Für die Zukunft eine gute Lösung

Kann man den Praxisalltag mithilfe von Buchungssystemen so optimieren, dass man am Ende Zeit spart? Zentral bleibt hier sicherlich die Frage, ob die Tools zu bestehenden Praxisverwaltungssystemen (PVS) und deren Schnittstellen kompatibel sind. Denn soll es wirklich zu einer Entlastung kommen, müssen die Programme einfach anzubinden und integrierbar sein. Schließlich gibt es weit mehr zu beachten, als nur dem Terminwunsch des Patienten nachzukommen.

Viele Patienten gehen heute online, um vorab die Adresse des Arztes zu checken und Bewertungen zu lesen. Der nächste Schritt liegt da auf der Hand: den Termin im Anschluss ebenfalls im Web zu buchen. Das Smartphone ist stets parat und die Möglichkeit, rund um die Uhr einen freien Termin zu finden, einfach praktisch – unabhängig von den Telefonzeiten der Praxen. Bereits jeder vierte Deutsche nutzt Online-Terminbuchungen. Weitere knapp 40 Prozent können sich vorstellen, es bald zu tun, ergab eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom im Juli 2019. Insgesamt sind Patienten aller Altersklassen offen für die digitale Ärztebetreuung, angefangen bei der Terminvereinbarung. Einige Anbieter versprechen durch die Anwendung bis zu 50 neue Patienten im Monat, zumindest in den Großstädten.

Zudem werben sie damit, dass die Programme die Mitarbeiter vom Telefon befreien und diese sich dann anderen Aufgaben widmen können. Diese Rechnung geht allerdings nur auf, wenn die Buchungssoftware als Schnittstelle einfach zu synchronisieren und anzuwenden ist, keine Terminlücken verursacht und kein Mehraufwand etwa durch händische Terminübertragung entsteht. Aufgrund der vielen verschiedenen PVS gibt es technisch noch nicht bei jedem Online-Anbieter die Möglichkeit, sich an den bestehenden Terminkalender anzudocken. Wie groß die Ressourcenoptimierung damit letztendlich sein kann, hängt also auch von den Gegebenheiten und der Praxisorganisation ab.

Die Online-Terminbuchung ist bislang eher auf Patienten zugeschnitten als auf die Ärzte und deren Praxisalltag

Dr. Markus Heckner, Zahnarzt und politischer Sprecher des Verband Deutscher Dental-Software Unternehmen (VDDS)

Dr. Markus Heckner, Zahnarzt und politischer Sprecher des Verband Deutscher Dental-Software Unternehmen (VDDS), ist gegen pauschalisierte Zeitvorgaben in Online-Systemen, da nicht für jeden Patienten gleich viel Zeit einzuplanen ist. Je nach Krankheitsbild und -verlauf müsse bei der Terminvergabe anders kalkuliert werden. So plane er für einen neuen Patienten mehr Zeit für die Anamnese ein als für eine kurze Nachkontrolle. Diese individuell zu vergebenden Zeitfenster („time slots“) sind in den Online-Buchungsprogrammen aber oftmals nicht vorgesehen. Hier bleibt das Telefon im Vorteil. Im Gespräch kann man einfach abklären, was der Patient hat und wie viel Zeit man dafür veranschlagen sollte, erklärt Heckner. Einige Anbieter stellen zwar ein Kommentarfeld zur Verfügung, dies werde aber aus Bequemlichkeit und Datenschutzbedenken von den Patienten meist nicht genutzt.

Wenn die Praxis ein Online-Buchungstool nutzt, dass einen Reminder an die Patienten versendet, könne die No-show-rate – die Ausfallquote durch nicht erschienene PatientInnen – tatsächlich empfindlich gesenkt werden, verdeutlicht Heckner. Dieser Dienst sei eine klare Stärke der Programme.

Bislang gibt es in Deutschland allerdings noch keinen einheitlichen Standard für die Anbindung von Online-Terminbuchungssystemen an die zahnärztliche Praxissoftware. Jede Praxis arbeitet mit ihrem eigenen System und kann hier, je nach Produkt, bis zu zwei weitere Systeme parallel verwenden. Vorsicht: Dahinter können sich auch doppelte Kosten verbergen.

Heckner weist darauf hin, dass die Online-Terminbuchung idealerweise als ein „Ressourcen-Planungs-Tool“ funktionieren müsste. Freie Zeitfenster für potenzielle Termine seien das eine, aber es geht auch um verfügbare Räumlichkeiten und Behandlungsgeräte. Das alles müsse berücksichtigt werden, um effizienter zu arbeiten und die Kapazitäten der Praxen voll zu nutzen.

„Die Online-Terminbuchung ist bislang eher auf Patienten zugeschnitten als auf die Ärzte und deren Praxisalltag“, sagt Heckner aus Erfahrung. „Es ist zwar schön, dem Terminwunsch des Patienten nachzukommen, aber das bedeutet umgekehrt nicht, dass es für die Zahnärzte wirklich praktisch ist.“ Das Argument der Anbieter von der möglichen Entlastung und Effizienzsteigerung ist damit zumindest teilweise entkräftet.

Was die technische Umsetzung betrifft, laufen bereits Gespräche zur Vereinheitlichung der Schnittstellen der Buchungssoftware. Der VDDS will dazu die Anbieter der marktrelevanten Online-Buchungssysteme einladen und mit Ärzten und Vertretern der PVS diskutieren, um einen gemeinsamen Branchenstandard zu entwickeln. Geplant ist auch, dass eine Arbeitsgruppe intern das Feedback der Mitglieder und Anbieter auswertet. Der wichtigste Schritt sei die Vereinbarung einer klaren Linie für die Vorgaben, dann die Prozessautomatisierung und die Optimierung durch die Auswertung von Erfahrungswerten.

Allerdings werde es dauern bis ein Standard festgelegt und etabliert ist, schätzt Heckner. Ziel sei am Ende auch, den Praxen durch die Vereinheitlichung der Schnittstelle die freie Wahl des Anbieters zu ermöglichen. Derzeit seien diese noch zu unflexibel, da technisch abhängig.

Außerdem kommen nicht alle Anbieter aus Deutschland, unterliegen jedoch denselben Datenschutzbestimmungen. Ein unterschiedliches Verständnis von Datenschutz verkompliziert die Vereinheitlichung ebenfalls.