„Die Aha-Effekte sind umso größer, wenn der erste Durchlauf nicht gut ausfällt“
Warum ist es sinnvoll, sich als Team für das Krisenmanagement schulen zu lassen?
Dr. Fabian Stehle: Krisensituationen betreffen in einer Zahnarztpraxis selten nur einzelne Personen, sondern meistens das gesamte Team und relevante Praxisabläufe. Das erfordert koordinierte Entscheidungen und klare Verantwortlichkeiten. Wird ausschließlich die Praxisleitung geschult, entsteht im Ernstfall häufig Unsicherheit im Team. Gemeinsame Schulungen schaffen dagegen Handlungssicherheit durch klare Anweisungen, Zeitvorteile, klare Kommunikationsstrukturen und abgestimmte Notfallprozesse. Zudem stärkt ein gemeinsames Training das Risikobewusstsein und fördert die Team-Resilienz, wodurch Stresssituationen strukturierter bewältigt werden können.
Was sollte unbedingt im Krisenmanagement-Training stattfinden?
Ein effektives Krisenmanagement-Training sollte diese organisatorischen und praktischen Inhalte abdecken:
die Analyse praxisrelevanter Krisenszenarien, zum Beispiel ein Strom- und IT-Ausfall, ein Cyberangriff, ein Brandfall oder ein Wasserschaden
die Festlegung klarer Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege mit Notfallplänen und Checklisten
die interne und externe Notfallkommunikation mit Patienten, Dienstleistern (IT-Spezialisten, Medizintechniker) und Behörden sowie die Nutzung alternativer Kommunikationswege
die Sicherstellung der Patientenversorgung und der Datensicherung: Hier ist es ganz wichtig, praktische Übungen und Simulationen realitätsnaher Szenarien durchzuspielen und diese zu validieren.
Abschließend ein Prä-post-Vergleich von Praxisübungen vor und nach der gemeinsamen Optimierung. Hier ist der Escape-Room-Ansatz oder auch die Exit-Game-Methode hilfreich. Damit lernt das Team, Aufgaben gemeinsam in einer realistischen Kulisse zu lösen.
Können Sie die Methode kurz erläutern?
Nach der Exit-Game-Methode in der Wettbewerbsvariante lösen in größeren Praxen zwei Teams parallel identische Krisenszenarien und treten dabei im direkten Vergleich gegeneinander an, während in kleineren Praxen das gesamte Team gemeinsam versucht, alle Aufgaben innerhalb einer vorgegebenen Zeit erfolgreich zu bewältigen.
Wie ist so ein Training strukturiert und welchen Umfang hat es?
Die Struktur ist an die gerade aufgezählten Aspekte angelehnt und dauert in der Regel einen Werktag. Die schriftliche Ausarbeitung von Notfallplänen, Check- und Kontaktlisten erfolgt danach. Wir kombinieren das Notfalltraining gerne im Zuge von Kommunikationstrainings, etwa bei der Sprechstundenoptimierung, oder mit anderen Team-Workshops.
Sollte sich das Team auf das Training vorbereiten?
Nicht unbedingt, nein. Die Aha-Effekte sind umso größer, wenn der erste Durchlauf eines Szenarios im Stresstest nicht gut ausfällt. Meist rüttelt das wach und sensibilisiert noch einmal. Im Anschluss an den ersten Durchlauf wird dann gemeinsam optimiert, wiederholt und verglichen.
Wie können sich Praxen – neben dem Arbeitsalltag – motivieren, dem Krisenmanagement Raum zu geben?
Die Führung kann das Training im Rahmen der Praxisbesprechung ankündigen und die Wichtigkeit deutlich machen: „Besser, wir bereiten uns einmal auf Notfallszenarien vor, als im Ernstfall im Chaos zu versinken.“ Das sollte die intrinsische Motivation anregen. Meiner Erfahrung nach wirken Anreize, wie das Ganze als Team-Event mit einem anschließenden gemeinsamen Essen zu verbinden. Wir setzen auch auf eine Spaßkomponente durch das Ausgestalten der Übungen mit einem Challenge-Charakter. Bei einer Challenge im Krisentraining werden gezielt Fehlerquellen oder unerwartete Störfaktoren als Interventionen eingebaut, um die Reaktionsfähigkeit, die Entscheidungsprozesse und die Team-Kommunikation unter realitätsnahen Stressbedingungen zu prüfen und zu trainieren.
Sollte es eine regelmäßige Auffrischung geben?
Ja, alle zwei bis drei Jahre ist sinnvoll. Bei einer hohen Fluktuation im Praxis-Team oder bei einer EDV-Umstellung auch häufiger.
Wo können sich Praxen informieren und welche Fortbildungsangebote gibt es?
Die Zahnärztekammern und die KZVen bieten offene Seminare. Diese sind meistens eher am medizinischen Notfall orientiert und haben den Nachteil, dass die räumlichen praxisindividuellen Gegebenheiten nicht einbezogen sind. Wir dagegen schulen die Praxis-Teams immer in den Praxisräumen – also dort, wo dann auch der Ausnahmezustand eintreten kann.
Das Gespräch führte Laura Langer.
