Steuerunterlagen

Das kann jetzt weg!

Sowohl Patienten- als auch Steuerunterlagen unterliegen Aufbewahrungsfristen. Was Sie jetzt entsorgen können - und was unbedingt behalten sollten.

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Patientenunterlagen

Für Patientenunterlagen sowie für weitere Aufzeichnungen, die Patientendaten, Behandlungstage und Befunde beinhalten, schreibt die Musterberufsordnung der Zahnärzte (MBO-Z) eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vor.

Sowohl der Bundesmantelvertrag (BMV-Z) wie auch der Ersatzkassenvertrag (EKVZ) der Zahnärzte gehen hier zwar nur von einer Frist von 4 Jahren aus; eine Aufbewahrung nach der MBO-Z erscheint jedoch in jedem Fall empfehlenswert.

Aufbewahrung von Modellen

Anders sieht es mit der Aufbewahrung von Modellen aus. Situations- und Planungsmodelle für Parodontologie, Zahnersatz, Kieferbruchbehandlungen oder Kieferorthopädie sollten zwischen 2 Jahren (§ 12 Abs. 1 Satz 2 MBO) und 4 Jahren aufbewahrt werden (§ 5 Abs. 2 Satz 1 BMV-Z § 7 Abs. 3 Satz 2 EKVZ) - wobei hier bei GKV-Patienten 4 Jahre zwingend sind.

Kieferorthopädie

In der Kieferorthopädie unterliegen Anfangs- und Endmodelle keinen gesetzlichen Fristen - Experten empfehlen eine Aufbewahrung über einen Zeitraum von 4 Jahren. Sofern eine medizinische Indikation es erfordert, auch länger.

Steuerunterlagen

Hier gibt es eine Faustformel: Alles, was mit dem Jahresabschluss und der Buchhaltung zu tun hat, muss 10 Jahre aufbewahrt werden, ansonsten 6 Jahre. Um sicher zu gehen, empfehlen Steuerexperten, die Unterlagen 10 Jahre aufzubewahren.

Alle Buchführungsunterlagen, bei denen das Archivdatum abgelaufen ist, können also entsorgt werden. Dazu zählen:

  • Abschlussbelege,
  • Kontoauszüge,
  • Buchführungsunterlagen,
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen,
  • Fahrtenbücher,
  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen
  • Quittungen,
  • Reisekostenabrechnungen,
  • Steuerbescheide,

Achtung: Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist läuft erst mit dem Schluss des Kalenderjahres an, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden.

Beispiel

Ihr Steuerberater hat den Jahresabschluss für das Jahr 2007 im Herbst 2008 erstellt und beim Finanzamt eingereicht. Damit beginnt die Aufbewahrungsfrist für die zugehörigen Unterlagen erst am 31. Dezember 2008. Weil die Belege zehn Jahre archiviert werden müssen, dürfen Sie sie nicht vor dem 1. Januar 2019 wegwerfen.

Vorsicht ist außerdem geboten, wenn zu den betreffenden Jahren gerade eine Betriebsprüfung läuft oder ein Klageverfahren anhängig ist. Dann müssen die Unterlagen über den Zehn-Jahres-Zeitraum hinaus aufbewahrt werden.

Sie dürfen ab dem 1. Januar 2018 also alle Unterlagen vernichten, wenn keine Betriebsprüfung für die betreffenden Jahre stattfindet und wenn bei der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht der letzte Eintrag in den Büchern oder die Erstellung des Jahresabschlusses im Jahr 2007 gemacht wurde.

Konsequenzen

Die Verletzung der Aufbewahrungspflicht - etwa dadurch, dass Sie Unterlagen vor Fristablauf vernichten - kann dazu führen, dass das Finanzamt die Buchführung insgesamt als nicht ordnungsmäßig anerkennt.

Quellen: anwalt.de, Arzt & Wirtschaft.de

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