Patientenstammanalyse

So rechnen Sie Leistungen besser ab!

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Grafik 1: Die Gesamtanzahl an Patienten wurde in Altersklassen aufgeteilt (dunkelblaue Balken). Der Anteil an privat und an gesetzlich versicherten Patienten mit einer privaten Zusatzversicherung innerhalb einer Altersklasse wurde gesondert dargestellt (hellblaue Balken). © Moreano
Grafik 2: Die durchschnittliche Wartezeit im Wartezimmer (links) wurde mit einer Note von 1,6 ± 0,6 bewertet. Die zuvorkommende Betreuung an der Rezeption beziehungsweise am Telefon wurde mit einer Note von 1,8 ± 0,7 bewertet. © Moreano

Das Potenzial der Leistungsabrechnung

Im Kern des operativen Bereichs einer Zahnarztpraxis finden die Behandlung von Patienten, die zahnmedizinische Dokumentation und die Erfassung der Leistungspositionen statt. An dieser Stelle werden einzelne Behandlungsschritte in Leistungspositionen umgewandelt. Diese stellen in der Summe den Erlös der Behandlung(en) dar. In einfachen Worten: An dieser Stelle wird die zahnärztliche Heilbehandlung in Geld umgewandelt – und niemand wird den Zahnarzt auf erbrachte, jedoch nicht abgerechnete Leistungspositionen hinweisen.

Daher ist eine gute organisatorische und fachliche Aufstellung in diesem Bereich von absoluter Erfolgsrelevanz für die Praxis.

Moderne Praxen beginnen mit der Vorbereitung ihrer Leistungsabrechnung noch weit vor dem Termin der eigentlichen Leistungserbringung an. Die Werkzeuge dafür sind:

• Mehrkostenvereinbarungen bei Füllungen
• Private Vereinbarungen zur Nutzung der Schnittstellen zwischen BEMA und GOZ
• Heil- und Kostenpläne für gleichartige und andersartige Arten der Versorgung mit Zahnersatz
• Abweichende Vereinbarungen zur Erhöhung der Steigerungsfaktoren

Ziel dieser Vereinbarungen ist in erster Linie die Schaffung von Transparenz für den Patienten, der anhand dieser Dokumente eine Kostenaufklärung gemäß § 630c Patientenrechtegesetz bekommt. Gleichzeitig dient diese Vorarbeit der Hinterlegung der geplanten zahnmedizinischen Leistungen im Zahnarztprogramm, damit sie bei der Leistungserbringung mit der entsprechenden Dokumentation lediglich in die Behandlungsakte übertragen werden können. Diese Vorgehensweise minimiert die Gefahr, dass die Abrechnungsmitarbeiterin erbrachte Leistungen aufgrund von Dokumentationslücken nicht eintragen kann und garantiert die vollständige Abrechnung der erbrachten Leistungen.

Controlling: abgerechnete Leistungen vs. Dauer der Zimmerbelegung:

Eine Zahnarztpraxis verfügt wie jedes andere Unternehmen über ein Produkt- beziehungsweise Dienstleistungsportfolio. Dieses besteht aus den angebotenen zahnmedizinischen (und gegebenenfalls kosmetischen) Behandlungen. Um eine betriebswirtschaftlich strategische Unternehmensführung zu gewährleisten, sollte der Praxisinhaber die Wirtschaftlichkeit (Ertragsstärke) der von ihm angebotenen Behandlungsarten ermitteln.

Die Ertragsstärke der einzelnen Behandlungsarten ist limitiert durch zwei Faktoren:

• das Honorar der dafür vorgesehenen Leistungspositionen im BEMA beziehungsweise in der GOZ und
• die für die Behandlungsart tatsächlich benötigte Dauer der Zimmerbelegung.

Zum Beispiel: Wenn die Abrechnungspositionen für eine bestimmte Behandlungsart vorgegeben sind, dann kann die Wirtschaftlichkeit dieser Behandlungsart nur durch eine effiziente Nutzung der Behandlungszeit beziehungsweise durch die Gestaltung der Terminketten verbessert werden. Ein Vergleich der Verhältnisse zwischen dem zahnärztlichen Honorar einer Behandlungsart und der tatsächlichen Dauer der Zimmerbelegung liefert wichtige (oft überraschende) Erkenntnisse über die Ertragsstärke einzelner Behandlungsarten (etwa Füllungstherapie, Endodontie, Versorgung mit Zahnersatz).

