Haben Sie Ihr Praxis-Notfallkonzept?
Der Ausfall der Praxisinhaberin oder des Praxisinhabers ist keine theoretische Gefahr, sondern eine reale unternehmerische Bedrohung – und gleichzeitig eines der am meisten unterschätzten Risiken in Arzt- und Zahnarztpraxen. Denn anders als in vielen klassischen Unternehmen hängt der wirtschaftliche Erfolg häufig unmittelbar von einer Person ab: der Inhaberin oder dem Inhaber selbst, wie Dr. Thomas Rothammer, Rechtsanwalt und Steuerberater, betont. „Fällt diese Person plötzlich aus – sei es durch Krankheit, Unfall oder Tod – stellt sich nicht nur eine medizinische oder persönliche Krise ein, sondern vor allem eine organisatorische und wirtschaftliche. Die entscheidende Frage lautet dann nicht mehr, ob die Praxis gut geführt war, sondern ob sie auch ohne ihren Inhaber funktionieren kann.“
Die Handlungsfähigkeit sei dabei kein Zufall, sondern hängt entscheidend von der Vorbereitung ab. Im Ernstfall zeige sich innerhalb weniger Stunden, ob eine Praxis strukturiert vorbereitet ist oder nicht. „Denn ein weit verbreiteter Irrtum hält sich hartnäckig: Viele gehen davon aus, dass Ehepartner oder Kinder automatisch Entscheidungen treffen dürfen. Tatsächlich besteht jedoch kein gesetzliches Vertretungsrecht“, stellt Rothammer klar. Ohne entsprechende Vollmachten ist die Praxis im Zweifel schlicht handlungsunfähig. Gehälter können nicht angewiesen werden, Bankkonten bleiben gesperrt, Verträge können nicht angepasst werden. „In dieser Phase entsteht häufig bereits ein erheblicher wirtschaftlicher Schaden – ganz unabhängig vom eigentlichen Ereignis“, so der Rechtsanwalt.
Die Lösung ist da, wird in der Praxis jedoch oft vernachlässigt: die umfassende Unternehmervollmacht. Sie ermöglicht es einer Vertrauensperson, im Ernstfall sofort zu handeln – von der Zahlung der Gehälter über die Organisation des Praxisbetriebs bis hin zur Kommunikation mit KZV, Banken und Versicherungen. Entscheidend sind dabei sowohl der Inhalt als auch die praktische Umsetzbarkeit. Die Vollmacht muss bekannt sein, verfügbar und rechtssicher ausgestaltet – idealerweise notariell beglaubigt und ausdrücklich über den Tod hinaus gültig –, erklärt der Rechtsexperte weiter.
Notfallordner: Das gehört unbedingt rein
Neben der Vollmacht ist ein strukturierter Notfallordner das Herzstück jeder Notfallvorsorge. Er bündelt alle relevanten Informationen und sorgt dafür, dass im Ernstfall keine Zeit verloren geht.
Dazu gehören insbesondere:
Vollmachten und Verfügungen
Verträge und Zugangsdaten
Ansprechpartner (Steuerberater, Rechtsanwalt, KZV, Kammer)
Bankverbindungen und Versicherungen
Rothammer erinnert auch noch einmal: „Wichtig ist weniger die Vollständigkeit als vielmehr die Auffindbarkeit und Aktualität. Ein perfekt gepflegter Ordner, den niemand kennt, hilft im Ernstfall nicht“.
Digitaler Nachlass: Das Nervensystem der Praxis
Während früher Schlüssel und Papierakten im Mittelpunkt standen, liegt der eigentliche Wert moderner Praxen heute in ihren digitalen Strukturen. Patientenakten, Praxissoftware, Abrechnungssysteme, Telematikinfrastruktur und Online-Kommunikation bilden das „Nervensystem“ des Betriebs, so der Rechtsexperte. Gerade hier würden im Ernstfall die größten Probleme entstehen. Denn neben technischen Fragen sind auch rechtliche Aspekte zu beachten. „Die ärztliche Schweigepflicht gilt über den Tod hinaus, und Behandlungsunterlagen unterliegen langen Aufbewahrungspflichten“, erinnert Rothammer. Ohne klare Regelung kann es dazu kommen, dass niemand rechtssicher auf diese Daten zugreifen darf – mit der Folge, dass der Praxisbetrieb faktisch zum Erliegen kommt.
