Forderungsmanagement

So beugen Sie Honorarausfällen vor

Sie beklagen eine mangelnde Liquidität, haben aber Außenstände an Leistungen, die Patienten privat zu tragen haben? Dann sollten Sie Ihr Rechnungscontrolling auf Trab bringen: Rechnungslegung prüfen, Zahlungseingänge kontrollieren, Patienten konsequent mahnen – und gegebenenfalls Ihre Honorare auch einklagen.

Am Anfang jedes Forderungsmanagements steht ein solides Rechnungscontrolling. © mauritius

Auch wenn eine zweite Mahnung per Gesetz nicht nötig ist, raten Experten dazu. © stockpics-fotolia
Bei säumigen Patienten bleibt als letztes Mittel nur der gerichtliche Mahnbescheid. © colours-pic-fotolia

Außenstände können für manche Praxen im Hinblick auf die Liquidität wirtschaftlich relevant sein: Gerade für Kollegen, die viele Privatpatienten beziehungsweise viele Patienten mit privat zu tragenden Leistungen haben, können mehrere überfällige Honorarforderungen schnell eine Summe ausmachen, die die Praxisliquidität erheblich schmälert. Ob Eigenbeteiligungen der Patienten bei den Festzuschüssen im Bereich Zahnersatz (ZE), bei Patientenwünschen nach einer andersartigen Versorgung statt der Regelversorgung, über die eine Mehrkostenvereinbarung abgeschlossen wurde, oder sonst eine (private) Leistung, die über die GOZ abgerechnet wird: Zahnärzte sollten sich in jedem Fall darum kümmern, dass die Liquidationso früh wie möglich geschieht und der Zahlungsvorgang auch abgeschlossen wird. Am Anfang steht bei privat zu tragenden Leistungen daher die Rechnung.

Die richtige Rechnung

Eigentlich ist es ganz einfach: Laut GOZ wird die Vergütung fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine ordnungsgemäße Rechnung erteilt worden ist. Ab diesem Zeitpunkt kann die Begleichung der Rechnung vom Patienten verlangt werden. § 10 GOZ legt des Weiteren fest, wie die Rechnung auszusehen hat: So müssen neben dem Behandlungsdatum unter anderem die Gebührennummern nach GOZ (mit der Bezeichnung der einzeln berechneten Leistung einschließlich einer verständlichen Bezeichnung des behandelten Zahnes), der Betrag und der Steigerungssatz vermerkt sein. Ist in der Leistungsbeschreibung eine Mindestdauer vorgeschrieben, muss diese genannt sein. Die Leistungsbeschreibung kann entfallen, wenn der Rechnung eine Zusammenstellung beigefügt ist, der die Bezeichnung für die abgerechnete Leistungsnummer entnommen werden kann. Wurden zahntechnische Leistungen in Auftrag gegeben, ist laut GOZ-Vorschrift der Gesamtbetrag für diese Leistungen anzugeben.

Überschreitet die berechnete Gebühr das 2,3-Fache des Gebührensatzes, ist dies auf die einzelne Leistung bezogen für den Zahlungspflichtigen verständlich und nachvollziehbar schriftlich zu begründen. Analog abrechnungen müssen mit dem Hinweis „entsprechend“ gekennzeichnet werden und ebenfalls für den Patienten nachvollziehbar sein. Gerade die Verständlichkeit der Rechnung bestätigte das Verwaltungsgericht Düsseldorf am 13. Dezember vergangenen Jahres in einem Urteil (Az.: 26 K 4790/15): Begründet der Zahnarzt die Überschreitung etwa mit einem erhöhten Zeitaufwand, so hat er in der Rechnung anzugeben, wie hoch der regelmäßige Aufwand ist und wie hoch der tatsächliche (erhöhte) Zeitaufwand war, urteilten die Richter. Zugleich bedarf es einer stichwortartigen Benennung der den konkreten Zeitaufwand verursachenden individuellen Besonderheiten.

Abrechnungsexperten empfehlen, in der Rechnung ein konkretes Datum zu nennen, bis wann die Rechnung bezahlt sein muss (Beispielformulierung: „Wir bitten, das Geld bis zum ... zu überwiesen.“). Grund: Geht keine Zahlung des Patienten ein, ist aufgrund der Datumsnennung keine Mahnung mehr notwendig, um den Patienten in Zahlungsverzug zu setzen. Die Frist ist hier unabhängig von der Rechnungssumme.

