Die zm-Kolumne rund um die relevanten Praxisfragen

Teamarbeit braucht einen Plan

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Krisen schweißen zusammen. Das ist eine uralte Faustformel, die sich insbesondere Kriegsherren und Despoten über Jahrhunderte zu eigen gemacht haben. So beschrieb Niccolò Machiavelli in seinem Werk „Il Principe“ (Der Fürst) von 1513 bereits dieses Phänomen, einen Krieg anzuzetteln, um das eigene Volk hinter sich zu scharen. Nun ist die (ganz andere) Corona-Krise gefühlt für viele vorüber, die Marktplätze sind wieder gut besucht, in den Restaurants ist jeder Platz besetzt und auch mein geliebter Ostseestrand hier in Schuby, Schleswig-Holstein, ist so voll wie noch nie. Irgendwie lässt scheinbar der Druck nach, gemeinsam gegen etwas ankämpfen zu müssen. Jetzt muss man an den Grundlagen für eine konstante Teamarbeit arbeiten.

Die Grundlagen

Erfolgreiche Teamarbeit ist nur mit einer gemeinsamen Vision möglich. Ohne ein Ziel weiß niemand, wohin er gehen soll. Auch bedarf es einer führenden Person, doch auch diese weiß ohne Ziel nicht, wohin die Reise geht. Also muss dieses Ziel jedem Mitarbeiter im Team bekannt sein. Schon daran scheitern viele Praxisinhaberinnen und -inhaber. Am besten definieren Sie Ihr Ziel mithilfe der SMART-Regel.

Die Smart-Regel

Ziele sollten am besten mit der SMART-Regel definiert werden.

S – Spezifisch: das Ziel genau/konkret benennen
M – Messbar: Geben Sie ein Datum, einen Faktor, ein Gerüst mit klaren Messwerten vor (qualitative und quantitative Messwerte möglich).
A – Ausführbar: Welche konkreten Schritte sind notwendig? Planen Sie so, dass Sie selbst Lust haben, mit der Umsetzung zu starten.
R – Realistisch: Das Ziel muss zeitlich und mit den verfügbaren Mitteln erfüllbar sein.
T – Terminierbar: Ziele zeitlich bindend planen. Was ist bis wann zu erledigen?

Bei Zielen, die weiter in der Zukunft liegen, ist es wichtig, Zwischenziele zu setzen. So kann der Mitarbeiter Schritt für Schritt weitergehen und die Motivation schwindet nicht so schnell. Die erreichten Zwischenziele sollten dann aber auch gefeiert werden (Tue Gutes, sprich darüber und feiere die Ergebnisse!), um anzuspornen. Gute Teamarbeit bedeutet also gute Organisation.

Die Widerstände

„Damit habe ich nichts zu tun, das liegt nicht in meinem Verantwortungsbereich.“ Diesen Satz kennen leider viel zu viele Praxisinhaber. In guten Teams taucht er jedoch nur selten auf. Doch woher rührt dieser Satz? Fragen Sie sich: Fühlt sich jedes einzelne Mitglied für den Gesamterfolg des Teams verantwortlich? Oder ist es das Projekt eines Einzelnen? Wenn jedes Teammitglied so agiert, als ginge es um einen Topf voller Geld in der Mitte des Tisches, dann haben Sie das Ideal erreicht. Dabei steigt die Loyalität im Team und die Grenzen zwischen den Individuen sind nahezu nicht mehr existent.

Die Rollenverteilung

Auch die interne Rollenverteilung zählt zur Basis erfolgreicher Teamarbeit. Jedes Rädchen muss ineinandergreifen, um zu funktionieren. Jeder nimmt die übertragenen Aufgaben für sich an und versucht, den Erwartungen der anderen mindestens gerecht zu werden – oder sie sogar zu übertreffen. Manchmal ist das erst möglich, wenn ein Mitarbeiter nicht exakt die Stelle bekleidet, die er laut Beschreibung zu erfüllen hat. Seine Stärken liegen vielleicht eher in einer Schnittstellenposition. Dadurch kann er das Öl im Getriebe sein, das ebenso wichtig ist wie die Zahnräder selbst und im besten Fall die Arbeit der einzelnen Zahnräder noch effektiver macht.