Die Lösung liegt in einem strukturierten digitalen Nachlasskonzept. Dieses legt fest, wer Zugriff erhält, wie mit sensiblen Daten umgegangen werden muss und wer die technische Betreuung übernimmt. In der Praxis empfiehlt es sich hier häufig, einen IT-affinen Nachfolger oder Dienstleister einzubinden, erklärt er.
Mitarbeiter: Stabilität oder Unsicherheit – je nach Struktur
Besonders deutlich zeigen sich die Unterschiede im Ernstfall beim Blick auf die Mitarbeiter. „In der Einzelpraxis ist der Praxisinhaber alleiniger Arbeitgeber. Fällt er aus, fehlt ohne entsprechende Vollmacht die zentrale Steuerungsinstanz. Entscheidungen bleiben liegen, Gehaltszahlungen verzögern sich, und die Unsicherheit im Team steigt rapide. Im Todesfall gehen die Arbeitsverhältnisse zwar auf die Erben über – diese sind jedoch regelmäßig nicht in der Lage, die Praxis weiterzuführen. Ohne Vorbereitung drohen daher kurzfristige Betriebseinstellungen und Kündigungen“, sagt der Rechtsanwalt.
In der Gemeinschaftspraxis (BAG) hingegen sei die Situation strukturell stabiler. „Die verbleibenden Gesellschafter können den Praxisbetrieb grundsätzlich fortführen, die Mitarbeiter bleiben beschäftigt und der Alltag läuft weiter. Allerdings hängt dies maßgeblich von den Regelungen im Gesellschaftsvertrag ab. Fehlen klare Vorgaben zur Vertretung, Nachfolge oder Abwicklung, können auch hier Konflikte und Unsicherheiten entstehen“, so Rothammer. Für die Mitarbeiter sei die juristische Konstruktion letztlich zweitrangig. Entscheidend sei, ob im Ernstfall schnell, klar und verlässlich gehandelt würde.
Steuern und Liquidität: Die unterschätzte zweite Ebene
Neben den organisatorischen Fragen rückt im Ernstfall eine zweite Ebene in den Fokus, die in der Praxis häufig unterschätzt wird. Steuern und Liquidität. Selbst wenn der Praxisbetrieb organisatorisch gesichert ist, kann eine fehlende finanzielle Steuerung innerhalb weniger Wochen zu erheblichen Problemen führen, wie der Anwalt hinzufügt.
Schon bei einer vorübergehenden Handlungsunfähigkeit des Praxisinhabers muss sichergestellt sein, dass die Praxis zahlungsfähig bleibt. Denn laufende Kosten wie Gehälter, Miete, Leasingraten oder Laborrechnungen laufen unverändert weiter. Einnahmen hingegen können ausfallen, wenn Behandlungen ausfallen oder Abrechnungen sich verzögern. Gleichzeitig bleiben die steuerlichen Verpflichtungen bestehen. Umsatzsteuervoranmeldungen, Lohnsteueranmeldungen und Vorauszahlungen müssen fristgerecht abgegeben und bezahlt werden. „Versäumnisse führen schnell zu Säumniszuschlägen und im schlimmsten Fall zu Vollstreckungsmaßnahmen“, warnt er.
Gerade hier zeige sich die zentrale Rolle des Steuerberaters als Teil des Notfallkonzepts. Er ist häufig derjenige, der im Ernstfall als Erstes handlungsfähig ist – vorausgesetzt, er verfügt über die notwendigen Informationen und Vollmachten. „Ohne Zugriff auf Konten, Unterlagen und Ansprechpartner kann jedoch auch der Steuerberater nur eingeschränkt agieren“ betont der Experte.