Für eine korrekte Berechnung ist darauf zu achten, dass die Ermittlung der Dauer der Zimmerbelegung sich nicht nach den theoretischen Werten der Terminketten richtet, sondern die tatsächliche Behandlungsdauer widerspiegelt. Diese Werte können aus den digitalen Terminbüchern (Patient-Eingang/Patient-Ausgang) ermittelt werden. Tabelle 1 stellt ein Beispiel zur Berechnung der Ertragsstärke einer Versorgung mit Zahnersatz dar.

GOZ-Leistung

Beschreibung

Kommentar

Ä4

Erhebung der Fremdanamnese

Im Zusammenhang mit Ä1 und einer Untersuchungsposition

K1

Bei Kindern bis zum 4. Lebensjahr

Im Zusammenhang mit Ä1 oder Ä3 und Ä5 oder Ä6

80

Intraorale Oberflächenanästhesie

Als festes Bestandteil privater Verienbarungen von jeder

Infiltrationsanästhesie

0110. 0120

Zuschläge für OP-Mikroskop und Laser

Als festes Bestandteil privater Vereinbarungen

1000. 1010

Erstellung eines Mundhygienestatus und

Kontrolle des Übungserfolgs

Einmal pro Jahr. Mindestdauer von 25 Minuten. Die Kontrolle ist dreimal pro Jahr berechnungsfähig.

500

Zuschlag für zahnärztlich-chirurgischen Leistungen

Zum Beispiel bei tief frakturierten Zähnen oder Osteotomie

2130

Kontrolle. Finieren. Polieren einer Restauration

Mehrfach pro Zahn. wenn mehrere Restaurationen vorhanden

2197

Adhäsive Befestigung

Gegebenenfalls zweimal pro Zahn. wie zum Beispiel

bei der Befestigung eines Stifts und einer Aufbaufüllung

4005

Erhebung mindestens eines Gingivalindex beziehungsweise eines Parodontalindex

Als private Vereinbarung. wenn die BEMA 04 bereits erschöpft ist.

4050. 4055

Entfernung harter und weicher Zahnbeläge

Zum Beispiel als festes Bestandteil von Mehrkosten-

Vereinbarungen bei Füllungen

6190

Gespräch mit Anweisungen zur Beseitigung von schädlichen Gewohnheiten

Auch außerhalb einer kieferorthopädischen Behandlung

Tabelle 2. Quelle: Moreano

Der Vergleich dieser Zahlen (einer Zahnersatzversorgung) mit anderen Behandlungsarten ermöglicht die Bestimmung der Zugpferde („cash cows“) und der Sorgenkinder („poor dogs“) in der eigenen Praxis.

Schnittstellen zwischen BEMA und GOZ

Die Betrachtung der Rechnungsgestaltung kann auf verschiedene Lücken in der Vorbereitung der abzurechnenden Leistungen hinweisen. Tabelle 2 liefert eine Zusammenstellung von GOZ-Positionen, die oft erbracht, jedoch nicht oder nicht in vollem Umfang abgerechnet werden. Doch die Sicherstellung einer vollständigen Abrechnung ist von zentraler Bedeutung für den betriebswirtschaftlichen Erfolg einer Praxis. Dazu zählen die korrekte Nutzung der zur Verfügung stehenden Abrechnungsmöglichkeiten, insbesondere die Vereinbarung privatzahnärztlicher Leistungen mit Versicherten der GKV. Inwieweit sich GOZ-Leistungen mit gesetzlich versicherten Patienten privat vereinbaren lassen können, ist im Einzelnen zu prüfen. Dazu können zum Beispiel die Veröffentlichungen der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung [Schnittstellen zwischen BEMA und GOZ, 2015] konsultiert werden.

Die besten Mittel, um eine unvollständige Abrechnung erbrachter Leistungen zu vermeiden, sind die Erstellung von Leistungskomplexen und die stetige Fortbildung des Praxispersonals – nichts ist teurer als ein ungeschulter Mitarbeiter.

Dr. Francisco X. Moreano, CONSULTOR!O, Erding bei München
Bernhard Fuchs, André Martin, Kanzlei Fuchs und Martin, Würzburg/Volkach

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