Der notwendige Respekt

In meiner Tätigkeit als Unternehmensberater in Zahnarztpraxen stelle ich immer wieder fest, wie unterschiedlich der Begriff Respekt definiert wird. Jeder Mensch hat eine andere Auffassung davon, was Respekt für ihn persönlich bedeutet. Für den einen kann das schon die Pünktlichkeit der Mitarbeiter bedeuten oder das Einhalten von Deadlines. Für viele Mitarbeiter ist das aber nicht so. Deshalb sprechen Sie bitte mit dem gesamten Team darüber, was Sie von jedem einzelnen Mitarbeiter verlangen beziehungsweise was für Sie die Grundvoraussetzungen für einen respektvollen Umgang miteinander sind.

Mit der Erfahrung aus mehr als 3.200 umfassenden zahnärztlichen deutschlandweiten Mandaten in knapp fünfzehn Jahren beantwortet der Praxisexperte und Hauptgesellschafter der „OPTI health consulting GmbH“ Fragen von Mandanten und Lesern zum Unternehmen Zahnarztpraxis. Der Einblick in seinen „Praxis“-Alltag soll Lösungsansätze aufzeigen, um Problemen in der Praxis so früh wie möglich begegnen zu können. Oder besser – um diese gar nicht erst entstehen zu lassen | zm-mg

Eine angenehme respektvolle Arbeitsatmosphäre ist nur dann gegeben, wenn jeder Einzelne seine Ideen, Sorgen und Nöte frei artikulieren kann und den Input der anderen ebenfalls aufgeschlossen aufnimmt. So ist auch der Blick über den Tellerrand möglich. Etablierte Strukturen und Arbeitsverfahren infrage zu stellen und auch einmal neue Wege zu gehen, kann die Kreativität fördern. Achten Sie darauf, dass Sie jedem Teammitglied den richtigen Rahmen bieten können. Manche trauen sich nur unter vier Augen, frei zu sprechen, andere bereden gerne alles im Team. Wenn dabei zu viel Druck und Wettbewerb entsteht, kann dies der Arbeit im Team sogar schaden. Jedes Mitglied sollte sich gut aufgehoben und involviert fühlen.

Zwischenfazit: Die Basics Ihres Respektverständnisses müssen von den Individualisten akzeptiert werden, um die Arbeit der Gruppe nicht zu torpedieren. Noch eine Frage, die Sie sich auch hier stellen müssen: Habe ich diese Basics auch im Team kommuniziert?

Die Kommunikation

In erfolgreichen Teams gibt es keine Eigenbrötelei, denn in der Regel werden Entscheidungen gemeinsam getroffen. Wenn das nicht sinnvoll oder möglich ist, werden die Mitglieder zumindest rechtzeitig informiert. Denn Alleingänge eines Kollegen – und auch eines Vorgesetzten – können vom Rest als ignorant oder bevormundend wahrgenommen werden, wenn ihnen die Einsicht in die Entscheidungsgrundlagen vorenthalten wird. Im schlimmsten Fall leiden darunter die Motivation des Einzelnen und die Produktivität des Teams.
Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Kommunizieren wir viel – oder einmal pro Quartal?
  • Wissen wir, wie wir einander helfen können?
  • Hat jeder Zugang zu den Informationen, die er braucht, um seinen Job maximal effektiv auszuführen?
  • Kommunizieren wir so, dass das Team als Ganzes seine Ziele besser erreichen kann?

Zur offenen und ehrlichen Kommunikation gehört es, auch Rückmeldungen zu geben und anzunehmen. Ohne Feedback kann man sich nicht weiterentwickeln – eine gute Feedback-Kultur gehört daher unbedingt zu einer erfolgreichen Teamarbeit. Häufige und proaktive Rückmeldungen seitens der Leitung helfen nicht nur, das Team auf demrichtigen Kurs zu halten und Probleme zu vermeiden, sondern auch dabei, dass jedes Mitglied sich stetig verbessern kann. Das Feedback muss dabei nicht immer positiv, aber in jedem Fall konstruktiv sein.

Zwischenfazit: In einem erfolgreichen Team wird viel und ehrlich kommuniziert! Überwinden muss man das unangenehme Gefühl, dass es schwerfällt, gute und schlechte Dinge auszusprechen.