Im Todesfall verschärft sich die Situation zusätzlich. Die Einzelpraxis wird Teil des Nachlasses und geht auf die Erben über. Damit stellen sich nicht nur organisatorische, sondern auch steuerliche Fragen. So wird etwa die Bewertung der Praxis im Hinblick auf eine mögliche Erbschaftsteuer relevant. Gleichzeitig stellt sich die Frage, ob und wie die Praxis fortgeführt, verkauft oder abgewickelt werden soll. Wenn auch minderjährige Kinder zu den Erben gehören, ergeben sich regelmäßig Probleme und Hindernisse beim Verkauf der Praxis.
Wird die Praxis kurzfristig veräußert, kann dies zu einem steuerpflichtigen Veräußerungsgewinn führen. Erfolgt hingegen eine kurzfristige Fortführung durch die Erben oder einen Nachfolger, sind ertragsteuerliche und umsatzsteuerliche Aspekte laufend zu beachten. „Hierbei stellt sich dann auch die Frage, ob der Veräußerungsgewinn noch der sogenannten Tarifbegünstigung, also dem ermäßigten Steuersatz unterworfen werden kann, oder ob dieser voll versteuert werden muss“, sagt Rothammer.
In der Praxis zeige sich immer wieder, dass nicht fehlendes Vermögen das Problem ist, sondern fehlende Liquidität im entscheidenden Moment. Eine wirtschaftlich gesunde Praxis könne in eine Schieflage geraten, wenn kurzfristig keine Mittel verfügbar sind, um laufende Verpflichtungen zu bedienen. Vor diesem Hintergrund empfiehlt der Experte, die Notfallvorsorge um eine finanzielle Perspektive zu erweitern. Dazu gehören insbesondere:
ausreichende Liquiditätsreserven oder kurzfristige Kreditlinien
klare Zugriffsrechte auf Bankkonten
aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
abgestimmte Prozesse mit Steuerberater und Bank
„Am Ende ist Notfallvorsorge keine Frage des Ob, sondern des Wann – und die Qualität der Vorbereitung entscheidet darüber, ob eine Praxis in der Krise bestehen kann oder scheitert“, konstatiert der Rechtsanwalt und Steuerberater.
Welche Versicherung fängt den Betreiber auf?
Als bei Dr. K. im Dezember 2023 eine schwere Krebserkrankung diagnostiziert wurde, begab er sich unmittelbar in Therapie. Seine Praxis musste er aufgrund der Diagnose verkaufen. Das hat zum Glück relativ schnell und gut funktioniert, wobei der Kaufpreis aufgrund der Situation nicht besonders hoch angesetzt wurde. Der Verkauf konnte bereits mit Datum des 1. Aprils 2024 realisiert werden und Dr. K. hatte eine Sorge weniger. Ein Stillstand der Praxis hingegen kann schnell zu erheblichem Wertverlust führen.
Seit Dezember 2023 bezieht Dr. K. nach Ablauf der Karenzzeit sein Krankentagegeld, war damit finanziell abgesichert und konnte sich auf die Genesung konzentrieren. Er überstand die Therapie erfolgreich und gilt als genesen, ist nun aber zu 100 Prozent schwerbehindert. In dieser Zeit begleiteten ihn die Berater seiner Versicherungen eng. Gemeinsam stimmte man sich ab, wann er den Antrag auf Berufsunfähigkeitsrente stellen sollte.
