Das kann jetzt weg!

Patientenunterlagen

Für Patientenunterlagen sowie für weitere Aufzeichnungen, die Patientendaten, Behandlungstage und Befunde beinhalten, schreibt die Musterberufsordnung der Zahnärzte (MBO-Z) eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vor.

Sowohl der Bundesmantelvertrag (BMV-Z) wie auch der Ersatzkassenvertrag (EKVZ) der Zahnärzte gehen hier zwar nur von einer Frist von 4 Jahren aus; eine Aufbewahrung nach der MBO-Z erscheint jedoch in jedem Fall empfehlenswert.

Aufbewahrung von Modellen

Anders sieht es mit der Aufbewahrung von Modellen aus. Situations- und Planungsmodelle für Parodontologie, Zahnersatz, Kieferbruchbehandlungen oder Kieferorthopädie sollten zwischen 2 Jahren (§ 12 Abs. 1 Satz 2 MBO) und 4 Jahren aufbewahrt werden (§ 5 Abs. 2 Satz 1 BMV-Z § 7 Abs. 3 Satz 2 EKVZ) - wobei hier bei GKV-Patienten 4 Jahre zwingend sind.

Kieferorthopädie

In der Kieferorthopädie unterliegen Anfangs- und Endmodelle keinen gesetzlichen Fristen - Experten empfehlen eine Aufbewahrung über einen Zeitraum von 4 Jahren. Sofern eine medizinische Indikation es erfordert, auch länger.

Steuerunterlagen

Hier gibt es eine Faustformel: Alles, was mit dem Jahresabschluss und der Buchhaltung zu tun hat, muss 10 Jahre aufbewahrt werden, ansonsten 6 Jahre. Um sicher zu gehen, empfehlen Steuerexperten, die Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren.

Alle Buchführungsunterlagen, bei denen das Archivdatum abgelaufen ist, können also entsorgt werden. Dazu zählen:

• Abschlussbelege,

• Kontoauszüge,

• Buchführungsunterlagen,

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen,

• Fahrtenbücher,

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen

• Quittungen,

• Reisekostenabrechnungen,

• Steuerbescheide,

Achtung: Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist läuft erst mit dem Schluss des Kalenderjahres an, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden.

Konsequenzen

Die Verletzung der Aufbewahrungspflicht - etwa dadurch, dass Sie Unterlagen vor Fristablauf vernichten - kann dazu führen, dass das Finanzamt die Buchführung insgesamt als nicht ordnungsmäßig anerkennt.

Quellen: anwalt.de, Arzt & Wirtschaft.de