Alternativ kann der Patient darauf hingewiesen werden, dass gemäß § 286 III BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung der Verzug eintritt. Achtung: Dies gilt laut Gesetz nur, „wenn auf diese Folge in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist“. Hintergrund ist, dass gegenüber einem Patienten, der sich in Zahlungsverzug befindet, prinzipiell auch der Rechtsweg beschritten werden kann, um an das Honorar zu kommen. Dieser hat jedoch Tücken, da der Zahnarzt nachweisen muss, dass der Patient die Rechnung – und gegebenenfalls die Mahnung – auch wirklich erhalten hat.

Tipp: Bei Patienten mit längerfristigen und kostenintensiveren Behandlungen empfehlen Abrechnungsexperten eine Ratenzahlung in Erwägung zu ziehen. Grund: Die dadurch in Rechnung gestellten kleineren Beträge steigern die Chance, dass diese möglicherweise rascher bezahlt werden (können) als ein großer Betrag. Allerdings sollte man auch hier die einzelnen Behandlungsschritte und ein exaktes Zahlungsziel benennen.

Wie oft sollte ich mahnen?

Oft begleichen Patienten (mehr oder weniger) zügig das fällige Honorar, dann ist der Vorgang ja abgeschlossen. Eine Rechnungsbegleichung innerhalb von vier Wochen gilt im Allgemeinen als angemessen. Über die Gründe, warum Patienten die Rechnung nicht bezahlen, kann man trefflich spekulieren. Bei einigen ist es vielleicht schlicht ein unbeabsichtigtes Versäumnis, sie waren durch irgendeinen Grund verhindert (Reise, Krankheit) oder haben die Rechnung verlegt. Daher empfehlen Experten, zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung zu versenden. Dies kann auch – im Gegensatz zur Rechnung, die postalisch verschickt werden muss, per E-Mail geschehen.

Das Wort „Mahnung“ muss im Übrigen dabei gar nicht zwingend auftauchen, auch bei einer Erinnerung handelt es sich um eine Mahnung. Auch ist sie an keine bestimmte Form gebunden, allerdings sollte sie aus Beweisgründen schriftlich erfolgen. Es ist zwar nicht nötig, aber in der Erinnerung kann erneut ein Datum genannt sein, bis wann die Rechnung beglichen werden soll. Damit bewiesen werden kann, dass die Mahnung auch zugestellt wurde, kann sie als Einschreiben mit Rückschein versendet werden. Andererseits ist man nicht verpflichtet, ein Einschreiben bei der Post auch abzuholen. Tipp: Man kann bei seiner Landeszahnärztekammer nachfragen, ob sie Muster-Formulare für Mahnschreiben vorhält.

Übliche Praxis ist es, dem Patienten in der Mahnung zwei Wochen Zeit zu lassen, um die Rechnung zu begleichen. Geht das Honorar dann immer noch nicht ein, sollte laut Experten spätestens eine Woche nach Fälligkeitstermin eine weitere Mahnung erfolgen. Wichtig: Die Mahnung ist so konkret wie möglich zu formulieren (Datum der ärztlichen Behandlung, Rechnungsnummer, Behandlung). Um es klar zu sagen: Das Gesetz sieht ein derartiges, dreistufiges Mahnverfahren nicht als Voraussetzung vor, um den Schuldner in Verzug zu setzen, hierfür reicht bereits eine Mahnung. Dennoch raten Experten aus Gründen der Effektivität dazu, denn so erhöhen sich in der Regel die Chancen, das Honorar zu erhalten.

Das letzte Mittel – der Rechtsweg

Es gibt folgende Möglichkeiten für Zahnärzte, um bei säumigen Patienten ihre Ansprüche geltend zu machen. Man beantragt einen gerichtlichen Mahnbescheid, den das zuständige Amtsgericht ausstellt und dem Patienten zusendet. Hat der Patient hiergegen keine Einwände erhoben, wird der sogenannte Vollstreckungsbescheid zugestellt. Erhebt der Patient auch hiergegen keinen Widerspruch, wird der Vollstreckungsbescheid rechtskräftig. Als Folge erhält der Zahnarzt einen Anspruch („Titel“), der 30 Jahre lang gültig bleibt.

