Die BWA ist mehr als eine monatliche ­Pflichtlektüre

Als Unternehmer brauchen Sie den Durchblick auch bei Ihren Zahlen. Dazu gehören:

• Erfassung und Abrechnung der erbrachten Leistungen: Hier wird leider sehr viel Geld verschenkt, weil die Leistungen nicht vollständig erfasst und aufgrund mangelnder Kenntnisse der gegebenen Möglichkeiten häufig unzureichend abgerechnet werden.

• Rechnungs- und Forderungsmanagement: Rechnungen müssen fristgerecht und vollständig bezahlt werden. Ebenso wichtig ist das zeitnahe konsequente Nachverfolgen offener Posten – nur so bleibt die Liquidität stabil.

• Personalmanagement: Vom Recruiting und Onboarding bis zur Mitarbeiterbindung – Fachkräftemangel, Gehaltsstrukturen, Urlaubsplanung und Fortbildungen sind zentrale Themen, die Zeit und Organisation erfordern.

• Investitionen und Finanzierung: Ob neue Behandlungseinheiten, intraoraler Scanner, digitales Röntgen oder Praxisumbau – Investitionen müssen sorgfältig geplant und über Darlehen oder Leasingverträge finanziert werden.

• Lieferanten- und Vertragsmanagement: Materialien, Labore, IT-Dienstleister oder Praxissoftware – Verhandlungen, Preisvergleiche und Vertragslaufzeiten beeinflussen die Rentabilität.

• Praxismarketing und Patientenkommunikation: Eine klare Positionierung, moderne Website, Social-Media-Auftritt und transparente Patientenkommunikation sind kein „nice-to-have“ mehr, sondern wirtschaftliche Erfolgsfaktoren.

• Controlling und Kennzahlenanalyse: Laufende Überwachung von Umsatz, Kosten und Liquidität ist entscheidend, um Fehlentwicklungen früh zu erkennen.

Praxisinhaber erhalten von ihrem Steuerberater regelmäßig eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die zeigt, wie sich Einnahmen, Ausgaben und Gewinn sowie freie ­Liquidität in einem bestimmten Zeitraum entwickelt haben. Richtig gelesen, ist sie ein wertvolles Steuerungsinstrument für Ihre Praxis.

In der Regel wird der Gewinn monatlich aus den gebuchten Einnahmen und Ausgaben ermittelt. Zusätzlich enthält die BWA kumulierte Werte für das laufende Jahr und Vergleiche zu Vorjahreszeiträumen. Zahnarztpraxen ermitteln ihren steuerlichen Gewinn meist mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dabei werden alle tatsächlich zugeflossenen Einnahmen berücksichtigt – unabhängig vom Zeitpunkt der Leistungserbringung. Das gilt für KZV-Zahlungen, Privatliquidationen, Eigenlaborerlöse sowie sonstige Einnahmen, beispielsweise aus Gutachten oder Prophylaxe-Produkten. Auf der Ausgabenseite stehen alle im Zeitraum bezahlten Kosten: Personal, Material, Fremdlabor, Miete, Versicherungen und Ähnliches.

Eine Besonderheit sind Abschreibungen. Sie verteilen die Anschaffungskosten langlebiger Wirtschaftsgüter auf deren betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer: Wenn ein Röntgengerät­ 80.000 Euro kostet und über acht Jahre linear abgeschrieben wird, mindert dies den Gewinn jährlich um 10.000 Euro. Zwar sinkt die Liquidität beim Kauf sofort um 80.000 Euro, steuerlich wirkt sich die Ausgabe jedoch erst über mehrere Jahre aus. Dieser Unterschied zwischen Liquidität und Gewinn ist für die Praxissteuerung wichtig.

Sichtbar wird in der BWA auch der Zusammenhang ­zwischen abgeschriebenen Geräten und steigenden Instandhaltungskosten. Dieser Effekt lässt sich in der BWA über mehrere Jahre gut beobachten: Während die Abschreibungen abnehmen, wachsen die Aufwendungen in den Konten „Reparaturen“ oder „Wartung“. Wird diese Entwicklung regelmäßig analysiert, kann der Zahnarzt daraus wirtschaftlich sinnvolle Zeitpunkte für eine Reinvestition ableiten – insbesondere, wenn moderne Geräte zusätzlich Energie sparen oder neue Leistungsbereiche eröffnen.

Tilgungen von Darlehen, Steuerzahlungen und private Entnahmen gelten nicht als Praxisausgaben. Sie werden jedoch in der Liquiditätsübersicht berücksichtigt, sodass Sie nachvollziehen können, wohin das Geld geflossen ist und welche Mittel verfügbar bleiben.

