Ruhe bewahren und den Notfallplan aktivieren

Eine gute Vorbereitung hilft, das Unvorhersehbare (in Maßen) kontrollierbar zu machen, Ängste abzubauen und im Ernstfall zügig und korrekt zu handeln. Eine Analyse zu möglichen Gefahren und Risiken ist dafür der erste Schritt. Daraus folgen möglichst konkrete Notfallpläne für die verschiedenen Szenarien – mit klaren Handlungsanweisungen und Zuständigkeiten sowie der Auflistung wichtiger Ansprechpartner, wie zum Beispiel IT-Experten, Betreuern bei Versicherungen oder Medizintechnikern. Zur Vorbereitung gehören selbstverständlich der Erste-Hilfe-Kurs sowie regelmäßige Brandschutz-Trainings. Spezielle Team-Kurse zum Krisenmanagement gibt es inzwischen auch für Praxen (siehe Interview).

Tritt eine Notlage ein, so gilt immer: möglichst Ruhe bewahren, sich selbst nicht in Gefahr bringen beziehungsweise sich zügig aus der Gefahrenzone entfernen und die offiziellen Informationen im Blick haben. Wenn Mobilfunkmasten in der Umgebung betroffen sind, wird dazu das Auto- oder ein batteriebetriebenes Radio eingeschaltet.

Bei einem Stromausfall sollten Sie umgehend alle Strom-intensiven oder empfindlichen Elektrogeräte ausschalten oder besser noch vom Stromnetz trennen, um Schäden durch Spannungsspitzen bei der Rückkehr des Stroms zu vermeiden. In der Zahnarztpraxis betrifft das die Behandlungseinheiten, Röntgen- und Aufbereitungsgeräte sowie die Computer beziehungsweise die IT-Infrastruktur.

Es kann auch sinnvoll sein, die Sicherungsautomaten auszuschalten, um die Geräte zu schützen. Besonders bei längeren Ausfällen oder nach Unwettern ist diese Vorsichtsmaßnahme empfehlenswert. Ist der Strom zurück, schalten Sie die Geräte nacheinander wieder ein, um das Netz nicht zu überlasten.

Ohne Elektrizität sind zahnärztliche Behandlungen nahezu unmöglich. Der Bohrer steht still, die Wasserspülung, die Sterilisation und auch die Kühlung sind unterbrochen. Jetzt gilt es – je nach Erreichbarkeit und Möglichkeit – Termine zu verlegen und vor allem Schmerz- und Notfallpatienten in die nächste Einrichtung weiterzuleiten. Eine Möglichkeit sind Kliniken, denn deren Notversorgung wird durch Netzersatzanlagen beziehungsweise die Allgemeine Ersatzstromversorgung sichergestellt. Über die KZV oder die jeweilige Landeszahnärztekammer findet man den tagesaktuellen Notdienst.

Fällt der Strom aus, versiegt auch bald das Wasser. Fallen die elektrisch betriebenen Pumpen in den Wasserwerken aus, fehlt der Druck, dann tropft es nur noch aus den Hähnen. Nach der Wiederaufnahme ist es daher wegen der Hygiene wichtig, die Leitungen insbesondere in den Einheiten, gründlich zu spülen und zu reinigen. Auch in den Waschräumen muss einmal kräftig nachgespült werden.

Zudem reduziert die mangelnde Kühlung die Haltbarkeit oder Verwendbarkeit von Arzneimitteln und Hygieneprodukten. Hier müssen Sie prüfen, was verfällt oder kurzzeitig umgelagert werden muss.

Mit regelmäßigen Back-ups schützen Sie sich vor dem Verlust Ihrer digitalen Patientendaten durch einen Stromausfall (Kurzschluss oder Netzausfall). IT-Experten raten dazu, kontinuierlich eine umfassende Datensicherung zu erstellen. Wer nicht Cloud-basiert sichert, sollte stets die Daten von den Praxis-Servern sichern. Die gespiegelten Daten sind dann im Krisenfall nicht gefährdet. Zudem sollten verbindliche Absprachen mit einem qualifizierten IT-Dienstleister bestehen, der im Notfall sofort Unterstützung leisten kann. Darüber hinaus ist es ratsam, alternative Arbeitsmethoden, wie die manuelle Dokumentation von Patientendaten, für den Fall eines Systemausfalls routinemäßig zu üben.

Allgemein ist ein bedarfsgerechter Vorrat an Trinkwasser, Snacks, Hygieneartikeln, Batterien, Taschenlampen, Powerbanks und den wichtigsten Medikamenten (ohne Kühlerfordernis) sinnvoll. Eine vollständige Liste für Verbraucher stellt das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe bereit. Notstrombatterien oder -generatoren sind hingegen teuer und nur unter lokalen Voraussetzungen sinnhaft.

