Tipps für ein erfolgreiches Onboarding

Bloß nicht zutexten!

"Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck!" Praxisberater René Ramcke sagt, worauf Chefinnen und Chefs beim Onboarding achten sollten und wie ein möglichst optimaler Kennenlernprozess abläuft.

Eine Neue kommt an Bord? Wichtig: Nicht vollquatschen, dafür zuhören, ehrlich interessiert sein und die ersten Tage gut planen und strukturieren. Dann gelingt der Auftakt! Adobe Stock_contrastwerkstatt

Was raten Sie Praxen beim Kennenlernen ihrer potenziellen neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, um eine gute Grundlage für die mögliche Zusammenarbeit zu schaffen?

René Ramcke: Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck. Deshalb ist es natürlich wichtig, von Anfang an einen strukturierten und professionellen Eindruck von sich und der Praxis zu vermitteln. Seien Sie sich bewusst, dass vermutlich neun von zehn qualifizierten Bewerbern in einem aktiven Arbeitsverhältnis stehen. Deshalb sollte der erste Kontakt einfühlsam und unverbindlich sein, um die Bewerber nicht zu verschrecken.

Rufen Sie nach dem Eingang einer Bewerbung im ersten Schritt an und führen ein erstes, eher lockeres Gespräch. Lassen Sie dabei den Bewerbern möglichst viel Redeanteil und stellen Sie zwanglose Fragen, um einerseits ein erstes Bild zu erhalten und andererseits den Bewerbern das Gefühl zu geben, dass Sie an ihnen interessiert sind.

Erstellen Sie sich gern einen kleinen Leitfaden fürs Gespräch, um einen strukturierten Eindruck zu hinterlassen. Je nach Gespräch und Bewerber kann es ratsam sein, als zweiten Schritt zunächst ein lockeres Treffen in der Praxis zu vereinbaren und nicht direkt ein Probearbeiten, damit sich der Bewerber einen ersten Eindruck von der Praxis und dem Team verschaffen kann.

Seien Sie von Anfang ehrlich, was Sie von den jeweiligen Bewerbern erwarten und was die Bewerber bei Ihnen als Arbeitgeber erwarten können.

Worauf achten Bewerber sofort?

Bevor ein erster Kontakt mit der Praxis zustande kommt, analysieren die Bewerber sämtliche Informationen, die Sie über die jeweilige Praxis finden können. Das bedeutet, dass sich die Bewerber den gesamten Online-Auftritt anschauen werden. Die Praxis-Website und Social Media-Accounts sind also das Fenster zu Ihrer Praxis und vermitteln erste Eindrücke. Die Bewerber stellen sich Fragen, wie:

●    Wie sieht es in der Praxis aus? Ist sie modern und gut ausgestattet?
●    Wie sehen meine Teamkollegen und meine Vorgesetzten aus? Machen sie einen sympathischen Eindruck?
●    Welche Behandlungen bietet die Praxis an und welche Arbeitsmittel stehen zur Verfügung?

Professionelle Bilder sowie ein modernes Webdesign sind Pflicht, um die Bewerber nicht zu verschrecken. Auch Social Media-Accounts bei Facebook oder Instagram vermitteln erste Eindrücke aus der Praxis, können Bedenken verringern und zur Bewerbung motivieren.

Was ist beim Onboarding-Prozess als Grundstein der Zusammenarbeit wichtig?

Jedes fünfte Arbeitsverhältnis scheitert bereits in der Probezeit. Die ersten Wochen in der neuen Praxis spielen deshalb eine fundamentale Rolle, damit die neuen Mitarbeiter im neuen Job reibungslos ankommen können.
Kommt der Mitarbeiter in der neuen Praxis nicht an, können Sie keine nachhaltige Mitarbeiterbindung schaffen und werden eine hohe Fluktuation in Ihrer Praxis verzeichnen.