„Ich habe ihm geraten, die Antragsstellung so weit wie möglich hinauszuzögern, da das Krankentagegeld wesentlich höher war. Die Versicherung hat auch bis September 2025 gezahlt, also 21 Monate. Dann haben wir den Antrag auf die Berufsunfähigkeitsrente gestellt, und auch diese wurde nach der Prüfung gewährt, so dass Herr Dr. K. nun bis zum 67. Lebensjahr eine BU-Rente bekommt. Der Versicherer hat rückwirkend ab Eintritt der Berufsunfähigkeit geleistet und die bis dahin gezahlten Beiträge ebenfalls zurückbezahlt“, erklärt Ralf Seidenstücker, unabhängiger Versicherungsberater aus Bonn und seit 20 Jahren Geschäftsführer der Versicherungsstelle für Zahnärzte GmbH.
Der Fall zeige eindrucksvoll, dass Dr. K. zumindest finanziell nicht in ein Loch gefallen ist. Es hätte bei einer falschen Absicherung auch völlig anders ausgehen können. Denn in den Musterbedingungen der Krankentagegeldversicherer steht, dass Krankentagegeld zurückzuzahlen ist, wenn im Nachgang eine Berufsunfähigkeit festgestellt wird, erklärt der Versicherungsexperte. „Es gibt nur ganz wenige Ausnahmen im Markt, die davon abweichen. Insofern ist es von größter Wichtigkeit, die unterschiedlichen Versicherungslösungen aufeinander abzustimmen, damit dieser Fall nicht eintritt“.
So hatte das Landgericht Nürnberg-Fürth beispielsweise bereits 2011 entschieden, dass Krankentagegeld zurückgezahlt werden muss, wenn eine Berufsunfähigkeitsrente rückwirkend bewilligt wurde. Da bei vielen Versicherten das monatliche Krankentagegeld deutlich höher ist als die Berufsunfähigkeitsrente, kann es zu hohen Rückforderungen kommen. In diesem Fall waren es gut 50.000 Euro, die zurückgezahlt werden mussten.
Das Krankentagegeld als tragende Säule bei Ausfall
„In der Praxis versichern wir Krankentagegelder von teilweise mehr als 1.000 Euro pro Tag, da bei guten Versicherern nicht nur das Nettoeinkommen, sondern auch Praxiskosten darüber versichert werden können. Wir reden also über 30.000 Euro pro Monat!„, erläutert Seidenstücker. Damit sei die Absicherung des Krankentagegeldes in der Regel sehr viel höher als eine BU-Rente. “Die meisten Absicherungen liegen bei rund 5.000 Euro pro Monat. Bei längerer Krankheit ist das Rückforderungspotenzial immens hoch und kann schnell sechsstellige Beträge erreichen. Für mich ist das Krankentagegeld die beste Form der Absicherung, da die Leistung auch relativ einfach gewährt wird. In der Regel reicht die Krankschreibung aus“, fasst der Experte zusammen.
Die Praxisausfallversicherung leistet genauso wie ein Krankentagegeld, ist aber in der Beantragung der Leistung viel komplizierter. „Das Krankentagegeld ist daher der ,Königsweg‘. Auch beim Krankentagegeld kann man nach überstandener Krankheit wieder in der eigenen Praxis arbeiten. Das geht sogar bei der Berufsunfähigkeitsversicherung, wenn eine Genesung erfolgt ist“, erklärt der Experte.
Um sich im Dschungel des Versicherungsmarkts mit verschiedenen Tarifen und viel Kleingedrucktem zurechtzufinden, ist eine unabhängige Beratung grundsätzlich sinnvoll. Bevor sich die Wahl einer falschen Versicherung im Schadensfall bitter offenbart – mit teuren Folgen für den Versicherten. „Dabei geht es darum, Risiken zu erkennen, ihre Wahrscheinlichkeit abzuschätzen und im Anschluss einen passgenauen Versicherungsschutz auszuwählen. Und das, ohne überflüssige Klauseln, und der sich idealerweise an veränderte Lebensumstände anpassen lässt“, so Seidenstücker.
Das Fazit für den persönlichen Krisenfall lautet: Je besser die Vorbereitung, desto größer bleibt die Handlungsfähigkeit.