Eine der derzeit größten Gefahren von außen geht laut Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) von Cyber-Angriffen aus. Dabei gehen die Hacker mit immer besser getarnten Files vor, um die Praxis-IT zu infizieren. Neben dem Totalausfall der Technik droht das Abfließen sensibler Daten, die oft an eine Erpressung mit hoher Lösegeldforderung geknüpft sind. Dieses Geld sollte nicht gezahlt werden, raten Polizei und Sicherheitsexperten.

Auch wenn es schwerfällt, sollten Sie versuchen, einen kühlen Kopf zu bewahren und den Notfallplan für dieses Szenario zu aktivieren. Schnelles und strukturiertes Handeln ist entscheidend, um den Schaden zu begrenzen. Das heißt: Die Computer nicht herunterfahren, aber betroffene Geräte sofort vom Netzwerk trennen – etwa das LAN-Kabel ziehen, WLAN deaktivieren und Bluetooth ausschalten, um eine Ausbreitung der Schadsoftware zu verhindern.

Kontaktieren Sie umgehend einen IT-Experten, der sich um die Analyse kümmert und versucht, die Sicherheitslücke zu schließen. Ist die Praxis gegen Cyber-Attacken versichert, ist bei der jeweiligen Versicherung ein Experte erreichbar. Sie sollten Zeitpunkte, Fehlermeldungen und Forderungen (wie bei Ransomware) protokollieren, rät der Versicherungsexperte Marco Kaufmann von der Deutschen Ärzteversicherung.

Ein IT-Profi setzt das System neu auf, spielt Back-ups wieder ein und ändert die Passwörter. Stellt sich heraus, dass Patientendaten von dem Angriff betroffen sind, müssen die Betroffenen informiert werden. Solange der Betrieb unterbrochen ist, wird analog auf Papier weitergearbeitet.

Tatsächlich muss jeder Vorfall mit Datenpanne innerhalb von 72 Stunden bei der Landesdatenschutzbehörde gemeldet werden. Das verlangt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Außerdem muss bei der Polizei Anzeige erstattet werden, damit der Angriff strafrechtlich verfolgen werden kann. Das ist auch wichtig für die Versicherungen. Des Weiteren sollte die KZV informiert und abschließend das BSI kontaktiert werden.

Im Brandfall ist die oberste Regel: Löschen Sie nur, wenn Sie sich dabei nicht selbst in Gefahr bringen. Verlassen Sie umgehend den Raum und schließen Sie nach Möglichkeit Fenster und Türen, um dem Feuer Sauerstoff zu entziehen und die Verbreitung des Rauchs einzudämmen. Warnen Sie dann alle in der Praxis und im Haus befindlichen Personen und rufen Sie die Feuerwehr. Kleinere Brände können mit dem Feuerlöscher oder Löschsprays gelöscht werden. Aber Achtung: Das in den Löschern enthaltene Pulver kann als Feinstaub in die Praxisgeräte dringen und sie schädigen.

Machen Sie sich und Ihr Team mit den Fluchtwegen und Feuerlöschern vertraut und bringen Sie in Erfahrung, welche Stoffe nicht mit Wasser gelöscht werden dürfen. Rauchmelder sind Pflicht. Die Brandschutzschulung gehört zum Qualitätsmanagement jeder Praxis und muss alle zwei Jahre vom Brandschutzbeauftragten des Teams wiederholt werden.

Bei der Überflutung der Praxisräume etwa aufgrund eines Hochwassers oder Wasserrohrbruchs ist absolute Vorsicht geboten, da von den elektronischen Geräten eine Stromschlaggefahr ausgeht und durch sich lösende Trümmerteile Verletzungsgefahr besteht. Auch hier gilt: Oberste Priorität hat der Eigenschutz.

Hat man noch die Möglichkeit, elektrische Geräte vom Netz zu nehmen, wäre das ein erster wichtiger Schritt, um weitere Schäden durch Kurzschluss zu vermeiden. Hat man sich selbst in Sicherheit gebracht, sind die nächsten Schritte: Patienten informieren, Personal koordinieren und die Versicherung kontaktieren. Dokumentieren Sie die Schäden, wenn möglich anhand von Fotos, Videos, versehen mit Informationen und Daten.

Ein Krisenmanagement schont im Ernstfall die Nerven und bringt das Team strukturierter durch Ausnahmephasen. Die Vorbereitung ist Teil des Qualitätsmanagements und zahlt auf die Praxis-Resilienz ein. Wenn man die Szenarien vorher im Detail durchspielt und übt, kennt in der Notlage jeder seinen Platz und seine Aufgaben.