Umgang mit Konflikten

Nicht immer ist man einer Meinung. Über Missstimmungen oder Unbequemlichkeiten einfach hinwegzugehen oder den „Querulanten“ schnell zu überstimmen, ist aber nicht der richtige Ansatz. Vielleicht ist die gegenläufige Meinung gerechtfertigt oder lenkt den Blick auf Probleme, die behoben werden müssen. Teams, in denen Unstimmigkeiten thematisiert werden können, entdecken und beheben Probleme schneller, weil diese sonst erst (viel) später ans Licht kommen. Zugleich minimieren sie das Risiko, dass einzelne Mitglieder gedanklich „aussteigen“, weil sie sich nicht mehr mit dem Kurs der Gruppe identifizieren.

Ganz wichtig dabei: Über Konflikte sollte nicht nur gesprochen, sie sollten im besten Sinne des Teams aufgelöst werden! Sollte es tatsächlich Konflikte geben, die sich nicht auflösen lassen, muss die Gruppe sich einen Modus Operandi überlegen, bei dem die Unstimmigkeiten die Arbeit im Team nicht ausbremsen.

Zwischenfazit: Damit Konflikte das Team nicht ausbremsen, müssen sie thematisiert werden!

Erfolg? Einfach feiern!

Vielleicht schmunzeln Sie jetzt über diese Überschrift, doch das Feiern von Erfolgen ist auch eine Art von Feedback, allerdings auf der Ebene des gesamten Teams. Das Zelebrieren erreichter Milestones oder besonderer Errungenschaften ist eine gute Teambuilding-Maßnahme. Es fördert die persönliche Bindung der Mitglieder untereinander, schweißt zusammen und schwört erneut auf die gemeinsame Vision ein. Im Ergebnis ist das Team in der Regel motivierter und übersteht so auch eher die nächste Durststrecke entlang des Weges.

Zwischenfazit: Öfter mal die Korken knallen lassen! Gut funktionierende Teams nehmen sich Zeit, um gemeinsame Erfolge zu feiern.

Mitarbeitergespräche

Es ist nicht immer leicht, in einem Mitarbeitergespräch ein Feedback zu geben – ohne sein Gegenüber zu verletzen und trotzdem ehrlich und konstruktiv zu sein. Diese Gespräche sind essenziell, da so Probleme schon in einem frühen Stadium gelöst werden können und nicht zu einer Belastung werden. Studien haben außerdem gezeigt, dass schon allein die Möglichkeit zu Mitarbeitergesprächen oder -befragungen die Zufriedenheit der Mitarbeiter um 20 Prozent steigen lässt. Ein gutes Feedback zu geben, kann man lernen – dann nimmt es das Gegenüber auch eher an. Hier nun die Regeln für ein gutes Gespräch:

Zum Abschluss: Besonders erfolgreich sind Unternehmen dann, wenn auch die Mitarbeiter ihrem Chef ein Feedback geben – das mag unangenehm sein, hilft aber auch dem Boss, sein Verhalten zu reflektieren.

In diesem Sinne ...
Ihr Christian Henrici

zusammen mit Michele Lindner, Mitglied im Praxisflüsterer-Team
Henrici@opti-hc.de, www.opti-hc.de

Feedback – aber richtig!

Feedback konkret formulieren

  • Ziele oder Arbeitsergebnisse besprechen, Missverständnisse klären, Bedürfnisse, Wünsche und Gefühle zielorientiert vermitteln
  • Beispiele benennen, was jemand gut oder schlecht gemacht hat
  • am Ende des Gesprächs Verbesserungsvorschlag benennen

Zeit nehmen

  • Niemals ein Gespräch zwischen Tür und Angel führen!
  • Gespräch immer unter vier Augen halten!

Vorbereitet sein

  • nur Dinge benennen, die wirklich schieflaufen und die der Mitarbeiter auch wirklich verändern kann
  • um entspannter in das bevorstehende Gespräch zu gehen

Feedback annehmen

  • in keinem Fall in eine Verteidigungs- oder Rechtfertigungshaltung kommen, sondern das Feedback erst mal annehmen und bis zum Ende zuhören, abwarten und dankbar für die Kritik sein

In jedem Fall Feedback geben

  • Wer kein Feedback bekommt, fühlt sich nicht wahrgenommen.
  • Mitarbeitergespräche mehr als einmal im Jahr durchführen
  • Unterhaltungen immer auf Augenhöhe führen

Mit der Erfahrung aus mehr als 3.200 umfassenden zahnärztlichen deutschlandweiten Mandaten in knapp fünfzehn Jahren beantwortet der Praxisexperte und Hauptgesellschafter der „OPTI health consulting GmbH“ Fragen von Mandanten und Lesern zum Unternehmen Zahnarztpraxis.

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