Das Mitarbeiter-Onboarding lässt sich im Kern in fünf Phasen aufteilen, die einer näheren Betrachtung bedürfen:

1.    Vor dem ersten Praxistag
2.    Am ersten Praxistag
3.    In der ersten Praxiswoche
4.    Nach der ersten Praxiswoche
5.    Nach ein bis zwei Monaten

In der ersten Phase vor dem ersten Praxistag ist es enorm wichtig, den neuen Mitarbeitern a priori möglichst viele Informationen bezüglich Ihrer Praxis und dem ersten Praxistag zukommen zu lassen. Außerdem sollten Sie den Einstand der neuen Mitarbeiter gut planen und strukturieren. Besorgen Sie die Arbeitskleidung (bitte keine getragene Kleidung) und richten Sie gegebenenfalls den neuen Arbeitsplatz vorher ein.

Wenn möglich, teilen Sie den neuen Mitarbeitern jeweils einen „Praxispaten“ zu, an den sie sich in allen Belangen wenden können und der sie in die Praxis einführt. Ein fachlich und zeitlich strukturierter Einarbeitungsplan gibt den neuen Mitarbeitern Sicherheit und Orientierung. Er nimmt neuen Mitarbeitern die Anspannung und hilft enorm, die neuen Eindrücke am ersten Tag besser zu verarbeiten. Halten vor dem ersten Praxistag lockeren Kontakt zu neuen Mitarbeitern, das baut eine erste Bindung zur Praxis auf.

Am ersten Tag in der Praxis sollten Sie den neuen Mitarbeitern alle wichtigen Informationen zu Ihrer Praxis, dem Praxisalltag und dem eigenen Team mitgeben. Überfordern Sie die neuen Mitarbeiter nicht mit zu vielen Informationen und fordern Sie kein eigenständiges Arbeiten ohne Einarbeitung! Ziel sollte sein, dass die neuen Mitarbeiter das Gefühl haben, in der richtigen Praxis “gelandet” zu sein. Trommeln Sie das Praxisteam zusammen, um die neuen Mitarbeiter zu begrüßen und ein erstes Kennenlernen zu ermöglichen.

Übergeben Sie dann den Einarbeitungsplan in haptischer Form oder auch verbal, um den neuen Mitarbeitern Orientierung und Struktur zu geben. Kleine Aufmerksamkeiten wie ein Blumenstrauß oder eine Trinkflasche mit Praxislogo für die neuen Mitarbeiter runden den ersten Eindruck ab. Mittags kann ein gemeinsamer Lunch den positiven Eindruck verstärken.

Nach den ersten Tagen ist das Onboarding noch nicht abgeschlossen. In der ersten Woche finden sich die neuen Mitarbeiter zurecht und lernen sowohl die Praxis als auch neue Kollegen kennen. Geben Sie den Mitarbeitern in dieser Phase weitere relevante Informationen mit und verteilen Sie erste weniger wichtige Aufgaben. Hierbei ist es auch von herausragender Bedeutung, direkt ein transparentes Erwartungsmanagement zu etablieren.

Kommunizieren Sie den neuen Mitarbeitern, wie die nächsten Wochen Ihrer Erwartung nach ablaufen und was Sie sich von ihnen wünschen. Anschließend fragen Sie ebenfalls die Erwartungen der neuen Mitarbeiter ab. Auf diese Weise weiß jeder, woran er ist.

Ist die erste Praxiswoche überstanden, sind die neuen Mitarbeiter nun in Ihrer Praxis angekommen. Nach der ersten Woche sollten Sie offene Fragen klären und ein erstes Feedback einholen und auch geben. Holen Sie sich darüber hinaus Feedback aus Ihrem Team und von den Praxispaten, sofern vorhanden.

Sind die ersten Eindrücke verarbeitet und positiv wahrgenommen, sollten erste Ziele für die nächste Zeit gesetzt werden, um den neuen Mitarbeitern weitere Orientierung und ein Integrationsgefühl zu geben. Die nächsten Monate sind jetzt ganz entscheidend für beide Seiten, denn es stellt sich die Frage: Bestätigt sich der gute Eindruck aus der Bewerbungsphase?

René Ramcke ist einer der Gründer von Rankingdocs, Online Marketing-Agentur für digitale Personalgewinnung im Gesundheitswesen.

Die Fragen stellte Laura Langer.

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