briefvorlage für Steuerberater mit einer entsprechenden Checkliste, ein Umschlag mit aufgeklebtem Datenblatt für die Angaben zur Praxis, Bestätigung des Steuerberaters und Teilnahme- und Nutzungsbedingungen sowie ein Rücksendeumschlag bereitgestellt.

Können Sie die Fragebogenstruktur näher erläutern?

Gerne! Der Fragebogen besteht aus drei Teilen. In Teil A werden Angaben zur Praxisstruktur und -organisation (zum Beispiel Räumlichkeiten, Personal, Wochenarbeitszeit) erfragt. In Teil B müssen Angaben zu den erbrachten Leistungen im GKV- und PKV-Bereich gemacht werden. Die Zahlen zum GKV-Bereich können von der Website der für den Zahnarzt zuständigen KZV abgerufen werden, sofern das in der jeweiligen KZV vorgesehen ist.

Alternativ können die Daten, falls möglich, auch durch das Praxisverwaltungssystem ermittelt werden. Weiterführende Informationen gibt es zum Beispiel unter www.zäpp.de. Die Zahlen zum PKV-Bereich werden, falls möglich, ebenfalls mithilfe des Praxisverwaltungssystems ermittelt.

In Teil C werden die Einnahmen- und Kostenstrukturdaten der Praxis erfragt. Für die Bearbeitung von Teil C des Fragebogens ist die Einbindung eines Steuerberaters notwendig. Dieser muss zusätzlich die Übereinstimmung der Angaben im Teil C mit dem steuerlichen Jahresabschluss bestätigen.

Da manche Zahnärztinnen und Zahnärzte keinen Steuerberater nutzen, werden auch Bestätigungen durch verwandte Berufsgruppen wie Rechtsanwalt, Notar, Steuerbevollmächtigte, Steuerfachwirte, angestellte Steuerberater mit Bestätigung der Mitgliedschaft in der Kammer, Wirtschaftsprüfer, Bilanzbuchhalter, Diplom-Finanzwirte, Diplom-Kaufleute, Diplom-Ökonomen oder Diplom-Volkswirte akzeptiert.

Um den Bearbeitungsaufwand des Steuerberaters möglichst gering zu halten, stellt das Zi kostenfreie Software-Tools bereit, mit denen die Einnahmen- und Kostenstrukturdaten durch den Steuerberater weitgehend automatisiert aus der Buchhaltung abgerufen werden können, sofern dieser die branchenüblichen Standardkonten-Rahmen nutzt.

Thema Datenschutz - wie sieht es damit aus?

Eine durch das Zi beauftragte, unabhängige Treuhandstelle nimmt zunächst alle Rücksendungen entgegen. Die Treuhandstelle trennt dann nach Vergabe eines Pseudonyms das Datenblatt vom verschlossenen Fragebogenumschlag.

Das Datenblatt mit den Angaben zur teilnehmenden Praxis und der Bestätigung des Steuerberaters verbleibt in der Treuhandstelle und dient als Grundlage für die weitere Kommunikation mit den ZäPP-Teilnehmern und für die Auszahlung der Aufwandspauschale.

Der verschlossene Umschlag mit dem Fragebogen wird mit dem Pseudonym versehen an die Erfassungsstelle des Zi zur Prüfung der Einsendung auf Vollständigkeit und zur Digitalisierung der Daten weitergegeben. Erst dann werden die pseudonymisierten Rohdaten an die eigentliche Zi-Datenstelle übermittelt, in der die Rohdaten aufbereitet und auf Plausibilität geprüft werden.

Daraus wird dann durch das Zi der Analysedatensatz erstellt, der schließlich die Grundlage für die Berichte und Auswertungen des Zi bildet. Das Zi erstellt unter Nutzung der Analysedaten Regional- und Qualitätsberichte für die einzelnen KZVen und einen Gesamtbericht für die KZBV. Alle Auswertungen werden so bereitgestellt, dass eine nachträgliche Identifikation einzelner Praxen faktisch unmöglich ist.

Weiterhin nutzt das Zi die Analysedaten für die Erstellung der Informations- und Feedbackangebote für die Teilnehmer des ZäPP. Die Bereitstellung der praxisindividuellen Berichte erfolgt also unter Einhaltung strengster datenschutzrechtlicher Vorkehrungen. Sämtliche Datenverarbeitungsprozesse in der Datenstelle des Zi laufen auf Basis technischer und organisatorischer Maßnahmen unter strengsten Sicherheitsvorkehrungen ab, um einen bestmöglichen Schutz der Daten zu gewährleisten. Das möchte ich an dieser Stelle noch einmal ausdrücklich unterstreichen.

Neben der Nutzung für Auswertungen und für praxisindividuelle Informations- und Feedbackangebote wird der aufbereitete und pseudonymisierte Analysedatensatz zudem an eine eigens für das ZäPP eingerichtete Datenstelle der KZBV übermittelt, um auch dort für Berichte und Analysen im Rahmen der satzungsgemäßen Aufgaben der KZBV genutzt zu werden. Alle Auswertungen werden so bereitgestellt, dass eine nachträgliche Identifikation einzelner Praxen unmöglich ist.

Zudem werden natürlich nur aggregierte Auswertungsdaten weitergeleitet. Die Verarbeitung der Daten in der Datenstelle der KZBV unterliegt dabei den gleichen Sicherheitsvorkehrungen wie die Datenstelle des Zi, sodass ein bestmöglicher Schutz sämtlicher Daten gewährleistet wird.

Dem Datenschutz wird also ein sehr hoher Stellenwert eingeräumt?

Unbedingt! Durch die Einbindung der Treuhandstelle wird die Verarbeitung von Erhebungs- und Personendaten strikt getrennt. Die Treuhandstelle verarbeitet ausschließlich Personendaten der Teilnehmer. Die Erhebungsdaten im Fragebogen sind der Treuhandstelle zu keiner Zeit bekannt. Durch die Pseudonymisierung und die gesicherte Datenverarbeitung in den Datenstellen des Zi und der KZBV ist eine nachträgliche Zuordnung der Daten zu einzelnen Praxen ausgeschlossen. In den Datenstellen werden die Daten auf Basis technischer und organisatorischer Schutzmaßnahmen streng gesichert vor etwaigen Zugriffen Dritter aufbewahrt und verarbeitet.

Nur geschulte und auf den Datenschutz verpflichtete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Zi und der KZBV erhalten überhaupt Zugang zu den Datenstellen.

Bei Fragen oder zur Klärung möglicher Alternativen zur Einbindung eines Steuerberaters steht die Treuhandstelle des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi) unter der Rufnummer 030 4005 2446 von Montag bis Freitag zwischen 8 und 16 Uhr beratend zur Verfügung. Oder einfach E-Mail an kontakt@zi-treuhandstelle.de senden. Genaue Informationen zum Ausfüllen und Einsenden werden mit dem Fragebogen versendet. Die Teilnahme ist auch online möglich unter www.zäpp.de.

Zeitschiene

Versand der Erhebungsunterlagen an die Praxen ab Ende Juli 2018Die Rücksendung der Unterlagen an die Treuhandstelle des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi) (Treuhandstelle des Zi, Hildesheimer Straße 14a, 15366 Neuenhagen) wird bis zum 12. Oktober 2018 erbeten. Bitte hierfür ausschließlich die bereitgestellten braunen Rücksendeumschläge nutzen! Mit der Übersendung der Zugangsdaten zur Chefübersicht und den individuellen Praxisberichten an ZäPP-Teilnehmer ist voraussichtlich im Frühjahr 2019 zu rechnen.

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