Im Fall eines Einspruchs des Patienten gegenüber dem gerichtlichen Mahnbescheid kommt es zum juristischen Klageverfahren. Hier muss der Zahnarzt seine Honorarforderung darlegen und begründen. Prinzipiell kann auch ohne Mahnbescheid des Amtsgerichts gegen den Patienten geklagt werden. Weil derlei Verfahren jedoch Zeit, Nerven, Energie und gegebenenfalls auch Geld kosten, warnen Experten davor, es leichtfertig auf juristische Verfahren ankommen zu lassen. Hier sollte nach Expertenmeinung immer die Höhe des Honorars mit dem zu erwartenden Aufwand in Relation gesetzt werden.

Zu bedenken ist ebenfalls, dass eine Rechnung nicht beliebig lang gültig ist. Grundsätzlich besteht der Honoraranspruch des Zahnarztes laut § 196 des BGB drei Jahre lang, danach verjährt er. Das bedeutet konkret: Mit dem 31.12.2016 verjährten alle Rechnungen, die im Laufe des Jahres 2013 ausgestellt worden sind, mit dem 31.12.2017 werden alle Rechnungen, die in 2014 ausgestellt worden sind, verjähren. Eine Verjährung wiederum kann nur durch einen gerichtlichen Mahnbescheid oder ein Rechtsverfahren aufgehalten werden, dies vermag eine sogenannte kaufmännische Mahnung, ausgestellt vom Zahnarzt, nicht.

Kann ich mich besser schützen?

Doch auch wenn man alles richtig gemacht hat, die Rechnungen zeitnah und mit Datumsnennung geschrieben, die Zahlungseingänge in einem kurzen Zeittakt kontrolliert und auch konsequent Mahnungen verschickt hat – ein gewisses Restrisiko bleibt. Dass der Patient etwa wegen Überschuldung nicht zahlen kann.

Viele Möglichkeiten, sich vor einem Honorarausfall zu schützen hat der Zahnarzt nicht, bestätigt auch die Bundeszahnärztekammer (BZÄK). Immerhin, so fügt sie an, hat das OLG München in einem Urteil (11. Mai 1995, Az.: 1 U 5547/94) entschieden, dass bei einem Privatpatienten eine Vorauszahlung für die Material- und Laborkosten des Fremdlabors zulässig ist. „Es muss betont werden, dass es sich in diesem Fall um die Klage einer Zahnärztin gegen einen Privatpatienten handelte“, so die BZÄK. Dennoch wurde in diesem Fall entschieden, dass eine Zahnärztin im Verlauf der Behandlung zu Recht von der Patientin eine Anzahlung von (damals) 5.000 DM für die gesonderte Anfertigung von zahntechnischen Leistungen, für die sie ihrerseits in Vorlage gehen muss, eingefordert hatte.


Wer sich als Praxisinhaber nicht selbst darum kümmern möchte, dass Patienten ihre Rechnung rechtzeitig bezahlen, kann dies auch an kommerzielle Dienstleister outsourcen. Damit übernehmen Abrechnungsgesellschaften oder Verrechnungsstellen nicht nur die Buchhaltung, sondern auch das Mahn- und Forderungswesen gegenüber säumigen Patienten. Bei diesem sogenannten Factoring tritt der Zahnarzt als Praxisinhaber seine Forderungen gegen einen Betrag an den Dienstleister ab. Dieser übernimmt dann anstelle des Zahnarztes alle Rechte und Pflichten und trägt auch das Risiko dafür, an das Honorar zu kommen.
Achtung: Beim Factoring muss der Datenschutz gewahrt werden: Der Dienstleister darf den Patienten nur konsultieren, wenn dieser der Weitergabe seiner Daten zuvor ausdrücklich zugestimmt hat. Eine derartige Einwilligung des Patienten kann mittels eines entsprechenden Passus bereits auf dem Anamnesebogen erfolgen.



• Prinzipiell gilt: Honorarrechnungen sollten zügig gestellt werden. Das erhöht die Aussicht auf eine erhöhte Praxisliquidität. Fragen Sie sich selbst, wie es beim Patienten ankommt, wenn Sie sich mit der Rechnungslegung viel Zeit lassen.
• Grundsätzlich besteht unverzügliche Zahlungspflicht, da die Rechnung sofort nach Erteilung fällig ist (§ 10 GOZ).
• Zahlungseingänge kontinuierlich überwachen! Experten empfehlen (wöchentlich oder 14-tägig). Diese Aufgabe kann auch delegiert werden.
• Sollten zwei bis drei Mahnungen in kurzen Zeitabständen erfolglos bleiben, sollte man einen gerichtlichen Mahn¬bescheid beantragen. Das geht auch online unter www.mahngerichte.de/onlineverfahren oder unter www.online-mahnantrag.de


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