• Ertragsentwicklung: Wie hat sich der Umsatz im Vergleich zum Vorjahr verändert? Lohnt sich der Ausbau bestimmter Leistungsbereiche?

• Kostenstruktur: Welche Kostenarten steigen überproportional an? Wo bestehen Einsparpotenziale zum Beispiel durch Verhandlungen mit Lieferanten?

• Rentabilität: Wie hoch ist der monatliche Überschuss, und bleibt genügend Liquidität zur Begleichung von Steuern, Darlehen und Privatentnahmen?

Darüber hinaus lassen sich wichtige Kennzahlen ableiten, die die Leistungsfähigkeit der Praxis zeigen. Besonders relevant sind die Personalkostenquote, die in der Regel ­zwischen 30 und 40 Prozent liegt, der Wareneinsatz, der bei gut organisierten Praxen meist unter acht Prozent liegt, sowie die Raumkostenquote, die auf eine ineffiziente Flächennutzung hindeuten kann.

Wichtig ist dabei, dass alle Quoten auf ­einer einheitlichen Berechnungsbasis beruhen. In der Praxis sollte dies der vereinnahmte Honorarumsatz sein, also der Gesamtumsatz abzüglich der reinen Durchlaufposten wie Fremdlaborkosten­ und Material des Eigenlabors. Nur wenn diese Abzüge berücksichtigt werden, lassen sich Praxen untereinander oder mit Branchenbenchmarks wirklich vergleichen. Wer stattdessen mit dem Bruttoumsatz arbeitet, erhält verfälschte Quoten – gerade bei Praxen mit hohem Fremdlaboranteil. Ein ­regelmäßiger Vergleich mit den Vorjahreszahlen und vergleichbar berechneten Branchenwerten liefert wertvolle Hinweise. Spezialisierte Steuerberater für Zahnärzte stellen entsprechende Benchmarks bereit und helfen dabei, Abweichungen richtig einzuordnen.

Die BWA bildet nur vergangene Zahlungsflüsse ab und enthält keine Informationen über offene Forderungen oder Verbindlichkeiten. Für eine vorausschauende Liquiditätsplanung müssen daher zusätzliche Daten – etwa aus der Praxissoftware – einbezogen werden. Zudem zeigt sich der wirtschaftliche Effekt vieler Maßnahmen zeitverzögert. Umsatzsteigerungen durch neue Leistungen oder Personalveränderungen werden beispielsweise erst sichtbar, wenn die entsprechenden Zahlungen tatsächlich eingehen.

Deshalb sollte die BWA stets zeitnah erstellt und regelmäßig mit den Planzahlen verglichen werden. Idealerweise kann eine zweite BWA erstellt werden, die neben dem steuerlichen Gewinn aus der normalen BWA den betriebswirtschaftlichen Gewinn ausweist. Dazu werden statt der zugeflossenen Einnahmen die abgerechneten Honorare aus der Praxissoftware angesetzt. Die Zahlen für die Fremdlabore bleiben hier sowohl bei den Einnahmen als auch bei den Ausgaben außer Ansatz, um Verzerrungen durch die Zahlungsflüsse zu vermeiden.

Richtig genutzt, ist die BWA mehr als eine monatliche Pflichtlektüre. Sie ist ein Frühwarnsystem für wirtschaftliche Entwicklungen. Steigen Material- oder Personalkosten unerwartet an, sinkt die Liquidität oder verändert sich der Privatanteil – dann können frühzeitig Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

Die BWA bildet zudem die Grundlage für Bankgespräche, Finanzierungsentscheidungen und Steuerplanungen. Eine aussagekräftige und regelmäßig besprochene BWA signalisiert Professionalität – ein Pluspunkt bei Kreditverhandlungen oder bei der Praxisbewertung im Rahmen von ­Investitionen oder Verkäufen. Noch wirkungsvoller wird sie, wenn sie mit einer Liquiditätsbetrachtung kombiniert wird. Besonders bei hohen Steuerzahlungen oder größeren ­Anschaffungen ist diese Planung entscheidend, um die ­finanzielle Handlungsfähigkeit der Praxis zu sichern.

Der wirtschaftliche Erfolg hängt auch von der Fähigkeit ab, Zahlen zu verstehen und zu steuern. Die BWA ist dafür das zentrale Instrument. Sie zeigt, wo die Praxis steht – und sie hilft, Entscheidungen auf einer soliden Basis zu treffen. Zahnärzte, die ihre BWA regelmäßig analysieren und mit ihrem Steuerberater besprechen, erkennen Risiken früher, nutzen Chancen besser – und führen ihre Praxis nachhaltig erfolgreicher. Die BWA ist damit das wichtigste Führungsinstrument eines unternehmerisch denkenden Zahnarztes.