Der Urlaubs-Check für Ihre Praxis
1. Patienten informieren
Ein gut platzierter Aushang in der Praxis – zum Beispiel am Empfangstresen, informiert Patienten am besten mehrere Wochen im Vorlauf über den Urlaub der Praxis und eine mögliche Vertretung. Generell gilt: Dauert die Vertretung länger als eine Woche, müssen Sie das der zuständigen Kammer oder Bezirksstelle mitteilen.
Auch auf der Praxis-Website sollte der Urlaubszeitraum gut erkennbar auftauchen. Denken Sie an einen Hinweis auch auf den Social-Media-Kanälen, in Google-Einträgen und im Terminbuchungssystem! Natürlich sollte auch auf dem Anrufbeantworter die Urlaubspause und das Datum der Rückkehr angekündigt sein.
2. Vertretung organisieren
In der Urlaubszeit kann eine Kollegin oder ein Kollege in der Praxis vertreten. Vertragszahnärzte müssen sogar eine Vertretung organisieren. Auf der Website Ihrer zuständigen Landeszahnärztekammer gibt es konkrete Hilfen dazu – zum Beispiel unter der Rubrik „Stellen- und Praxisbörse“.
3. Termine planen
Zeitig genug sollten Sie an die Terminplanung denken und beispielsweise Folgetermine vor oder nach der Urlaubszeit terminieren. Etwa 14 Tage vor der Pause sollten noch einige Termine freibleiben für Patienten, deren Einbestellung vorher noch nötig ist, und für Akutpatienten. Um einer Überlastung unmittelbar nach der Urlaubspause vorzubeugen, kann es sinnvoll sein, in der ersten Woche danach auch Lücken im Terminplaner freizuhalten.
4. Post, Blumen, Putzen
Etwa drei Wochen vor Urlaubsbeginn ist es ratsam, die Lagerbestände zu prüfen und Fehlendes rechtzeitig zu bestellen. Geklärt sein sollte auch, wie mit der anfallenden Pakten und Briefen umgegangen wird. Ist jemand da, der sie annimmt und sichtet, oder sollten sie bei der Post aufbewahrt werden?
Wie soll die Praxisreinigung während der Urlaubsschließung ablaufen: Pausieren und die Gelegenheit zum Großreinemachen nutzen?
Bleibt noch zu überlegen, ob das Wasser abgedreht wird, ebenso wie Maschinen, Rechner und die Klimaanlage. In der Küche sollte sich abschließend natürlich noch im Essensreste, Abfälle und die Kaffeemaschine gekümmert werden. Wer gießt die Pflanzen in der Abwesenheit? Sind alle Fenster geschlossen und die Alarmanlage eingestellt? Ein finaler Rundgang kann gedanklich helfen, nichts zu übersehen.
Der Virchow Bund bietet eine kostenlose Checkliste zum Abhaken und für Notizen.
